業務改善の効果的な進め方！ポイントやフレームワークを徹底解説

業務改善について、聞いたことはあるでしょうか。
その名の通り、業務を改善することを指す言葉ですが、具体的に何をするのかがわからない人もいるのではないかと思います。

この記事では、業務改善とは何なのか、業務改善の進め方やポイント、役立つツールについて解説していきます。

業務改善とは

業務改善とは、企業の生産性を高めるために業務内容やプロセスを最適化する取り組み全般を指します。
企業が設定した理念や目標に向けて、業務を見直すことがポイントです。

業務改善の必要性

業務改善に注目が集まっている背景には、生産年齢人口の減少や働き方改革の推進があります。

日本の生産年齢人口（生産活動を中心となって行う15~64歳の人口）は減少を続けており、それによる労働力の減少は業界を問わず多くの企業が抱える課題です。
そのため、限られた人員数でどれだけ効率的に成果を上げるかが問われています。

また、働き方改革の推進も大きな理由の一つです。
労働環境の改善を求める社会全体での取り組みを受け、各企業も長時間労働の是正や休暇の確保など、業務負担を軽減することが求められています。

業務改善のメリット

業務改善を行うことで期待できる効果をみていきましょう。

生産性向上による利益増大

何よりも大きいのは、生産性向上による利益増大です。
業務改善を行ってもすぐに利益増大の実現はできないかもしれませんが、中長期的な事業の安定性や発展に貢献してくれることは間違いありません。

コスト削減

業務改善を行うことで業務を効率化することができれば、諸経費や人件費を削減することが可能です。
これまでより少ないコストで成果を上げることができるようになるでしょう。

従業員のモチベーション向上

業務改善を通して業務負担を軽減することができれば、従業員のモチベーションも向上させられるでしょう。
働きやすい環境をつくることで、離職率の低下や採用の拡大も実現できるかもしれません。

業務削減・経費削減との違い

業務改善と似た言葉として、業務削減や経費削減があります。
業務削減や経費削減は、文字通り業務・経費を削減する試みであり、これらは業務改善を行う手段の1つだと考えられます。

業務削減や経費削減は、「削減する」という具体的な目標が決まっていますが、業務改善の場合、削減以外にも、新たなルール・システムの導入、新フローの追加など、様々な手段が挙げられます。

業務改善の進め方

では、具体的に業務改善をどのように進めていけば良いのでしょうか。

業務の可視化

まずは、業務の可視化を行いましょう。
業務のリストアップをしたのち、各業務の内容やフローの現状をまとめていきます。

業務内容を洗い出す際は、4Mのフレームワークが便利です。
例えば、以下のような情報をまとめます。

同じ社内の人間であっても、担当者ほど業務を詳しく把握することは不可能ですので、ヒアリングなども活用しながら正確な情報を集めていくことが重要です。
現状の把握は、業務改善において非常に重要な部分なので、丁寧に行いましょう。

ポイントは全体像の把握

また、業務ごとの関係性や構造など、全体像を把握することも重要です。
全体像を見ずに特定の業務改善を行うと、根本的に解決されなかったり思わぬ悪影響が及ぼされたりすることがあります。
幅広く漏れなく可視化することを意識しましょう。

課題・改善点の整理

次に、課題・改善点の整理を行います。
可視化した業務内容・フローをみたり、現場の声を聞いたりして、課題の発見をしましょう。

課題整理では、全体を俯瞰することがポイントです。
一見別の課題にみえても、ボトルネックが同じ可能性もあります。
業務マネジメントや業務フロー、部署間のつながりなど、複数の視点で課題を整理していきましょう。

課題の優先順位を決定する

さらに、課題・改善点の優先順位を決めます。
優先順位を決める際には、業務改善による効果と業務改善の難易度をもとに行いましょう。
全ての業務を一度に改善することは不可能なため、業務改善の効果が大きく、比較的簡単に改善できるものを優先して行うようにします。

課題のゴールを設定する

整理した課題のゴールも設定します。
課題を改善することでどういう状態になりたいのか、目指したい状態を明確にします。

ゴール設定に使えるフレームワークとして「QCD」があります。
Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の頭文字です。
QCDはビジネスを取り巻く生産活動について重要な3つの要素で構成されていて、業務の品質を高めるために満足させなければならない、生産性向上における重要事項です。

計画の策定

課題の整理が完了したら、いよいよ改善計画の策定に入っていきます。
重要なのは、目的・目標に沿って計画を作成することです。
実行後に失敗に終わらないよう、目的・目標を意識して業務改善の方向性がブレないようにします。

また、改善策を考える際は、以下の視点を発想の起点にすると、思いつきやすくなります。

業務改善提案書・業務改善報告書を記入する

改善案を社内に提案する際、場合によっては「提案書」「報告書」を作成する必要があります。
経営者や上司に課題を認識させ、業務改善が必要なことを理解させましょう。

改善の実行と振り返り

改善計画が決まれば、計画に沿って改善を実行していきます。
定期的に進捗状況を確認し、現状にそぐわない時は適宜計画を変更しましょう。

計画の実行が終われば、結果の分析・フィードバックを行います。
業務改善は、一度で完結せず、定期的に改善を繰り返していくことが大事です。

振り返りの際は、以下の点をよく確認、分析しましょう。

業務改善のポイント

ここからは、業務改善を上手く進めるためのポイントをご紹介します。

業務改善助成金を活用する

業務改善助成金とは、生産性向上を通じて従業員の賃金引上げを図る起業のために厚生労働省が用意した助成金制度です。
引き上げる従業員の人数や金額に応じて、設備やITシステム導入費用を補助してくれます。

助成金を活用すれば業務改善の実施ハードルは大変低くなります。
業務改善提案書にも記載できるので、ぜひ活用してください。

目的を共有する

業務改善を進める際、なかには仕事を取り上げられたり逆に押し付けられたりすることを心配される場合があります。
円滑に進めるためには、社内の関係者全員に業務改善の目的とプロセスを辛抱強く説明し続ける必要があります。

将来的に全員にメリットがあるということや生産性の向上に寄与するということを理解していなければ、うまく協力を得ることはできません。
トップから業務改善の目的や意義を繰り返し伝え、実行時には関係者一人ひとりのマインドにも気を配りながら、丁寧に進めましょう。

1on1ミーティングを実施する

業務改善をするにあたって、1on1を行うこともおすすめです。
1on1ミーティングは、上司やメンターと従業員が1対1で行うコミュニケーションです。
1on1ミーティングを通じて業務の困りごと・改善点を聞き出すほか、従業員の目標を確認し合い、成長を促すこともできます。

業務改善に役立つフレームワーク

社内の環境を変えたくても、少数の発信者からすべての社員に浸透させるのは至難の業です。
誰もが分かりやすい明確なフレームワークを利用することで、より素早く確実に業務改善を進めましょう。

PDCAサイクル（Plan／Do／Check／Action）

PDCAサイクルは、Plan（計画する）Do（実行する）Check（評価する）Action（改善する）を何度も繰り返すことで業務品質を向上していくフレームワークです。
最初は小さな行動でも、評価して改善し続けることで少しずつ品質が上げていくことができます。

効果を発揮するためにはサイクルを止めないことが重要です。小さな作業でも評価・改善の回数を増やすことを心がけましょう。

BPMN

BPMNは、ビジネスプロセスモデリング表記法と呼ばれ、業務プロセスをモデル図に描画し、可視化するためのフレームワークです。
国際標準規格に定められた方法で、以下の記号を用いてプロセスを書き込んでいきます。

業務の全体像を可視化するのにおすすめの方法です。

ECRS

ECRSとは、業務改善における4つの視点と順序を示す考え方です。
業務の改善内容を検討する段階で活用できます。

上記の順番で検討することで、効果を最大化することができます。

KPT（Keep／Problrms／Try）

KPTは業務などで生まれた課題を振り返り、迅速に対応するためのフレームワークです。

上記のような表を使って、振り返りを行います。
テーマとなる課題やその日の業務を振り返って、Keep（良かったので引き続き行うこと）Problems（改善が必要な問題）、Try（問題解決のために必要なアクションや新たに行うこと）を書き出します。

KPTは、PDCAサイクルのCheck（評価する）に応用することも可能です。
開催したイベントやプロジェクトの振り返り、日報などの品質を上げることができるでしょう。

OODAループ（Observe／Orient／Decide／Act）

OODAループは、Observe（観察する）Orient（意味づけ・方向づけ）Decide（意思決定）Act（実行する）の４つから構成された意思決定プロセスです。

様々な外部環境を観察、判断し即座に行動するOODAループは個人～小規模チームでの運用に向いています。
ご自身の担当業務内の意思決定力や対応スピードに不安があるなら、OODAループを活用するのをおすすめします。

業務改善に役立つITツール

ITツールは業務改善・業務効率化を目的に開発されており、手順通りに利用するだけで一定の効果を得ることができます。
まずは業務に合わせたITツールを導入し、運用していくだけでも改善が見込めるでしょう。

業務管理システムを導入する

業務管理システムは、各業務に特化した管理システムのことです。
代表的な業務管理システムを以下にまとめました。

非効率だと感じる業務がある場合は、業務管理システムをぜひ導入してみましょう。

ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムとは、バックオフィスの業務フローを最適化するためのITシステムです。
稟議・報告書・届け出などの申告承認の手続きを電子化することで、対応スピードを上げたり作業の手間を削減する効果が見込めます。

業務全体の効率化には一元管理システムがおすすめ

業務全体をまとめて効率化したい場合、複数業務に対応した一元管理システムの導入がおすすめです。
業務ごとの連携もスムーズに進むこと間違いなしでしょう。

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まとめ

業務改善は、生産性向上、コスト削減、社員のモラル向上など多くのメリットをもっており、持続可能な経営のためには必要不可欠です。

やみくもに行うのではなく、ご紹介した進め方やフレームワークを参考に、段階を踏んで丁寧に進めていきましょう。
また、業務改善を進めるなかで、業務管理システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。