アイピア

業務改善が言われている今だからこそ、BPR(業務改革)を考えてみる

業務改善は進んでいますか?
・働き方改革で残業できなくなったけど、仕事量は変わらないので、結果的に家で仕事をすることになった。
・業務改善したけど、改善した分仕事が増えたので、忙しさは変わらない。
・有給消化の義務化で休み明けに仕事が溜まっているのを想像すると怖い。

といった声を聞きます。

働き方改革で残業ができなくなり、業務改善をして作業を効率化させようということになったが、業務改善がなかなかうまくいかない。
もしくは、業務改善できたが、その分仕事が増えて結局家で、仕事をしているといったことが、現場としてはあります。

業務改善とは?

業務改善とは、既存の業務を改善して、業務効率を向上させることです。
混同されやすい言葉として、「生産性向上」があります。

生産性向上とは、労働生産性、資本生産性、全要素生産性の3つの生産性を高めることです。

労働生産性:労働者の視点からとらえた生産性
資本生産性:資本の視点からとらえた生産性
全要素生産性:全ての生産に対して産出の割合

生産性向上を本気でやる際に抑えておきたい事

業務改善が必要な業務を探す基準となる3つの考え方があります。
・ムリをなくす
・ムダをなくす
・ムラをなくす

ムリをなくすとは?

ムリをなくすとは、特定の社員に業務が集中することを指します。
属人化が問題となっていますが、特定の社員に業務が集中するということは、
スキル的か業務フロー的に問題がある可能性があります。
その社員が業務を回せなくなったり、退職した場合に、その部分がボトルネックになる可能性になることが高くになりますので、事前に改善しておいた方が良いでしょう。

ムダをなくすとは?

ムダをなくすとは、「情報の整理が出来ていない為に、探すのに時間がかかる」や「同じような業務をそれぞれ別の社員が行っている」などを指します。
近年、注目されているのが、情報共有でしょう。

クラウドサービス(CRM・SFA・ERPなど)が一般的になってきており、情報をクラウド上で一元管理する企業が増えてきています。
社員ごとに情報を管理するのではなく、クラウドの特定の場所でまとめて管理することで、
情報が整理され、探す手間の軽減や情報を共有するための手間の軽減などの効果があります。
また、情報が共有されているということは、登録されている情報をすぐに見つけることができるので、
重複入力などのムダを省くこともにもつながります。

ムラをなくすとは?

ムラをなくすとは、業務ノウハウを共有することで、業務スキルや知識を一定水準まで引き上げることです。(標準化)
ルールややり方を共有できれば、業務フローがスムーズに進んでいきます。

その業務で一番詳しい社員や、作業が早い社員のノウハウを吸い上げて社内で共有する仕組みと、教えていく仕組みが必要になります。

業務改善が成功したかはQCDでチェックする

QCDとは、品質(Quality)、コスト(Cost)、納期(Delivery)の頭文字をとったもので、
品質を維持したまま、コストの低下や納期の短縮を行うことができれば、業務改善が成功したといえます。

品質:Quality

業務改善をする際に、品質が下がっていないかを常に意識する必要があります。
コストの削減や納期短縮のために、品質が下がってしまっては、業務改善したとは言えません。
逆に、今までのコストや納期で品質が向上した場合も、業務改善したと言えるでしょう、

コスト:Cost

基本的には、原価(仕入れ)を指すことが多いですが、人件費や時間もこの「コスト」に含まれることを意識する必要があります。コストを下げた為に、手間が増え残業をする社員が増えてしまっては業務改善したとは言えないでしょう。
目に見える金額だけに捕らわれないようにする必要があります。

納期:Delivery

お客様へ商品・サービスが届けられるまでの時間になります。
納期が短縮されるという事は、作業時間の短縮や作業効率の向上を指します。
品質やコストの維持が出来ていれば業務改善したと言えます。

業務改善の落とし穴

業務改善に取り組んでいる企業が増えてきましたが、業務改善が成功した企業はそれほど多くはありません。
なぜ、業務改善が成功しないのでしょうか?

理由1.現場の声を反映していない業務改善をする

業務改善が必要な業務やポイントは会社によって変わってきます。
現場の声を聞かないで、経営者や管理者が他社の事例をもとに業務改善をしようとしても、
「そこを改善するなら、先にこっちを改善したい」
「そのやり方は自社では合わない」
「余計に業務が増えた」
といったことなりかねません。

理由2.他部署の影響を考えずに行う

業務改善をする際に社員ごとや部門ごとで業務改善をすると、
他の部署にしわ寄せが出ることがあります。

「部分最適化」「全体最適化」という言葉をご存知でしょうか?
例えば、営業の業務改善のためにSFAを導入をして、案件管理や進捗管理などが、共有できるようになり、
契約率やアポ率が上がったということで喜んでいるとします。(部分最適化)

しかし、経理担当者からすると、請求書や入金管理をする別のシステムを既に導入しており、
経理システムとSFAの両方に同じ内容を入力する必要がある場合、業務改善は成功したと言えるのでしょうか?
この場合、営業の案件管理や進捗管理ができて、経理の請求管理や入金管理もまとめて行える
ERPシステムを導入するか、SFAと経理システムを連携できるようにした方が良いでしょう。(全体最適化)

理由3.業務改善と楽をするが混同する

業務改善をする際に、一部分の作業が増えるが、結果的に会社全体の作業効率があがり、
業務改善につながるということがあります。

ですが、その業務改善をしようとすると作業が増える社員や部門から批判的な意見が出てきていませんか?

業務改善≠楽をする

ではないことを社員にしっかりと伝えておくことが重要です。

BPRとは?

BPRとはBusiness Process Reengineering(ビジネス プロセス リエンジニアリング)の略称です。
1990年代に海外企業で生産性の大幅な向上を目指し、BPRが注目を浴びました。
BPRとは競争力を高めるために、既存の業務プロセスを抜本的に見直し・改善して業務のプロセスを見なおしくことで、
部門別の最適化から会社全体の最適化にシフトすることで生産性を向上させるという考え方です。
日本にEPRが浸透したのが1990年代後半ごろです。

日本でもBRPという考え方に注目が集めり、海外企業の成功例のようになりたいと思い、ERP導入が進みました。
しかし、海外企業と日本企業ではそもそも商習慣が異なるため、海外製のERPが日本企業にはフィットしませんでした。
現在は日本製のERPシステムがでてきており、数年前から再度注目をされるようになっています。

BPRは業務改善ではなく「業務改革」です。
既存の制度や、やり方で問題があるところを改善する業務改善とは違い、BPRでは、従来のやり方には拘らず制度や、やり方を見直し改めます。
会社全体での改革が必要になる為、敷居が高く業務改革をするためには、多くの労力が必要になりますが、得られる効果は大きく飛躍的に業務効率が向上します。

BPRの考えをもとに作られたシステムERP

ERPは、日本語訳すると統合基幹業務システムと呼ばれています。
企業経営の基本である資源要素(ヒト・モノ・カネ・情報)を適切に配分し、資源をムダなく有効活用し生産性を高めることが出来ます、
販売、生産、財務、予算、在庫、人材などの幅広い管理業務を対象となり、業務フローを可視化することが出来ます。
その為、ERP導入がそのままBPRを進めるための手法となりえます。

ERPは大きく分けてオンプレミスとクラウドとハイブリッドクラウドに分かることができます。自社にあったERPの形式を選ぶ必要があります。

現在の主流はオンプレミス型ERP

現在のERPの主流はオンプレミス型のERPです。
オンプレミス型とは自社でサーバーを保持しプライベートネットワーク内でERPを運用することです。
ERPは業務全般の情報を一元で管理をするの為、膨大なシステムのなることと、企業によって管理方法が変わるため、カスタマイズを行うこと。

さらに、セキュリティ面でクラウドに情報を保管することが心配ということもありクラウド型よりもオンプレミス型が適しているとされてきました。

クラウド型ERPを導入する企業が急増

近年クラウド技術の進展により、ERPのような膨大なシステムもクラウドで管理・運用することができるようになってきました。
セキュリティ面では他の分野でクラウドを使用することが多くなりクラウドで管理をしていくことへの不安はなくなってきました。
また、費用面でオンプレミス型ERPよりクラウド型ERPの方が、抑えることができるため、クラウドERP導入を検討する企業が増えてきました。

もう一つの選択肢ハイブリットクラウド型ERP

ハイブリットERPとは、本社で稼働している大規模なERPとは別に各拠点(グループ会社・店舗など)は業務や規模に応じて最適なERPシステムを導入して本社のERPと連携させるというものです。
例えば本社ではオンプレミス型ERPを導入して各拠点ではクラウドERPを導入して運用するといった形です。
理由としては、本社としては必要な機能でも、各拠点では必要ない機能だったり、運用を統一するために無駄な入力をする必要が出てかえって手間がかかるということがあります。
そういった場合はハイブリットERPという選択肢もご検討ください。

ERPの基本機能

ERPは企業全体の業務をまとめて管理することが出来ます。
基本的なERPの機能をご紹介いたします。

顧客管理機能
営業支援機能
在庫管理機能
販売管理機能
生産管理機能
工程管理機能
人事管理機能
給与管理機能
財務会計機能
経費管理機能
債権・債務管理機能
プロジェクト管理機能

中小企業向けに考えられた基幹システム 「アイピア」 とは?

アイピアは中小企業向けに開発されたクラウド型のERPシステムです。
社内の業務を一元で管理をしたいが、大手企業のように権限や業務フローをガチガチに固めたくないと思っている企業に最適な基幹システムです。
(※設定によって権限を変更することも可能です)

また、不要な機能を非表示にすることができるので、スモールスタートから始めることが出来ます。
ERPは様々な機能がついている分、項目が多く難しいイメージを持っている人が多いですが、アイピアでは、機能を絞って始めていただくことが出来ます。

まずは、アイピアに慣れていただき、業務フローが回りだしたら
機能を開放していくことで、システム導入による業務負荷やストレスを最小限に抑えることが出来ます。

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