業務効率化・業務改善の事例をご紹介！費用をかけない効果的な方法

働き方改革に伴って業務の効率を最適化する業務改善に取り組む企業が多く見受けられるようになりました。
実際は業務改善に取り組むにも具体的な方法を知らずに手探り状態ではないでしょうか。本記事では、自社で業務改善できるポイントを掴んで頂くことを目的とし、業務改善に役立つ事例を参考にしながら解説していきます。

業務改善とは

まずは業務改善についてみていきましょう。
業務改善とは簡単にまとめると、「今までの業務が同じ成果で作業時間が短縮した」と言えます。
例えば、３時間かかっていた業務が２時間で、同じ成果の業務が達成することを言います。
やり方・知識・熟練度など様々な要因や施策がありますが、ポイントは「同じ成果」というところになります。

業務改善をQCDで判断する

QCDとは「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字です。

品質：Quality

業務改善により品質が下がっていないかをチェックします。よくあるのが業務改善と経費削減を同じ意味と捉え、品質が下がってしまうことです。これでは本末転倒になりますので注意が必要です。

業務改善によって作業の質を上げ、アウトプットの品質は現状と同じ、もしくは工場が必須と言えます。

コスト：Cost

原価を指します。
ただし、気を付けることとして人件費や時間も「コスト」に含まれることです。
原価を抑えるために多くの人が作業しては、結果人件費が原価の削減分を上回ることもあります。
目に見える金額だけに捕らわれないことが大切です。

納期：Delivery

お客様へ商品・サービスを届けるまでの時間を指します。納期が短縮ことで納品までの時間が短縮されます。時間短縮により業務改善したことになります。

業務改善の事例①：業務内容から課題を発見する

ここでは、業務内容から課題を発見した業務改善事例を事例をご紹介します。

フローチャート（業務フローの作成）

フローチャートとは、仕事の流れをタスク毎にまとめたものを指します。

誰がなにをどのタイミングで実行するかを明確にしていきます。仕事の流れを見返し、課題を発見する機会にもなりますし、伝達する際にも無駄を無くすことができます。

業務をセグメント（分類する）

業務を分類し、課題を発見する。
業務種類、担当者、タイミング、作業時間など様々な視点から課題を発見する

業務を数値化する

業務の作業時間、作業量を数値化する。
最初に、数値の高い業務を効率化できるか、チェックする。

業務改善の事例②：無駄な業務を省く

業務を棚卸をしてみると無駄な業務は意外にあります。
例えば、「同じ作業を別部門の人がやっていた」といったことはありませんか？
また、行っている業務は違うが他の人が作った資料やデータを使えばすぐに完成するにも関わらず、同僚がどのような業務を行っている為に、一から業務を行うこともあります。こちらは部分的に業務が一致している場合に発生します。

次に、昔からやっている業務という理由だけで行っている業務はありませんか？
資料を作成したけど、誰も見ていないということもあります。
本当に必要なのかどうかを精査して、不要ならば思い切って業務をなくしましょう。

業務改善の事例③：業務を自動化させる

上記で業務を省くと説明いたしましたが、今やっている業務はすべて重要で、省ける業務は無いと思っている方もいるのではないでしょうか？
では、コンピューターに自動でやってほしい業務は無いか？という質問ではいかがでしょうか？

業務を自動させるRPA

RPAとはRobotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で
パソコン内で行う業務がソフトウェア型のロボットが自動で作業を行う概念のことを指します。
大量の決められた単純作業を繰り返し行う際に有効です。
例えば、

などを高速で処理してくれます。

業務改善の事例④：PCでの作業を効率化

現在の業務はパソコンなしでは支障をきたすほど、
メールのやり取り・資料の作成・見積書の作成・請求書の作成など、多くの業務でPCを使います。
PC作業を効率化させることで、大きな業務効率につながります。

入力補助の活用事例

「単語の登録」によく使う言葉を登録することで、入力時間を短縮することができます。

署名機能の活用事例

１日に何十通ものメールのやり取りをしている人や、お客様へメールでご連絡をする人の場合、
メーラーの署名によく使う文章をテンプレートとして登録することで、
すぐにメールを作成することができます。

ショートカットキーを活用

ショートカットキーを覚えておくと、キーボード→マウス→キーボードといった煩わしいPC操作を短縮できます。
時間としては数秒とですが、PCを長時間使う人は大きな時間短縮につながります。

よく使うショートカットキー

エクセルのマクロ・関数を使いこなす

エクセルのマクロ・関数を使いこなす事で様々な処理を自動化できます。

現状の作業が自動化できるチェックしてみてください。

無料ITツールの活用

ＩＴの進化とともに、便利なツールが無料で利用できるサービスが増えています。
色々ありますので、簡単にご紹介。

　Line、Skypeなどのチャットツールの活用

メールでは硬くなってしまい、文章の作成に時間を使ってしまうことがあるため、
簡易的なことはチャットでやりとりする企業も増えています。

SNSなどの発信をボットツールなどで自動化

Twitterだとsocialdogなどがあります。

業務改善の事例⑤：作業時間の計測

作業ごとにかかった時間を計測することで、各業務にかかっている時間を認識することができます。
その業務が他に比べてかかっているのであれば、改善の余地がある可能性があります。
また、時間を意識することになるので、自然と作業スピードが上がっていきます。
また集中力が欠けていると感じた時は、時間を計ることで、集中力をアップすることができます。

業務改善の事例⑥：会議や打合せ時間の見直しによる業務改善事例

比較的簡単に改善できるのは会議を見直すことです。

ファシリテーターの配置

会議の内容がそれてしまったり、参加できていないメンバはいませんか？
ファシリテータを配置することで解決できます。

そもそも不要な会議や、参加する必要のない人が参加していないか見直す

今までやっていたから？という理由でずっと続けてる会議などはありませんか？

アジェンダ、議題が事前に共有する

会議に参加するまで、議題が分からないということはないでしょうか？
その場合、思いつきの意見や、後から思いついたなど、会議が長引く原因を作ってしまいます。
事前に議題を共有することで、会議がスムーズに進みます。

業務改善の事例⑦：BPMという考え方

BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)の頭文字で、業務管理手法の一つです。
複数の業務プロセスや業務システムを見直し、業務の流れをモデル化して課題を抽出・分析し、解決のための新しい業務プロセスを創出して継続的な業務改善を行います。

BPMの重要性は重要性は日々高まっています。しかし、BPMを実践する効果や具体的な手法については、まだあまり浸透していません。
BPMの考えをもとにできたシステムの１つに「業務管理システム アイピア」があります。
最後にアイピアで業務改善を見てきましょう。

業務改善の事例⑧：ECRS（改善の4原則）

ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものである。
ECRSは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字を選択したものである。
こちらを意識して業務改善を考察します。

業務改善の事例　番外編：アイピアで業務改善

アイピアでの業務改善方法をご紹介いたします。
アイピアとはクラウドの業務管理システムです。
クラウドで情報を一元管理することで、様々な業務改善が可能です。

情報を共有する

顧客情報や案件情報の管理を紙やエクセルで管理している場合、社内への共有は手間がかかり、漏れも起こりやすくなります。
アイピアで情報の管理をすることで、自動で社内に共有することができるようになります。

また、人ごとで情報を管理していると、それぞれが各自で使いやすいフォーマットを作成して管理をするので、情報を共有されても、項目名が違ったり、必要な情報が足りない。といった事態も起こります。
各担当者がアイピアに入力することで、入力の項目が統一されるので、人によってのバラツキがなくなります。

資料作成を自動化させる

ミーティングで使用する営業の成績や入金の実績などの資料を集計・作成する作業は定期的に発生します。
集計や計算は人がやるよりもシステムが行った方が圧倒的にスピードが速く、ミス起こりません。資料の作成をシステム化することで、大きな時間短縮につながり、業務改善できます。

アイピア　業務改善事例 10選

その他にも多くの業務改善、生産性向上ＵＰの機能や仕組みがあります。

まとめ

本記事では、一般的な業務改善の事例と、アイピア経営管理システムでの事例を紹介しましたが、
その他にも多くの方法があります。
また、記事内で簡単に解説しているBPMやECRSなどのフレームワークを有効活用してはどうでしょうか？
自社の社風や事業内容にあった、対策を検討してください。