業務改善

事例で学ぶ業務改善。費用をかけずにできる方法とは?

業務改善事例

業務改善はしなくても良いという企業はいないでしょう。どんな企業でも大なり小なり業務改善を行っています。
業務改善が成功している企業や取り組んでいるもののあまり効果的な方法が見つからず、
どうしたらよいか分からない企業も多くあります。

業務改善専門のコンサルタントの企業もありますが、基本的には自社で改善できることは多く、必要ないかと思います
本記事では、自社で業務改善できるポイントを掴んで頂くことを目標とし、
業務改善の事例を参考に、解説していきます。

業務改善とは

まずは業務改善についてみていきましょう。
働き方改革のあおりを受けて、最近は特に業務改善や生産性向上などの言葉をよく聞くようになっています。
業務改善とは簡単にまとめると、「今までの業務が同じ成果で作業時間が短縮した」と言えます。
例えば、3時間かかっていた業務が2時間で、同じ成果の業務が達成することを言います。
やり方・知識・熟練度など様々な要因や施策がありますが、ポイントは「同じ成果」というところになります。

業務改善をQCDで判断する

業務改善をした際に、効果があったかを判断する基準としてQCDという考え方があります。
QCDとは「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の頭文字です。
1ずつ簡単に見てきましょう。

品質:Quality

業務改善により品質が下がっていないかをチェックする必要があります。たまに業務改善という名の、
経費削減により品質が下がるという事があります。これでは本末転倒になりますので注意しましょう。
品質は現状と同じ、もしくは向上が必須と言えます。

コスト:Cost

原価を指すことが多いですが、抑えることができるのであれば、抑えたいところです。
ただし、気を付けなければいけないことは、人件費や時間もこの「コスト」に含まれることです。
原価を抑えるために多くの人が作業しては、結果人件費が原価の削減分を上回ることもあります。
目に見える金額だけに捕らわれないようにする必要があります。

納期:Delivery

お客様へ商品・サービスを届けるまでの時間になります。
納期が短縮されるという事は、それだけ納品までの時間が短縮されたという事になります。
上記のコストにつながりますが、時間が短縮されたという事は業務改善したと言えます。

課題を発見する

フローチャート(業務フローの作成)
フローチャートを作成し、業務を荒い出すことで、改善ポイント(課題)を発見します。

業務をセグメント(分類する)
業務を分類し、課題を発見する。
業務種類、担当者、タイミング、作業時間など様々な視点から課題を発見する

業務を数値化する
業務の作業時間、作業量を数値化する。
最初に、数値の高い業務を効率化できるか、チェックする。

事例で学ぶ業務改善

では事例をもとに業務改善を見ていきましょう。

(事例) PC作業の効率化

現在の業務はパソコンなしでは支障をきたすほど、
メールのやり取り・資料の作成・見積書の作成・請求書の作成など、多くの業務でPCを使います。
PC作業を効率化させることで、大きな業務効率につながります。

・入力補助の活用事例

PCの「単語の登録」によく使う言葉を登録することで、入力時間を短縮することができます。
「おせ」と入力→「お世話になっております。株式会社○○の××でございます。」
「よろ」と入力→「何卒よろしくお願い申し上げます。」
「とり」と入力→「とりいそぎ用件のみの返信にて失礼致します。」
「でんわ」と入力→「TEL:03-****-****」

・署名機能の活用事例

1日に何十通ものメールのやり取りをしている人や、お客様へメールでご連絡をする人の場合、
メーラーの署名によく使う文章をテンプレートとして登録することで、
すぐにメールを作成することができます。

 

・ショートカットキーを活用

ショートカットキーを覚えておくと、キーボード→マウス→キーボードといった煩わしいPC操作を短縮できます。
時間としては数秒とですが、PCを長時間使う人は大きな時間短縮につながります。

■よく使うショートカットキー

「Ctrl+C」→コピー
「Ctrl+V」→ペースト
「Ctrl+S」→保存
「Ctrl+A」→全選択

・エクセルのマクロ・関数を使いこなす

エクセルのマクロ・関数を使いこなす事で様々な処理を自動化できます。
①見積作成時の金額を自動計算する
②画像など貼り付け作業を自動化する(書類作成などの自動化)
③Webから情報を自動で取得し、集計する

現状の作業が自動化できるチェックしてみてください。

・無料ITツールの活用
ITの進化とともに、便利なツールが無料で利用できるサービスが増えています。
色々ありますので、簡単にご紹介。

①Line、Skypeなどのチャットツールの活用
メールでは硬くなってしまい、文章の作成に時間を使ってしまうことがあるため、
簡易的なことはチャットでやりとりする企業も増えています。

②SNSなどの発信をボットツールなどで自動化
Twitterだとsocialdogなどがあります。
https://web.social-dog.net

(事例) 時間をはかる

作業ごとにかかった時間を計測することで、各業務にかかっている時間を認識することができます。
その業務が他に比べてかかっているのであれば、改善の余地がある可能性があります。
また、時間を意識することになるので、自然と作業スピードが上がっていきます。
また集中力が欠けていると感じた時は、時間を計ることで、集中力をアップすることができます。

(事例)会議・打ちあわせの見直し

比較的簡単に改善できるのは会議を見直すことです。
①ファシリテーターの配置
会議の内容がそれてしまったり、参加できていないメンバはいませんか?
ファシリテータを配置することで解決できます。

②そもそも不要な会議や、参加する必要のない人が参加していないかチェックして下さい。
今までやっていたから?という理由でずっと続けてる会議などはありませんか?

③アジェンダ、議題が事前に共有する

会議に参加するまで、議題が分からないということはないでしょうか?
その場合、思いつきの意見や、後から思いついたなど、会議が長引く原因を作ってしまいます。
事前に議題を共有することで、会議がスムーズに進みます。

BPMという考え方

BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)の頭文字で、業務管理手法の一つです。
複数の業務プロセスや業務システム

を見直し、業務の流れをモデル化して課題を抽出・分析し、
解決のための新しい業務プロセスを創出して継続的な業務改善を行います。
BPMの重要性は重要性は日々高まっています。
しかし、BPMを実践する効果や具体的な手法については、まだあまり浸透していません。
BPMの考えをもとにできたシステムの1つに「経営管理システム アイピア」があります。
最後にアイピアで業務改善を見てきましょう。

ECRS(改善の4原則)

ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものである。
ECRSは、Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(入替えと代替)、Simplify(簡素化)の英語の頭文字を選択したものである。
こちらを意識して業務改善を考察します。

ECRSとPDCAを組合せた手法で、業務改善の効果を2倍にする

 

アイピアで業務改善

アイピアでの業務改善方法をご紹介いたします。
アイピアとはクラウドの業務管理システです。
クラウドで情報を一元管理することで、様々な業務改善が可能です。

情報を共有する

顧客情報や案件情報の管理を紙やExcelで管理している場合、
社内への共有は手間がかかり、漏れも起こりやすくなります。
アイピアで情報の管理をすることで、自動で社内に共有することができるようになります。
また、人ごとで情報を管理していると、
それぞれが各自で使いやすいフォーマットを作成して管理をするので、
情報を共有されても、項目名が違ったり、必要な情報が足りない。といった事態も起こります。
各担当者がアイピアに入力することで、入力の項目が統一されるので、人によってのバラツキがなくなります。

資料作成を自動化させる

ミーティングで使用する営業の成績や入金の実績などの資料を集計・作成する作業は定期的に発生します。
集計や計算は人がやるよりもシステムが行った方が圧倒的にスピードが速く、ミス起こりません。
資料の作成をシステム化することで、大きな時間短縮につながり、業務改善できます。

アイピア 業務改善事例 簡易10連発

【事例1】建築業:現場先から現場の写真をスマホからアップロードし簡単共有
【事例2】IT業:継続的に入金予定を自動作成し、簡単に未来の収支計画を見える化
【事例3】全般:営業が外出先からアイピアにログインし、お客様情報を確認に適格に素早い対応
【事例4】全般:以前に作成した評価の高い見積書を簡単検索し、コピーして再利用
【事例5】全般:見積書のパターンを作成し、どの営業でも同じレベルの見積書を簡単に作成
【事例6】全般:お客様のクレーム・連絡情報を社員で共有し、素早い対応と、再発防止を対策
【事例7】全般:請求書の確認をシステム上で簡単チェックで効率化、漏れ防止
【事例8】全般:入金の確認をシステム上で簡単チェックで効率化 漏れ防止
【事例9】全般:営業の進捗や、プロジェクト(現場情報・案件情報)を共有し、素早く的確な指示
【事例10】全般:予算を作成し、正確な粗利管理を実施し、また、予算から簡単に発注作成し時間短縮

 その他にも多くの業務改善、生産性向上UPの機能や仕組みがあります。

業務改善 事例

まとめ

本記事では、一般的な業務改善の事例と、アイピア経営管理システムでの事例を紹介しましたが、
その他にも多くの方法があります。
また、記事内で簡単に解説している BPMECRSなどのフレームワークを有効活用してはどうでしょうか?
自社の社風や事業内容にあった、対策を検討してください。

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