【超初級】業務改善報告書の基本的な書き方とは?テンプレート例つき

業務改善報告書とは

業務改善報告書(業務改善提案書)は、社内または社外企業に対して行う業務改善内容の提案報告書です。

どんな業務をどのような方法で改善するのか、改善するとどう良くなるのかを記載します。業務改善報告書を作成する過程で対象業務の現状や背景を振り返ることができ、直接関与しない同僚や上司の理解が広がるのがポイントです。

また、業務改善報告書は業務改善提案書と呼ばれることもあります。意味は同じですが、報告書はまれにトラブル対応報告として扱われるケースもあります。

業務改善報告書を作成する目的は?

業務改善を行う目的とは?

業務改善提案書は、業務改善を社内提案する際に用いる書類です。業務改善を「会社の取り組み」として成功させるには現場スタッフまたは上層部だけでは達成できません。

全社的な取り組みとして社内に認知させるために提案書を作りましょう。また、提案書を作成する過程で「提案内容が企業として目指すビジョンに適しているか」を振り返るのも重要です。

上司や責任者の理解を得て承認をもらう

業務改善を提案する内容によっては業務時間を使ったり、予算を使ったり、同僚や先輩に協力を仰がなければならないケースがあります。そのようなケースでは、担当部署の上司や責任者の承認がなければ改善対応を行うことができません。

上司や責任者、同僚の承認を得るためには、「なぜ業務改善を行うのか」を理解してもらわなければなりません。そのためにも情報が整理された報告書が必要になるのです。

改善内容の背景や現状を正しく理解できる

業務改善報告書を作成する際には、背景・現状・効果・費用など様々な側面から情報をまとめる必要があります。作成する過程で、担当者が感じていた内容が整理されたり気付いていなかったことに気付けるかもしれません。

「第三者に伝える文章にまとめる」という作業によって、改善提案を客観的に捉えられるのもメリットです。

改善提案のネタ探し

自社の問題を正しく把握することができれば、自社に最適な改善方法を見つけることができます。自社分析の方法や、改善ネタの具体例はぜひ以下の記事を参考にしてください。

【参考記事】業務改善を進める3ステップと11の具体的な方法とは

まずは業務改善報告書の例文を見てみよう

業務改善報告書の書き方を学ぶ前に、まずは参考となる作成例を見て全体のイメージを構築しましょう。提案書は簡潔に、詳しい情報は別資料添付にすれば第三者にも伝わりやすくなります。

テンプレート例①

営業部 部長
〇〇 カイゼン殿

業務改善提案書

はじめに
このたび、営業部の業務改善として「〇〇〇〇」を提案いたします。詳細は以下のとおりです。ご承認のほどお願いいたします。

1.業務の現状
~~~~というフローで行っている。
※添付資料①フロー図をご参照ください。

2.現状の問題点
上記フローにて実施した結果、以下のような問題が発生しています。
①対応期限の遅延:~~~のため、対応期限を守れないケースが頻出します。(〇回/月)
②対応の抜け・漏れ:~~~のため、対応の抜け漏れが発生し、フォローのために時間が必要になります。(〇時間/月)
③対応スタッフの残業時間増加:①②の結果、対応スタッフの残業時間が増加し、規定範囲を超えるケースが頻出しています。(〇時間/月)

3.提案の具体的な内容
1,2を鑑み、下記のように業務改善を行うことを提案いたします。
〇〇〇の実施:~~~の方法をーーーに変更する。
手順①:〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
手順②:〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
手順③:〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

4.改善により見込める効果
3の実施により、現状の問題点は以下のような改善を見込んでいます。達成見込みは実施〇ヶ月後を想定しています。
①対応期限の遅延:遅延回数月〇回⇒△回への減少
②対応の抜け・漏れ:抜け漏れによるフォロー時間〇時間/月⇒〇時間/月
③対応スタッフの残業時間増加:平均残業時間〇時間/月⇒〇時間/月

5.必要経費
〇〇の導入:~~円/月

6.必要時間
各担当スタッフが本計画に用いる時間は以下を見込んでいます。
Aさん:〇時間
Bさん:〇時間
Cさん:〇時間
※詳細スケジュールは添付書類②をご参照ください。

以上

業務改善報告書の書き方

ポイント①具体的であること

業務改善のポイントは「具体的」であること

まず注意すべき点は、「具体的であること」です。どの業務のどういう点が問題で、何をすればどの程度よくなるのか…という点が明確に記載されている必要があります。

この点が抽象的だったり、イメージばかり追った漠然とした内容になっていると承認者の共感は得られません。具体的であるためには、以下のような内容を記載するのが有効です。

  • 5W1H(いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように)が明確に記載されていること
  • 生まれる効果や必要な時間や人員などの数を明記すること

ポイント②客観的であること

提案内容が「客観的であること」も重要です。なぜ企業や部署・チームにとってその業務改善が必要なのか、改善することにどれほど価値があるのかを客観的に記載します。

ここが主観的になってしまうと、業務改善報告書が単なる「あなたの感想文」になってしまいます。承認者の共感が得られないどころか、あなた自身の評価を下げることがあるかもしれません。

  • チームや個人でしか使われない業務専門用語は一般化して誰にでも分かるようにする
  • 関わる個人の感情にフォーカスせず、会社としての生産性にフォーカスする

仮に改善提案のきっかけがモチベーションであったとしても、「作業員のモチベーションが下がる」ことだけを問題提起しても共感を得られない可能性があります。

「作業員のモチベーションが下がることで作業効率が下がっている」など会社の利益にどう関係するかに言い換えることで客観性はより高まります。

業務改善提案書に必要な項目

業務改善提案書は、対象業務に直接関係が無い第三者でも理解できるよう具体的かつ客観的な書き方が必要です。

提案書の項目例

1.対象業務の現状(作業手順やスタッフの人数など)
2.現状業務の問題点
3.具体的な改善方法
4.改善により見込める効果
5.必要な経費
6.必要な時間やスケジュール
7.必要な人員
8.数値的な目標
9.実施にあたっての問題点

とくに「改善により見込める効果」は提案書を見る人にとって強烈なアピールポイントになります。現状と比べてどの程度の効果が出るかを具体的に数値で表すことで、会社からの受け容れ方も変わります。

併せて改善方法やスケジュール、必要な人員などが実現可能であることを伝えることも重要です。

業務改善報告書を社外に提出する場合の注意点

ビジネスコンサルタントなどの専門職でもない限り、社外に業務改善報告書を提出する際の目的は「トラブル改善」です。出向先でのトラブルや、取引先からのクレーム対応などに対して企業がどのように改善していくのかを出向先や取引先と共有します。

このパターンでも基本的な書き方は通常の業務改善報告書と同じです。具体性・客観性を持たせながら「どんなトラブルがあったのか」「トラブルの結果どんな不利益が生じたのか」「どのような対応で改善するのか」を記載しましょう。

トラブル改善の場合には、品質を高めることより「トラブルが発生しなくなる」ことが求められます。また、作成のきっかけはたいてい「自社原因」で謝罪も兼ねているケースがほとんどです。

客観性の持ちすぎで他人事のように受け取られないよう、提出までのアプローチ等にも注意が必要です。

まとめ

業務改善報告書を適切なかたちで作成、共有できればスムーズに改善活動に向かうことができます。フォーマットを参考に作成してみてください。

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