請求書の宛名は「御中」？「様」？正しい書き方や使い分けを解説

請求書は、代金を請求する重要な書類です。
そのため、宛名を間違えないよう気を付けなくてはなりません。

また、取引相手の顧客に敬意を払うことも必要です。
本記事では、請求書の宛名は「御中」なのか「様」なのか、正しい書き方や使い分けを解説していきます。

請求書の宛名の重要性

請求書は、代金の請求をする重要な書類です。
支払義務を持つ方に、正確に請求書を届けるには、宛名が重要です。

もし、宛名を間違えて届かない場合、代金の入金が遅れるばかりか、遅延している間に破産や倒産などが発生すれば、支払いを受けられなくなるおそれさえあります。

また、宛名を間違えて別の人が受け取った場合、架空請求などとしてクレームが入る場合や信用の喪失につながるおそれがあります。
取り引きした覚えがなかったとしても、「何か取り引きをしたかな。」と開封してしまうケースが多いです。

封書の中に入っている請求書の宛名は正しかった場合、他人や他社の取引履歴がバレてしまい、大きなトラブルに発展するリスクもあります。
そのため、宛名は正確に記載しなくてはなりません。

「御中」と「様」の使い分け

請求書の宛名を正しく記載するには、敬称も含めて正しい記載が必須です。
敬称に不備があると、相手も気持ち良く支払うことができません。

些細なミスをする、社会人としての常識を知らないと思われ、「今後は取り引きはしないようにしよう」、「担当者を変えてもらおう」などと信頼を失うおそれもあります。

「御中」と「様」の使い分けをきちんと理解しておきましょう。

「御中」：組織全体宛てに送る場合

「御中」は組織に対して送る場合に使います。
たとえば、「〇〇株式会社 御中」、「〇〇市役所 御中」などです。

小さな会社は別として、大きな会社や役所、団体などの場合、担当部署がある場合がほとんどです。
この場合は、「〇〇株式会社 総務部 御中」、「〇〇市役所 建築課 御中」など部署名や課名などを記して、「御中」を付けましょう。

「様」：個人宛てに送る場合

宛名に「様」を使うのは、次のような場合です。

たとえば、「〇〇株式会社 営業部 山田太郎 様」、「〇〇市役所 建築課 主事 鈴木花子 様」などです。

「ご担当者様」を使う場合

「担当宛てに送ってください」と言われたものの、請求書の発送前に担当者名を確認ができない場合もあるでしょう。
また、請求書の送付先として複数の担当者名が挙げられており、いずれでも対応できるといった体制の場合もあります。

こうした場合には、「ご担当者様」を使うことも可能です。
たとえば、「〇〇株式会社 経理部 ご担当者様」などと記載します。

ただし、確認できる場合には、なるべく個人名を特定して、確実かつ速やかに請求書が届くようにしましょう。

請求書の宛名に関する注意点

請求書の宛名は間違わず正確に書き、敬意を払うことが欠かせません。
宛名を書く際の注意点を押さえておきましょう。

送付先を確認する

送付先はダブルチェック、トリプルチェック体制で確認しましょう。
住所、番地、会社名や役職、個人名や敬称などを正確に書き、請求書が速やかに正しい相手に届くようにします。

「御中」と「様」を併用しない

「御中」と「様」はいずれか1つを用います。
たとえば、「〇〇株式会社 営業部御中 山田太郎様」や「〇〇市役所 建築課御中 ご担当者様」はいけません。
組織宛てなのか、個人宛てなのかはっきりさせましょう。

「各位」は使わないほうが良い

複数の人にまとめて送る、担当者が複数いるといった場合などに「ご協力関係者各位」、「ご担当者各位」は使わないほうが良いです。

各位は敬称であり、「皆々様方」といった意味合いがあります。
「御中」よりも広い意味であり、〇〇株式会社と××株式会社などすべてまとめて関係者各位として送るようなケースに該当します。

請求書は支払いという重要な行為を求めるものなので、なるべく絞り込み、「御中」または「様」の範囲で送るようにしましょう。

役職名は担当者名の前に書く

役職名は担当者名の前に書くのがマナーです。
たとえば、代表取締役社長宛てに送る場合の書き方は次の通りです。

会社名を略さない

会社名は略さず、正式名称を書きましょう。
「株式会社」を（株）で略すのも基本的にはNGです。

会社名がCMなどを通じて略称が広く知られている場合や、取引相手の名刺に略称が記載されている場合でも、正式名称を記載するようにしましょう。

連名の場合はそれぞれに「様」を付ける

担当者が複数おり、連名で請求書を送ってほしいと依頼された場合、「様」をまとめて付けないようにしましょう。
たとえば、社長と経理部長宛てに送ってほしいと言われ場合の書き方は次の通りです。

「御中」と「様」は組織か個人か、いずれか1つのみを記載しますが、個人名が複数ある場合には、それぞれに「様」を付けるのがマナーです。

メールの件名に「御中」は不要

請求書を発送したことをメールで知らせるケースやデジタルデータの請求書をパスワード付で送付するケースなど、メールの件名には「御中」は不要です。
メールの文面で宛先を組織にする場合には「御中」を付けますが、メールの件名は「請求書送付の件」など、何のメールなのかわかりやすい件名を付けましょう。

請求書を郵送する際の宛名の書き方

請求書を郵送する際の宛名の書き方について、注意すべき点はほかにもあります。
ここでは、請求書を郵送する場合の封筒の記載方法について確認しておきましょう。

封筒表面の記載項目

封筒表面には、住所と担当者名などの宛名と、「請求書在中」といった文言が入ります。
手書きではなく、印刷した宛名を貼り付けるようなケースが多いと思いますが、封筒のスペースと文字サイズのバランスに注意しましょう。

誰宛てかがすぐにわかるよう、フォントなどにもこだわり、見やすさを重視しましょう。

封筒裏面の記載項目

自社の住所や会社名が、封筒の表にあらかじめ印字されている場合もあります。
しかし、それがない場合には、裏面に会社の住所と会社名と担当者名を記載します。

また、請求書はいつ送ったかも重要な要素ですので、発送する日を西暦か和暦で月日まで明確に記載しましょう。

請求書の宛名を間違った場合

万が一、請求書の宛名を間違った場合はどうすれば良いでしょうか。
たとえば、宛名の漢字を間違えた場合や名前が「恵理子」なのに「理恵子」などと書き間違えたようなケースがあります。
支払人を決める重要な要素なので、正しい請求書を発行し直すのが基本です。

宛名を間違えて、別の人や別の会社に送ってしまった際は、大きなトラブルに発展しかねません。
送ってしまった相手、本来の請求者双方に謝罪をし、送ってしまった相手には返送封筒を送って返送してもらうか、確実に廃棄を依頼します。
本来の請求者には、直ちに正しい請求を送りましょう。

請求書の宛名記入を効率化する方法

人手不足の時代、ダブルチェックやトリプルチェックをしている時間や人手が足りないという会社も増えています。
とはいえ、手作業の業務にはミスがつきものです。

請求書の宛名記入を正確かつスピーディーに効率化させるには、精度の高いシステムやアプリを導入するのがおすすめです。
取り引きの見積もりから請求書送付や入金確認など、一連の業務を自動で行ってくれるシステムやアプリを検討しましょう。

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まとめ

請求書は、取引相手に支払いを求めるものです。
そのため、宛名は敬称も含めて正確に書き、正しい相手に届けることが大切です。

宛名の敬称は「御中」は組織全体宛て、「様」は個人宛てとインプットしましょう。
請求書の宛名に関する注意点として、「御中」と「様」を併用しない、「各位」は使わないほうが良い、連名の場合はそれぞれに「様」を付けるなどを押さえておきましょう。

また、請求書の宛名を間違った場合は、謝罪ととともに正しい請求書を送り直すのが基本です。
請求書の宛名記入を効率化する方法として、システムの導入なども検討しましょう。