会議の進め方・ルールとは？結論の出し方や気を付けるべきポイントを解説

会議について、このままで良いのか疑問に思っている方は多いのではないでしょうか？

• 不要な会議を行っている
• 発言していない人がいる
• いつも時間通りに終わらない
• 決定事項が共有されない
• 事前共有がされていない

実は、このように会議が上手く進行できてない企業が多くあります。

そこで今回は、会議をスムーズに行う為のポイントをご紹介します。

会議の目的と種類

会議は組織の運営に欠かせないコミュニケーションの場です。主な目的と種類は以下の通りです。

会議の目的

会議の種類

定例会議	週次・月次など、定期的に開催される。進捗確認や情報共有が中心。
臨時会議	突発的な課題や重要案件が発生した際に開催。迅速な意思決定を行う。
経営会議（役員会議）	経営層が集まり、会社の方針や戦略を決定する。
プロジェクト会議	プロジェクトメンバーで進捗・課題を確認し、対応を検討する。
問題解決会議	特定の課題をテーマに原因を分析し、解決策を議論する。
ブレーンストーミング会議	新しい企画や施策を自由に発想するための会議。
報告会・説明会	実績や調査結果を共有し、関係者の理解を促す。
研修会・勉強会	知識やスキルを共有し、学び合う場。

会議の進め方とポイント

会議は組織における意思疎通や意思決定の重要な場ですが、目的や進め方を誤ると「時間ばかりかかって成果が出ない」と感じられることも少なくありません。
効率的で実りある会議を行うためには、会議の種類ごとに適切な進め方や工夫が必要です。
ここでは「コミュニケーション」「議論」「意思決定」の3つの観点と、会議全般に役立つノウハウについて整理します。

①報告・連絡・共有などのコミュニケーション会議

このタイプの会議では、情報の正確さとスピード感が重要です。
事前に資料を共有し、会議中は要点のみを簡潔に報告することで効率化できます。

また、参加者全員が最新の情報を把握できるように、会議後の議事録やまとめを迅速に配布すると効果的です。

② 問題発見、意見、アイデア出し、振り返りの議論会議

議論を中心とする会議では、自由に意見を出せる雰囲気づくりが大切です。
ブレーンストーミングやKJ法などの手法を活用し、多角的な視点から課題を検討します。

否定から入らず、意見を受け止めながら発展させることで、新しい解決策やアイデアが生まれやすくなります。

③ 合意形成などの意思決定会議

意思決定を目的とする会議では、議題を明確にし、選択肢を事前に整理しておくことが成功の鍵です。
会議中は利害関係者の意見を踏まえつつ、最終的な決定を誰がどのように行うかを明確にします。

結論を先送りせず、責任の所在を明確にすることで、実行に移しやすくなります。

④ 会議の上手な進め方ノウハウ

効果的な会議には、共通する基本的なノウハウがあります。
①目的とゴールを事前に明示する、②時間を区切って進行する、③発言のバランスをとる、④議事録で結論とアクションを明確に残す、の4点です。

これらを徹底することで、無駄を省き、成果につながる会議を実現できます。

会議で結論をだすには？

会議が長引く原因の一つに「結論が出ないまま終わってしまう」ことがあります。
結論が出なければ行動につながらず、会議自体が無駄になってしまいます。ここでは、会議で確実に結論を出すためのポイントを解説します。

1. 会議前に目的と議題を明確にする

会議で結論を出すには、まず「何を決めるのか」を明確にすることが重要です。
目的や議題が曖昧だと議論が拡散し、結論が出ないまま時間だけが過ぎてしまいます。

事前にゴールを設定し、必要な資料や情報も整理して参加者に共有しておくことで、議論はゴールに向かいやすくなります。
例えば「A案とB案のどちらを採用するかを決める」といった具体的なテーマを示すことで、参加者全員の意識を結論に集中させることができます。

2. 議論の進め方と決定方法をルール化する

議論が堂々巡りにならないように、ファシリテーターが進行を管理することが必要です。
意見を整理し、要点をまとめて提示することで、参加者全員が結論に向かいやすくなります。

また、意思決定の方法を事前に決めておくことも大切です。全員一致か、多数決か、責任者判断かを明確にしておくと、議論が膠着せずに結論に収束します。

決定ルールを共有することで、参加者も安心して発言でき、効率的な意思決定が可能です。

ファシリテーションとは？

会議をスムーズに進めるためには欠かせないファシリテーションについて少し触れたいと思います。

ファシリテーションとは？
会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

【参照】フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』　「ファシリテーション」

ファシリテーションは、コミュニケーションスキル、ルールの作成や共有・運用スキル、会議を進行するスキルなど様々な技術が必要となります。
また、公平な立場として、話し

3. 決定事項を明確化し、次の行動につなげる

会議で結論が出たら、その場で決定事項を明確に確認することが重要です。
「〇〇を採用する」「担当は△△」のように、誰が何をいつまでに行うかをセットで決めます。

議事録にも必ず明記し、会議後に全員に共有することで、決定が実行に反映されやすくなります。
結論とアクションをセットにすることで、会議の成果が目に見える形になり、次回以降の議論や改善にもつながります。

会議を円滑に進めるためのチェックリスト

会議は目的を明確にし、進行やフォローを徹底することで効率的に成果を出すことができます。
ここでは、会議をスムーズに進めるためのチェックポイントを「会議前」「会議中」「会議後」に分けて整理しました。

1. 会議前の準備

• 会議の目的とゴールを明確にしている
• 議題と所要時間を整理したアジェンダを作成している
• 必要な資料やデータを事前に配布している
• 参加者・役割（司会・記録担当など）を確認している

2. 会議中の進行

• 会議の開始時に目的とゴールを再確認した
• 議題ごとに時間を管理している
• 発言の偏りを避け、全員の意見を引き出している
• 議論が脱線した場合、軌道修正している
• 結論や次のアクションをその場で明確にしている

3. 会議後のフォロー

• 議事録に決定事項・担当者・期限を明記している
• 議事録を全員に速やかに共有している
• 次回までの進捗確認やフォローの仕組みを設定している
• 改善点を振り返り、次回の会議に反映させる

まとめ

会議の進め方やポイントについてご紹介しましたが、ファシリテーションについて詳しく勉強するとスムーズな会議が出来るようになります。
進行役（ファシリテーター）だけではなく、参加者（従業員）も勉強しておくと、全員が共通の知識を持って会議に挑めるのでスムーズに進むようになります。
社内外研修などで、１日だけでもいいので参加することをお勧めします。