【工務店向け】スケジュール管理の基本、オススメツール3選を紹介！

お客様とのやり取り、職人とのやり取り、見積書の提出、入金状況の確認など、工務店担当者は1つの案件で様々な進捗・スケジュールを管理しなければなりません。

これが1つでも忘れてしまったり、遅れる場合の対策が取れず放置されてしまうと、途端にお客様からの信用を失ってしまいますよね・・・。

毎月たくさんの案件を工務店だからこそ、スマートなスケジュール管理をビジネススキルとして身につけましょう！

スケジュール管理とは

予定を管理する、期限を管理する、忘れないようにする、といったようにスケジュール管理って何？と聞かれて何も答えられない方も少ないのではないかと思います。
ただ、管理するモノ・コトが多すぎてすべてをリストアップするのは意外と面倒なものです。

管理すべきスケジュールって？

工務店は普段どんなスケジュールを管理しているのでしょうか？

ざっとあげるだけでもこんなにたくさんあります。
もちろん担当業務ごとに分担して管理するでしょうから、これらすべてのスケジュールをたった一人で管理することはないでしょう。

それでも、複数のスケジュールには順序があるため
「あれが終わったらこれが始められる」というような風に密接に絡み合っています。
どれか1つでも忘れたり遅れたりするわけにはいかない、とても集中力を使うのがスケジュール管理です。

スケジュール管理ができないと起こるリスク

スケジュール管理が上手にできないとどういったリスクがあるのでしょうか？
「予定が遅れる」というのは当然として、実は様々な問題が発生してしまいます。
それにより、「ずっとスケジュール管理ができない状態」が続いてしまうのが最大のリスクです。

予定の調整ができず、業務全体のスケジュールが狂う

ひとつスケジュールが狂うと、引きずられるようにして関連業務のスケジュールも狂ってしまいます。
他部署や他社との関わりがある業務の場合、それらとのスケジュール再調整が必要になってしまい、少し遅れるだけで最終的な完了日が大きくずれ込むことも考えられます。

改めて行う全体スケジュールの構築に労力がかかる

行う業務の重要性が高ければ高いほど、スケジュールの再調整には相当の労力が必要です。
他の業務の予定も調整する必要も出てくるので、調整に時間がかかることもあるでしょう。
最悪の場合、「スケジュールの調整をしていたせいでほかの業務がまた遅れる」という本末転倒な事態にも…。

毎日、予定に追われる仕事しかできなくなる

結果的に、全体スケジュールが見えなくなってしまうので他部署やお客様からの催促があって、動くような事態にもなりかねません。自身がどれくらい仕事を抱えているかも分からない状態になり、主体的なスケジューリングもできず、何故忙しいのかも分からない無駄な作業が増えていきます。

こんな状態では、もし業務改善を求められても何もできないことになってしまいます。
案件が増えれば増えるほど襲い掛かる可能性のあるリスクです。早めに対策していきましょう。

「デキる工務店」のスケジュール管理方法

「デキる工務店」が行っているスケジュール管理方法をご紹介します。

ポイントは「タスク」「時間」と並行して管理すること

例えば「見積書を作成する」という予定があったとしましょう。
これを、実際に行う作業に分解するとどうなるでしょうか？

具体的な手順は各社異なるでしょうが、大まかには上記のような手順になるでしょう。
これら手順のひとつひとつを「タスク」といいます。

この場合、最終的な「お客様に見積書を提出する」部分にだけ期限を設けるのでは不十分です。
資材や原価を調べるためにカタログや職人に連絡する時間や、上司からの承認をいつもらうのかもスケジュールとして期限を設けて動く必要があります。

また、タスクにはそれぞれ「所要時間」を設定しておきましょう。
そうすることで、スケジュール調整の際にも「1日間で出来ること」を明確にすることができます。

その日のうちで出来ない量の業務量を割り振ってしまうことが防げます。

便利なおすすめアプリ・フリーソフト

スケジュール、タスク、所要時間・・・これほど多くの情報を覚えておくことはできませんし、手書きで手帳に記していくのも相当な労力を必要としてしまいます。
スケジュール管理成功の秘訣は「習慣化」することです。習慣化するには「簡単」でなければいけません。
それらを実現するアプリ、フリーソフトを使っていきましょう。

サービス名
	Yahooカレンダー	ジョルテ	Trello
機能	カレンダー作成、他社ツールとの同期、その他	カレンダー機能、タスク管理(Google Taskとの連携による)、音声入力等・・・その他	プロジェクト管理、ミーティング、オンボーディング・・・その他
初期導入費用	無料	無料	無料
保守/更新 費用	無料	480円 / 年～	0円/月～
無料版 体験版	要お問合せ	要お問合せ	あり
【提供形態】 対応OS	【クラウド型】 iOS/Android	【クラウド型】 iOS/Android	【クラウド型】 Windows 10/Mac
サポート 体制	サポートサイト、フォーム	メール対応、サポートサイト	サポートセンター
運営会社	LINEヤフー株式会社	株式会社ジョルテ	ATLASSIAN

【クラウド型】Yahooカレンダー

『Yahooカレンダー』は、無料で利用できるカレンダーアプリです。
累計導入数は、1500万DLを突破しています。

スケジュールの登録がスタンプ1つで出来るようになっていて、ランチや出張、会議などよく使う予定の登録がスタンプを選んで押すだけという簡単仕様です。

入力した内容をGoogleカレンダー等のカレンダーツールに同期できるのも強みです。
まずは簡単に、スマホでスケジュール管理を実践したい方にはおすすめのアプリです。

機能	見積作成、原価発注管理、工程管理、書類・写真管理、顧客管理、営業進捗管理、請求管理、入金管理、帳票作成、現場日報管理、物件管理、労務管理、在庫管理、その他
初期導入費用	無料
保守・更新費用	無料
無料・体験版	要お問合せ
対応OS	・iOS 4.109.0以上 ・Android 3.164.0以上
サポート体制	サポートサイト フォーム
運営会社	LINEヤフー株式会社

【クラウド型】ジョルテ

『ジョルテカレンダー』は、前述のYahooカレンダーよりも多くの予定を管理するのに適しています。
世界では、3400万ダウンロード、日本では1200万ダウンロードされている手帳アプリです。

Google Taslと連携することにより、予定の重要度を登録したり予定ごとのタスクを登録することができます。
一部機能に有料部分がありますが、無料機能だけで十分使えるものです。

音声入力に対応していることもあり、出先での利用でもスムーズな確認ができます。

機能	カレンダー機能、タスク管理(Google Taskとの連携による)、音声入力等、その他
初期導入費用	無料
保守・更新費用	ジョルテプレミアム　3,000円 / 年 ジョルテプラス　480円 / 年 ※税表記なし
無料・体験版	要お問合せ
対応OS	・ios ・Android
サポート体制	メール対応 サポートサイト
運営会社	株式会社ジョルテ

【クラウド型】Trello

『Trello』は、プロジェクト管理やタスクの整理に最適なビジュアル型コラボレーションツールです。

主な機能には、ボード、リスト、カードを使ったタスクの視覚的管理、ドラッグ&ドロップによる簡単な操作、期限設定やチェックリストの追加が含まれます。

また、SlackやGoogle Driveなどの外部ツールとも連携可能で、作業効率を向上させます。
利点として、誰でも直感的に使えるシンプルなデザインとカスタマイズ性が高く、個人からチームまで幅広い用途に対応可能です。

操作性は初心者にも優しく、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できるため、タスク管理がスムーズに行えます。
モバイルアプリ対応で、どこからでもアクセス可能です。

機能	プロジェクト管理、ミーティング、オンボーディング、タスク管理、ブレーンストーミング、リソースハブ、その他
初期導入費用	無料
保守・更新費用	FREE　0円 STANDARD　5米ドル/月 PREMIUM　10米ドル/月 ENTERPRISE　17.50米ドル/月
無料・体験版	あり
対応OS	・Windows 10 ・Mac
サポート体制	サポートセンター
運営会社	ATLASSIAN

タスク管理が出来る！建築業向けの管理システム「アイピア」

スケジュール管理は、基幹システムとの“一元管理”が理想！

ここまで、簡易的にスケジュールやタスクが管理できるツールをご紹介しました。
まずはこれらを使いこなすところから、スケジュール管理を試してみてください。

慣れてきたら、スケジュール管理を基幹システムと合わせて実施することをおすすめします。
基幹システムには、営業進捗状況や工事進捗情報、業者発注、お客様の入金状況など、業務に関する情報だけでなく、会計情報を含めたあらゆる経営情報が蓄積されています。

これらと連携して情報を入力・管理することができればスケジュール管理を行うだけで、実際に行った業務内容が登録でき、かつ社内情報が蓄積されるので基幹システム一つで予定・実績どちらともの管理ができるようになるのです。
御社でお使いの基幹システム、業務管理システムでスケジュール管理が行えないかぜひ確認してください。