業務改善が言われている今だからこそ、BPR（業務改革）を考えてみる

「働き方改革で残業できなくなったけど、仕事量は変わらないから結局家で仕事。」
「業務改善したけど、改善した分仕事が増えたので忙しさは変わらない。」
「有休消化の義務化で休み明けに仕事が溜まっているのを想像すると怖い。」

こういった業務改善をしたいけれど、なかなか上手くいかず困っている現場は少なくありません。
今回は、この業務改善について詳しくご説明し、似た言葉の業務改革についてもご説明していきます。

業務改善とは？

そもそも業務改善とはなんでしょうか？
基本的な知識からご説明していきます。

業務改善とは、既存の業務を改善して、業務効率を向上させることです。

業務改善の基準

業務改善が必要な業務を探す基準となる3つの考え方があります。

以下で、それぞれの項目を詳しく見ていきましょう。

ムリをなくすとは？

ムリをなくすとは、特定の社員に業務が集中することがない状態を指します。

よく属人化が問題となっていますが、特定の社員に業務が集中するということは、スキル的もしくは業務フロー的に問題があると考えられます。
その社員が急病で業務を回せなくなったり、退職したりした場合に、その部分がボトルネックになる可能性が高くなりますので、事前に改善しておいた方が良いでしょう。

ムダをなくすとは？

ムダをなくすとは、「情報の整理が出来ていない為に、探すのに時間がかかる」、「同じような業務をそれぞれ別の社員が行っている」など業務のムダをなくすことを指します。

近年、注目されているのが、情報共有の観点です。
クラウドサービス（CRM・SFA・ERPなど）が一般的になってきており、情報をクラウド上で一元管理する企業が増えてきています。
社員ごとに情報を管理するのではなく、クラウドの特定の場所でまとめて管理することで、情報が整理され、探す手間の軽減や情報を共有するための手間の軽減などの効果があります。
また、情報が共有されているということは、登録されている情報をすぐに見つけることができるので、重複入力などのムダを省くこともにもつながります。

ムラをなくすとは？

ムラをなくすとは、業務ノウハウを共有することで、業務スキルや知識を一定水準まで引き上げることです。
業務の標準化という言葉で表されることもあります。

ルールややり方を共有できれば、業務フローがスムーズに進んでいきます。
そのためには、業務に詳しい社員や作業が早い社員のノウハウを吸い上げて社内で共有する仕組みと、教えていく仕組みが必要になります。

また、厚生労働省の政策の一つに「業務改善助成金」というものがあるので、そちらもチェックしてみてはいかがでしょうか。

生産性向上との違い

業務改善とよく混同される言葉に「生産性向上」という言葉がありますが、2つの意味は異なります　。

生産性向上とは、労働生産性、資本生産性、全要素生産性の3つの生産性を高めることです。
具体的には以下の通りです。

業務改善が成功したかはQCDでチェックする

業務改善を行った後に、成功しているかを確認する方法にQCDという指標があります。

QCDとは、品質（Quality）、コスト（Cost)、納期（Delivery）の頭文字をとったもので、品質を維持したまま、コストの低下や納期の短縮を行うことができれば、業務改善が成功したといえます。

品質：Quality

業務改善をする際に、品質の変化を常に意識する必要があります。
コストの削減や納期短縮のために、品質が下がってしまっては、元も子もありません。
逆に、今までのコストや納期で品質が向上した場合は、業務改善に成功したと言えるでしょう。

コスト：Cost

コストと言うと、基本的には、原価（仕入れ）を指すことが多いですが、人件費や時間も含まれます。

必ずしもコストを下げたから良いと言うわけではありません。
コストを下げた為に、手間が増え残業をする社員が増えてしまっては業務改善に成功したとは言えません。
目に見える金額だけに囚われないよう注意する必要があります。

納期：Delivery

納期は、お客様へ商品・サービスが届けられるまでの時間になります。
納期が短縮されるという事は、作業時間の短縮や作業効率の向上を指します。
品質やコストを低下させずに、納期の短縮が行えたら業務改善が成功したと言えます。

業務改善の落とし穴

業務改善に取り組んでいる企業が増えてきましたが、業務改善が成功した企業はそれほど多くはありません。
原因は、業務改善の落とし穴に気づけていない点にあります。

ここでは、業務改善に失敗した事例をもとに、業務改善で注意すべき点をご紹介していきます。

現場の声を反映していない

業務改善が必要な業務は会社によって変わります。
その為、経営者や管理者が他社の事例をもとに業務改善を進めても、「そこを改善するなら、先にこっちを改善したい」
「そのやり方は自社では合わない」「余計に業務が増えた」といったような不満しか残らない場合もあります。

業務改善をする際には、働く社員や現場の声をしっかり聞いて反映させることが大切です。

他部署の影響を考えない

業務改善をする際に社員ごとや部門ごとで業務改善をすると、他の部署にしわ寄せが出ることがあります。
そうならないためには、部分最適化と全体最適化をしっかりと理解する必要があります。

例えば、営業の業務改善のためにSFAを導入をして、案件管理や進捗管理などが、共有できるようになり、契約率やアポ率が上がったということで喜んでいるとします。（部分最適化）
しかし、経理担当者からすると、請求書や入金管理をする別のシステムを既に導入しており、経理システムとSFAの両方に同じ内容を入力しなければならなくなり、業務改善は失敗に終わります。

この場合、営業の案件管理や進捗管理ができて、経理の請求管理や入金管理もまとめて行えるERPシステムを導入するか、SFAと経理システムを連携できるようにした方が良いでしょう。（全体最適化）

理由3.業務改善と楽が混同している

業務改善の結果、一部分の作業が増えるけれど、結果的に会社全体の作業効率が上がる場合があります。
もし、作業が増えていたとしてもこのような場合は業務改善は成功していると言えます。

しかし、その際に作業が増える社員や部門から批判的な意見が出てきていませんか？
業務改善≠楽をする
ではないことを社員にしっかりと伝えておくことが重要です。

業務改革(BPR)とは？

BPRはBusiness Process Reengineeringの略称で、既存の業務プロセスを抜本的に見直し・改善することで、部門別の最適化から会社全体の最適化にシフトさせ、生産性を向上させるという考え方です。

つまり、BPRは業務改善ではなく「業務改革」です。

既存の制度や方法に問題がある部分を改善する業務改善とは違い、BPRでは、従来のやり方には拘らず制度や方法を見直し改めます。
会社全体での改革が必要になる為多くの労力が必要になりますが、得られる効果は大きく飛躍的に業務効率が向上します

日本におけるBPR

BPRは1990年代に海外企業で生産性の大幅な向上を目指したことで注目されましたが、日本に浸透したのは1990年後半頃です。

日本でもBPRという考え方に惹かれ、海外企業の成功例のようになりたいとERP導入が進みました。
しかし、海外企業と日本企業ではそもそも商習慣が異なるため、海外製のERPが日本企業にはフィットしませんでした。
現在は日本製のERPがでてきており、数年前から再度注目をされるようになっています。

ERPについては、以下で詳しく説明していきます。

ERPとは？

ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、日本語では統合基幹業務システムと呼ばれています。

ERPは企業経営の基本である資源要素（ヒト・モノ・カネ・情報）を適切に配分し、資源をムダなく有効活用し生産性を高めることができます。
また、販売、生産、財務、予算、在庫、人材などの幅広い管理業務が対象となり、業務フローを可視化することが出来ます。
その為、ERP導入がそのままBPRを進めるための手法となるのです。

ERPの基本機能

ERPは企業全体の業務をまとめて管理することが出来ます。
基本的なERPの機能をご紹介いたします。

ERPの種類

ERPは、大きく分けて以下の三つの種類に分けることができます。

オンプレミス型ERP

オンプレミス型ERPとは、自社でサーバーを保持しプライベートネットワーク内でERPを運用することです。
現在のERPの主流は、オンプレミス型のERPです。

ERPは業務全般の情報を一元で管理する為膨大なシステムになること、企業によって管理方法が変わる為カスタマイズを行うこと、セキュリティ面でクラウドに情報を保管すると心配、などということから、オンプレミス型が適しているとされてきました。

クラウド型ERP

クラウド型ERPとは、クラウド環境で活用できるERPのことです。
近年クラウド技術の進展により、ERPのような膨大なシステムもクラウドで管理・運用することができるようになってきました。

他の分野でクラウドを使用することが多くなり、クラウドで管理をしていくことへのセキュリティ面の不安はなくなってきました。
また、費用面でオンプレミス型より安く抑えることができるため、クラウドERP導入を検討する企業が増えてきました。

ハイブリットクラウド型ERP

ハイブリットERPとは、本社で稼働している大規模なERPとは別に各拠点（グループ会社・店舗など）は業務や規模に応じて最適なERPシステムを導入して本社のERPと連携させるというものです。
例えば本社ではオンプレミス型ERPを導入して各拠点ではクラウドERPを導入して運用するといった形です。

理由としては、本社としては必要な機能でも、各拠点では必要ない機能だったり、運用を統一するために無駄な入力をする必要が出てかえって手間がかかるということがあります。
そういった場合はハイブリットERPという選択肢もご検討ください。

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まとめ

業務改善とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして、より良い状態にすることです。
業務改善の際に、注意すべきことは沢山あり、QCDの要素も常に考えておかなければなりません。
重ねて、BPRという業務改革についてもご紹介してきました。

業務改善もBPRもシステム導入が鍵となってきます。
しかし、システムは多様で色々な機能がある為、自社に合ったものを選ぶ必要があります。
ぜひ、幣社の開発したクラウド型のERPシステムもご検討下さい。