1. はじめに
会議について、このままで良いのか疑問に思っている方は多いのではないでしょうか？
①不要な会議を行っている
②発言していない人がいる
③いつも時間通りに終わらない
④決定事項が共有されない
⑤事前共有がされていない
実は、このように会議が上手く進行できてない企業が多くあります。
最初にひとつポイントをお伝えします。
アジェンダ(会議の目的、趣旨)を事前に周知させること！！
当たり前に思いますが、これが出来ていない企業が多いのではないでしょうか？
本記事では、このような会議のお話をさせて頂きます。
会議の目的と種類
会議の目的と種類は、大きく3つに分けることができます。
会議を始める前に、どの種類に当てはまるのかを考えて挑みましょう。
① 報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議
② 問題発見、意見、アイデア出し、振り返りの議論会議
③ 合意形成などの意思決定会議
これらの会議は種類によって、事前準備や、会議の進め方・ポイントが異なってくるため、理解しておく必要があります。
会議の進め方とポイント
①報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議
コミュニケーション会議では、各発表毎に時間を設定し、スムーズな進行を意識する事がポイントになります。
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② 問題発見、意見、アイデア出し、振り返りの議論会議
議論会議では、相手を尊重し、リラックスした環境で実施することがポイントになります。
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③ 合意形成などの意思決定会議
合意形成では会議前の準備がポイントになります。
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④ 会議の上手な進め方ノウハウ
上記と重複する内容もありますが、会議全般で活用できるノウハウの紹介
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よくある会議マニュアル
当たり前のことも書いていますが、笑って流してください。
・発言するときは手を上がる
・人が話してる時は、最後まで聞く
・罵声を浴びせない、叫ばない
・話あった内容をまとめる
・議題に時間を設定する
・時間内に会議が終わらなかった場合、延長する限度を設定する
・全員が当事者として会議に参加する
・進行役、タイムキーパー、決定者など役割を決める
・フリーズワード禁止
ファシリテーションについて
会議をスムーズに進めるためには欠かせないファシリテーションについて少し触れたいと思います。
ファシリテーションとは？
会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。
ファシリテーションは、コミュニケーションスキル、ルールの作成や共有・運用スキル、会議を進行するスキルなど様々な技術が必要となります。
また、公平な立場として、話し合いの場に介入して、ファシリテーションを行う者のことを、ファシリテーターと呼ぶことがあります。
さいごに
会議の進め方やポイントについてご紹介しましたが、ファシリテーションについて詳しく勉強するとスムーズな会議が出来るようになります。
進行役（ファシリテーター）だけではなく、参加者（従業員）も勉強しておくと、全員が共通の知識を持って会議に挑めるのでスムーズに進むようになります。
社内外研修などで、１日だけでもいいので参加することをお勧めします。
