業務改善を効率的に進めるポイントとは?

業務改善を効率的に進めるポイントとは?

今どき、どの業界でも「業務改善を行わなければならない」という感覚が当たり前のものになりました。

でも業務改善と言われても言葉の意味もよく分からないし、「何をすれば業務改善したことになるのか」「そもそもどうして必要なのか」が腑に落ちない方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、今更人に聞くのも恥ずかしい「業務改善とは」を深堀りします。きっとあなたも必要性に気が付くはずです。

そもそも業務改善とは?

どの業界も人手不足、限られた人数で成果を挙げなければなりません。企業が今以上に成果を上げるためには、従業員一人一人の生産性を高める必要があります。

そこで提唱されるのが「業務改善」です。様々な視点から業務を見て改善点を見つけ出して改善に取り組みます。

業務改善と経費削減との違いは?

業務改善で何をするのか、もう少し具体的に理解するために「経費削減」との違いを比較してみましょう。

①業務改善の目的

経費削減は、言葉の通り「削減すること」を目的としています。オフィスの水光熱費や家賃固定費など、実際に発生しているお金を確認し、減らす取り組みをするのが経費削減です。

一方、業務改善は経費削減よりも視点が多岐にわたります。社内にかかっている費用に着目するのが経費削減だったのに対して、業務改善は「業務」「物」「人」すべてに着目して「時間的コスト」「品質」「お金」を改善します。

ただかかる費用を下げるのではなく、「より良いものを作る」「もっと早くたくさん作る」「もっとミスや漏れを無くす」「モチベーションを上げる」など目的も無限大です。

②業務改善の手法・実施のやり方

経費削減を実施する際、固定費なら契約形態を見直したり電気代ならパソコンの節電モードやLED電球を使うなど手軽で分かりやすい手順があります。

一方、業務改善はもう少し複雑です。まず「何を改善すべきなのか」を明らかにするために業務の現状分析から始める必要があります。業務の具体的な手順が見えてくれば、そこにある手間や問題原因が明らかになるはずです。

③業務改善の実施難易度

経費削減は電気代節約などやることが明確で理解しやすいため難易度は比較的低いものですが、業務改善は目的や手法が多岐にわたることもあり難易度は上がります。

経費削減なら他社と事例が共有しやすく方法さえ知っていればある程度の効果は見込めるもの、業務改善は他社事例をそのまま実施できない点も難易度を上げる要因になっています。

④業務改善に期待できる効果

経費削減は一度の実施で5%~10%の削減を見込んで実施しますが、業務改善の効果はより絶大です。

実施する内容によっては業務品質の向上やミス漏れ防止に留まらず、会社全体の体質改善につながるような大きな力を発揮することもあります。

業務の抜け漏れを無くすためにマニュアルを作ったことで、抜け漏れを無くしつつ実施ハードルを下げたことでアルバイト社員にも実施できるようになったり、アルバイト社員に実施させたことで他の社員は別の業務にあたれて生産性が上がったり…という素晴らしい波及効果が生まれることもあるのです。

  • 施工管理システム

簡単な業務改善の進め方

業務改善には現状把握が重要であると説いてきましたが、具体的には以下のようなプロセスになります。

  • 日々の業務を抽出する
  • 業務一覧表を作成する
  • 業務フローをフローチャート図を通じて見える化する
  • 業務フローを見て問題点を洗い出す
  • 業務改善計画を立てる

一見すると項目が多いようにも感じますが、実際「フローチャート図」が作れたり問題点が洗い出したりできればあとは計画を実行するだけです。
詳しい方法はこちらの記事をご覧ください。業務改善のための手順だけでなく、参考となる事例を掲載しています。

業務改善に役立つフレームワークをご紹介

業務改善は、フレームワークを利用することが効果的です。
フレームワークとは、枠組みのことを指します。決まった枠組みで行うことで、指針が定まり円滑に業務改善を進めることができます。
ここでは、業務改善に利用されることの多いフレームワークを解説します。

QCD

QCDとは、「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の3つの要素から、業務改善を行うフレームワークです。
QCD
三要素のうち、まずは「Quality(品質)」が顧客のニーズを満たしているかを検討しましょう。
また、それに伴う「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の要素の影響や問題を検討し、改善します。
このように、各要素をそれぞれ可能な限り向上することも大切ですが、三要素を連動させてバランスをとることが最も重要です。
バランスを重視せず、各要素の改善ばかりに意識を置くことで、
「納期にが遅れて配送コストがかかってしまった!」「原価がかかりすぎて、利益が出ない」等様々な弊害が起こりうる可能性がある為、注意しましょう。

ECRS(イクルス)

ECRSとは、「Eliminate(排除)」「Combine(結合)」「Rearrange(交換)」「Simplify(簡素化)」の4つの要素から業務改善を行うフレームワークです。
ECRS

Eliminate(排除)

業務内容を確認し、不要な業務を行っていないか検討する。

Combine(結合)

複数の業務や別の部署で二重に行っている業務をまとめられないか検討する。

Rearrange(交換)

マニュアル化されている業務や工程を見直し改善できないか検討する。

Simplify(簡素化)

複雑化している業務の単純化、省略などをできないか検討する。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(確認)」「Action(改善)」の4つの要素を順に1つのサイクルとして回していくフレームワークです。
多くの企業で業務効率化に用いられるPDCAサイクルですが、結果的に品質改善にもつながります。
PDCAサイクル

Plan(計画)

目標達成に向け、実現可能な計画を立てます。
計画を立てる際には、「Who:誰が」「When:いつ」「Where:どこで」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どうやって」「How much:いくらで」を指す、「5W2H」の要素を意識し計画を細分化して設定しておくことが大切です。

Do(実行)

Plan(計画)に沿って実行に移し、記録を残します。
ただ実行するのではなく、次のCheck(評価)に向けて、実行した内容をきちんと残しておくことが大変重要となります。
また、計画と実績のずれが生じないよう、進捗を把握することも大切です。
報連相の頻度やタイミング、内容や手段など事前に決めておき、進捗の把握をしやすい環境を事前に作っておきましょう。

Check(評価)

Do(実行)の記録を基に、Plan(計画)がどのように機能し、どの程度目標達成に近づいているのかを評価します。
個人的な感想や見解ではなく、共通認識しやすい数値で評価するのが有効です。

Action(改善)

Check(評価)から、Plan(計画)の改良を行います。
PDCAを回すには、Action(改善)の段階で、どの点を改善し、どの点を継続していくかを明確にする必要があります。
Plan(計画)につながる改善案を見つけましょう。

ロジックツリー分析

ロジックツリー分析
ロジックツリー分析とは、想像上のプロセスを視覚化し整理するフレームワークです。
一つのキーワードから、派生するキーワードを広げていく為、問題の原因を多角的に掘り下げることができます。
こうして原因を掘り下げていくことで、根本的な原因の発見につながります。

BPMN

BPMNは、ビジネス・プロセス・モデリング表記の略で、業務プロセスをフローチャート形式で可視化し、工程上の問題や課題点を発見するフレームワークです。

KPT

KPTは、「Keep(継続)」「Ploblem(問題)」「Try(トライ)」の要素によって業務改善の基本指針を示すフレームワークです。
KPTは、各要素を洗い出し、翌日や次回のプロジェクトの際に、TRYを実行(Action)に移します。それ故「KPTA」と呼ばれることもあるそうです。
また、PDCAサイクルのように、「KTPA」のサイクルを回し、繰り返し行っていくことが大切です。
KPT

Keep(継続)

上手く機能し、今後引き続き行っていく点

Problem(問題)

あまり機能していない、またはトラブルがあった場合、改善するべき点

Try(トライ)

KeepやProblemを踏まえ、問題解決に向けて取り組むべき点

KPTを活用して営業日報を成長ツールにする「自己採点型」の書き方

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、事業活動を「主活動」と「支援活動」の二つに分けて分析するフレームワークです。
バリューチェーン分析は、どの業務で価値が生まれるのか、反対にコストがかかっているのか、またどこが強みになるかなどを工程ごとに分析することができます。

業務改善の必要性

業務改善は、「今困っているから必要」というような手法ではありません。現状は問題なくとも今後会社をより発展させたい、社員に長く働き続けてほしい、ひとまず自社の問題点を把握したい…など様々なパターンで業務改善へ着手することができます。

すなわち、業務改善はどの会社にでも「必ず必要」になる考え方であると言えます。

業務改善の効果

前述したとおり、業務改善は幅広い範囲に影響を与えます。もう少し深堀りしてみましょう。

業務改善はQ(品質)、C(コスト)、D(時間効率)すべてに影響を与える

業務改善に役立つフレームワークをご紹介”でも述べましたが、業務改善の効果を考えるうえで、QCDは非常に重要なポイントです。QCDはQ(クオリティ:品質)、C(コスト:予算)、D(デリバリー:納品効率)の3点から構成される考え方で、それぞれの業務を評価する際に使える指標です。

とくにC(コスト:予算)は単純にかかった金額だけでなく人件費なども含むので、「その業務にどれぐらいの人員を割いているのか」という視点を持つこともできます。

業務改善はコストを下げる・品質を上げるなど単一的な効果に留まりません。品質が上がれば時間効率も上がり、当然1業務における人件費などのコストも少なくなっていきます。

ただ「時間を効率化しろ」「予算をかけるな」と命令するよりも、現状業務を分析して業務改善するほうが遥かに良い結果が得られるのです。

  • 施工管理システム

業務改善の成功事例

大抵の場合、ただ人員を増やしたりしても業務が改善されることはありません。正しい現状把握と改善ポイントの把握が効果を発揮する事例を見てみましょう。

A社経理部門のとあるチームは協力業者から毎月届く請求書の確認と支払い対応を行っていましたが、数か月に一度協力業者への入金漏れが発生していました。

事態を把握したマネージャーは、一人当たりの対応量を減らしてミスを防ぐために、派遣スタッフによる人員増加を実施したものの改善するどころかミスする件数が増えてしまい、頭を抱えています。

この事例では、現状を正しく把握しなかったせいでミスも増え、人件費も増えてしまい結果的に「最悪の対応」になってしまっていますね。

正しい業務改善を通じて現状把握を行ったところ、以下のプロセスに問題がある可能性が見えてきました。

  • 請求内容を担当営業に確認するプロセス
  • 協力業者ごとの支払額や時期を管理するプロセス

A社は、これまでチームの各自に対応させるのをやめて管理システムを導入し担当営業の確認や支払時期の確認を1つの場所でまとめることにしました。

その結果ミスは減少し、万が一ミスが発生した場合にもすぐに誰かが気が付ける環境を構築。対応人員もこれまでの半数以下に減らせて人件費削減にも貢献できました。

正しい現状把握が行えれば当座の問題を解決できるばかりでなく、付随したさまざまなQCDが解決しているのが分かるはずです。

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つまり生産性の向上コストカットを目標とする業務改善なら非常に有効的なシステムです。

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  • 施工管理システム

まとめ

業務改善には様々な手段がありまが、すぐに効果が出る手段としては、ITツールの導入があります。
今では、無料のITツールでも効果を発揮するもの多くあります。
また、導入費が高額の場合でも助成金などを活用し負担を減らす事ができます。
こちらは厚生労働省が実施している助成金です。
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AIPPEAR NET 編集部

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