業務効率化~業務効率化の具体策と進める際のポイント~

業務効率化~業務効率化の具体策と進める際のポイント~

現代社会において、業務効率化は企業が抱える大きな課題です。

新型コロナウイルスの流行もあり、テレワーク・リモートワークの導入や働き方改革の推進を検討されている企業も多いのではないでしょうか?

ここでは、業務効率化について理解を深め、業務効率化の具体策や、進める際のポイントなどをわかりやすくご紹介します。

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業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を進めるプロセスでの、「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を見つけ出し、それを省いたり、減らしたりしながら、会社の生産性を高めることを目指して取り組むこと。

すなわち、業務改善を行うことも業務効率化といえます。

ムリムダムラ図

業務効率化が大切な理由・その背景

この章では、業務効率化が大切な理由やその背景をご紹介します。

労働人口の減少のため

近年の日本では人口減少が避けられず、それに伴う国内需要の減少、グローバル化による競争相手の拡大などが示唆されます。その為、今後はより少人数・短時間で業務をこなしていくことが、あらゆる企業で求められていくことになります。

業務効率化の背景

※1 国立社会保障・人口問題研究所『日本の将来推計人口(平成29年推計)』

社会における「働き方改革」の動きからの労働時間見直しのため

昨今では、ワークライフバランスを求める動きが高まり、残業や休日出勤を減らそう、なくそうという考えが強まっています。プライベート時間の充実を望む人も増加傾向にあります。

これまで当たり前のように残業をしていた日本の企業風土の中では「限られた時間の中でいかに効率よく業務をこなすか」すなわち業務効率化という視点は、欠けていた部分かもしれません。

労働人口が減少し、さらにワークライフバランスも求められるとなれば、業務効率化がいかに重要になってくるかが理解できると思います。

業務効率化のメリット

業務効率化における効果は、主に3つです。

メリット1:コストの削減

  • 利益率のアップ

「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで作業時間の削減に繋がり、残業や休日出勤等の人件費、光熱費等の経費削減も可能になります。これらのコスト削減により、利益率のアップが見込めます。

メリット2:労働時間の短縮、働きやすい環境の実現

  • 従業員の満足度アップ
  • ワークライフバランスの実現
  • 離職の防止
  • 優秀な人材確保

働きやすい環境(待遇の向上も含める)を実現でき、労働時間の短縮(残業時間や休日出勤の軽減)が出来れば、従業員にとっても働きやすい環境になり、身体的な負担が軽減できます。従業員満足度アップや離職の防止に繋がります。

また、従業員はプライベートを充実させられたり、スキルを磨く時間が生まれ、それぞれの能力アップに繋がります。それぞれの能力が会社の売上や利益の拡大に直結するいうことを認識しやすくなり、それも、従業員の満足度アップに繋がるといえます。

メリット3:業務効率化によって時間・資金が生まれる

  • 新しい取り組みを行うことができる
  • 組織の強化
  • 生産性の向上
  • 新事業への進出

業務効率化によって生み出された時間・資金を使って、新しい取り組みを行うことができるようになります。また、これまで取り組めていなかった業務に着手することができれば、組織の強化や生産性の向上も期待できます。また、削減できた時間や資金を新たなイノベーションに投下しやすくなるため、新事業への進出も考えられるでしょう。

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業務効率化の具体策

ここでは、業務効率化の具体的な施策をご紹介いたします。ITツール・システム導入から比較的コストのかからないものまで、様々な具体策があります。

ITツール・システムを活用するなら

業務効率化の一つとしてITツールやシステムを活用する方法があります。
この章では、ITツールやシステムを活用方法をご紹介します。

クラウドサービスの利用

クラウドサービスはネットワーク経由で利用が可能です。その為、社内の既存のシステムを大きく変更せずに導入を検討することが出来ます。パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末があれば、時間や場所を問わず利用可能で、外出先からアクセスするといった使い方もできます。

業務系クラウドサービス

勤怠管理 給与計算 人事管理 会計管理 等

コミュニケーション系クラウドサービス

ビジネスチャットやウェブ会議ツールに代表されるような、社内外のコミュニケーションをクラウド上で行うサービスです。メールなどと比較して速さと手軽さが特徴で、今までやりとりしたメッセージがクラウド上で参照できるため、メッセージを送信する際の「宛名」「冒頭の挨拶」「署名」が不要になります。会話のようにメッセージを送り合えるため、社内外のコミュニケーションが円滑になります。複数名でのメッセージの送受信やファイルの共有も可能です。

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ペーパーレス化への取り組み

情報共有ツール

会議資料や販売データなどをオンライン上で共有するツール。

経理管理ツール

請求書や領収書を電子化し、管理するツール。これまで紙の請求書にかかっていた「印紙を貼る」「印刷して封筒に入れて切手を貼り郵送する」といった手間やコストがなくなります。

営業管理ツール

見積書や提案書など取引先とのやり取りで利用する紙文書、日報や稟議書など社内で利用する紙文書を、電子化・管理を行うツールです。これらが電子化されれば、営業社員は見積書作成や日報作成のためだけに帰社する必要がなくなります。

電子契約ツール

契約書の締結・管理をクラウド上で完結するツール。Web上にアップしたPDFにて契約書の受け渡しが可能です。郵送でやり取りする手間がかからないため、スピーディーに契約を締結できます。またWebでの一元管理により、内容の確認作業がしやすくなります。

名刺管理ツール

名刺を電子化し、管理するツール。営業社員の場合、外出先から予定外の取引先へ訪問するとなった際、ツールから「相手の名前や役職」をすぐに確認できます。また、情報はリアルタイムで更新でき、担当者や事業部名称の変更も即時に対応可能です。

勤怠管理ツール

パソコンやスマートフォンから勤怠状況を管理するツール。タイムカードが不要になり、自宅からでも勤怠時間の集計や給与計算が可能となります。多様な働き方に対応できるようになります。

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自動化・システム化

人が人力でやらなくてもいい作業を、システムを用いて効率化を図ります。

RPA活用

面接のWEB化

web面接ツールを使うと、面接場所の設営・準備の必要がなくなります。面接のための移動の必要がなくなるため、遠方からの応募も可能となり、良い人材に出会う確率も上がります。また、新型コロナウイルスの流行に伴い、対面しない面接は、現代に必要な取り組みとも言えます。web面接ツールには録画機能があるものもあり、面接に参加できなかった他の面接官が後からチェックすることも可能になります。

外部リソースを活用するなら

コストを下げつつより良い業務を行うには、外部リソースを活用することもおすすめです。

専門家のコンサルティングを受ける・専門家の意見を聞く

コンサルタントは、一般的にはある事柄についての専門家であり、個人や企業に助言する立場の人のことを言います。専門家のコンサルティング・意見を聞いて、自社の改善すべき問題を相談したりして、業務効率化を図ります。

業務をアウトソーシングする

外部調達のこと。自社で賄っていた業務の一部、またはすべてを外部に委託して業務の効率化を図る方法。アウトソーシング先の専門技術を積極的に活用することで、経営体質の強化を目指す等の活用法があります。

比較的コストをかけず簡単に導入したいなら

低コストで簡単に業務効率化を進める方法もあります。

働き方の多様化

リモートワークやフレックス勤務、休日設定の見直し、有給休暇の取得の促進により、従業員がそれぞれに合った働き方ができます。働きやすい環境を構築することで、業務効率化を図ります。

環境・備品を整える

オフィスの備品の収納方法や収納場所、デスクやコピー機のレイアウトを、業務フローに合う形へ変え、整えることで業務効率化を目指します。

立ち上がって目的の場所へ動きにくい、作業動線が悪い、室内が暗い、備品が分かりにくい、取り出しにくい等の問題を解決することで従業員が働きやすくなります。

また、スペックの高いPCを導入したり、使いやすい機種を選んだりするのも一つの方法です。

会議時間の短縮化・不要な会議の廃止

長時間行われがちな会議について、本当に必要なのか、不要な時間をかけていないか、再検討する方法です。

参加人数を絞る、会議資料の事前共有、会議の目的の明確化、会議議事録の作成・共有、会議時間をあらかじめ決めておく等の具体策で会議時間の短縮化を図りましょう。

リモートワークやオンライン会議を利用すれば、通勤や移動の時間の削減が可能となります。

また、「そもそもその会議が本当に必要なのか?」を考え、不要であれば廃止するのも策だと思います。その分、資料作成など会議の準備に費やす工数の節約でき、出席予定者は空いた時間を他の業務に充てることが出来ます。

業務マニュアルの作成・フローチャートの作成

マニュアルを作成することは、業務の内容や進め方を明らかにすることが出来ます。さらに、フローチャートの作成では、1日を通した業務全体の流れが説明できるようになります。

これらの取り組みにより、業務の均一化による品質の向上、また、不要な手順や業務が見つけられます。

取り組む順序は、まず業務マニュアルを作成しましょう。その後、フローチャートを作成すると良いでしょう。

社内のコミュニケーションを活性化させる

社内でのコミュニケーションの活性化は、従業員がお互いに業務改善に取り組み、ほかの業務効率化が上手くいったケース成功点、また、上手くいかなかった失敗点などを情報共有でき、それらを今後の取り組みに生かしていくことが出来ます。

社内で使う書式の統一

社内で使う文章の作成に使うソフトをそろえ、フォーマットを統一する方法です。

書式の統一ができるので、部署ごとに書式を変更する必要がなくなるほか、他の部署が書類確認する際、図分の部署と同じ書式であれば、確認作業もスムーズです。

手軽なので、実施しやすいでしょう。

業務効率化の進め方・進める際のポイント

この章では、業務効率化を進める際のポイントをご紹介します。

①現状把握し、改善すべき業務の選定

現状の業務内容や担当部署、また、それにかかる時間、頻度などを書き出し、現状の把握をします。従業員や、担当スタッフからヒアリングをしながら行うと進めやすく、業務内容、何時から何時までかかっているのか(時間)、担当部署や担当している人数などの情報も洗い出すと良いでしょう。

現状把握を行うことで、問題点が明確となります。その中から、改善すべき業務を選定します。

ポイント1

書き出していく中で、業務の中で高度な判断が求められない、難易度が低い業務は、ツールやシステム導入で効率化しやすいです。

また、定型化が図りやすい、発生頻度が多い、マニュアル化しやすいといった業務から着手するのも良いと思います。

ポイント2

問題点が見えてきた時、問題の関連性に注目して、業務ごとにどれを改善すべきなのか明確にしていくと良いです。

関連しやすい問題の例

ポイント3

改善する問題を明確化すると同時に、評価しやすい、具体的な目標をたて、改善度合いが見えるようにすると良いです。

「1か月で残業時間が1人当たり○○時間減る」や「〇か月以内に1回の会議時間が〇分以内におさまるようになる」など、評価しやすい具体的な目標をたて、評価しやすく改善度合いがよく分かるようにすることで、社内全体に周知しやすくなります。

②問題の解決策の検討・決定と実施

改善すべき業務が決定したら、解決策を決めていきます。上記の業務効率化の具体策を参考に、改善すべき業務にあった解決策を検討・決定しましょう。「改善の4原則」である「ECRS(イクルス)」を念頭に入れて検討すると良いでしょう。

改善の4原則イクルス

ポイント4

手段と目的をしっかりと分けて考えることが大切です。

例えば、文書を探すことに手間取り、業務時間が長くなっていた場合、解決策は、文書のファイリングや電子化となります。文章のファイリングや電子化は、あくまでも手段であり、目的ではありません。「文書の電子化で文書を探す手間を省き、その結果、課題であった残業が減らせた」という結果を得ることが大切となります。その為、実施後に評価すべきは、〇か月後、残業時間がどれだけ改善されたかです。

このように、手段と目的を混同しないよう、しっかりと分けて考えることが大切です。

③実施後の評価と考察

実際に改善策を実施した後、計画に沿ってどれだけ進められたか、どれほどの改善が出来たかなどを、設定した目標をもとに評価しましょう。社員に改善策の実施後、どのような変化があったのかヒアリングすることも重要です。社員の意見から、次に取り組むべき新しい問題点に気づくことができ、さらなる業務効率化のヒントが見えてくることでしょう。

ここで評価、考察することで、さらに改善効果アップに向けて細かな修正を加えていくことが可能となります。

ポイント5

上手くいかなかったことは、継続せず、思いきって変えてみることも大切です。

実践した方法では改善が上手くいかなかったというケースもあると思います。考察して、この方法は、自社に合っていなかったことに気づき、思い切って施策を中止することも大切です。

ポイント6

評価と考察した結果を社内で共有することが大切です。

良かった点も悪かった点も含め、すべての評価・考察を社内で共有することで、様々な意見が得られたり、その後も同じ目標に向かって進んでいきやすくなります。

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まとめ

業務効率化では、自社の現状、そして抱えている問題を把握・分析し、どんな手順、方法を用いれば最適かを、十分に検討して選択することが大切です。様々な具体策の中から小さなことからでも自社に合ったものを取り入れて、業務効率化を図りましょう。また、改善策を実施した後の評価・考察することが非常に重要です。それらを社内で共有し、次の施策に活かしていく。そうしたスタンスを徹底させていけば、必ず「業務効率化」が実現できるでしょう。

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AIPPEAR NET 編集部

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