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業務改善を必ず成功させる方法とは?目的と具体的な進め方のポイント

業務改善で検索をすると、「ネタ探し」という候補が出てくることをご存知でしょうか?
多くの方が業務改善のネタ探しのヒントをネットで探しているということです。

「業務改善をしよう」「生産性・効率を上げよう」と試行錯誤していませんか?
今回は、業務改善案を提案するための基本的な考え方、
改善箇所の見つけ方、提案手順をご紹介します。

これさえ見れば、業務改善のポイントが丸わかりです。

業務改善とは何か?

「業務改善」というフレーズを漠然とした意味で捉えていませんか?
「業務効率」や「生産性向上」などにも同じことが言えますが、
具体的な意味・価値が明確になれば改善手順は一気に具体化します。

業務改善は“経費削減”ではない!

業務改善の意味を考える際は、“経費削減”というキーワードと比較すると良いでしょう。
経費削減とは、すなわち「コスト削減」です。

コスト削減を掲げる多くの場合は削減したいものが明確です。
また、例えば電気代を削減したいなら店舗向けの電気契約、
事務所の家賃費用を下げたいならオフィス移転など各社共通した具体的な解決策があります。
そのため、経費削減は取り組むハードルが低いのが特徴です。

一方、業務改善は改善したいものや解決策が各社様々です。
コスト感だけでなく、そこに働く人や設備などあらゆるものを観察する必要があります。

それは、業務改善の目的が「経営計画の達成プロセスを最適化させること」だからです。
設定された理念や売上目標に対して、確実に達成するためには
業務のどのポイントを改善すればいいのか?を考えるのが業務改善です。

だからこそ、業務改善を試みる際には業務だけでなく現場やサービス、
そこに至るプロセスをじっくり観察するのです。

「コストがかかっているから下げる」という経費削減とは異なることが理解いただけたでしょうか。

業務改善の対象となる「QCD」とは

業務改善をするといっても、何を対象として実施すればいいか
分からない方もいらっしゃるはずです。まずは改善すべき業務の洗い出しを行いましょう。

業務洗い出しの基本は「ヒト」「モノ」「設備」「作業方法」です。

ヒト スタッフの能力・考え方や価値観・モチベーションなど
モノ 業務で扱う資材やパソコン・ソフトなどの業務ツール
設備 社内設備や取扱業者など、サービス提供を補助する仕組み、
サービス提供にあたる業務体制・ルールやプロジェクト・企画も含まれる
作業方法 作業工程のワークフローや承認手順など

そして、これらに対して「QCD」という考え方を適用していきます。
QCDはビジネスを取り巻く生産活動について重要な3つの要素で構成されていて、
業務の品質を高めるために満足させなければならない、生産性向上における重要事項です。

Quality(品質)
Cost(費用感・コスト)
Delivery(納期)

Quality(品質)が下げればCost(コスト)やDelivery(納期)を下げられますが、
顧客満足の観点では意味がありません。品質は維持もしくは向上が必須になります。

Cost(コスト)は抑えられるのであれば抑えた方が良いですよね。
ただし気を付けなければならないのは、
コストは見えるコストと見えないコストがあるということ点です。
見えるコストは外注費や原価などで、見えないコストは作業している人の人件費です。
作業をやっている人の人件費もコストという意識が必要です。

Delivery(納期)は完成までの時間です。
完成までの時間が短縮できれば業務改善が成功したということになり、
業務改善をする際に効果が一番分かりやすい要素と言えます。
業務改善の理想として「高い品質を保ちつつ、
コストを下げて納期までの時間を短縮する」ということになります。

必ずしも、全ての要素を達成する必要はありませんが、
どの要素を業務改善できるかを意識することが重要です。

業務改善を行う具体的な手順・進め方

基本知識を身に着けたところで、いよいよ具体的な進め方を見ていきましょう。
業務改善の手順は、準備段階・実行段階・評価段階のフェーズに分かれます

業務抽出

改善業務を決めてしまう前に、まずは御社が日々の仕事の中で行う
あらゆる業務を抽出しましょう。目に見えている問題をすぐテーマに掲げても、
思わぬ業務が関連していることがあります。業務構造の把握は、業務改善の土台です。

現状分析

抽出した業務のフローを確認し、簡易的な「業務フロー表」を作成します。
箇条書きで手順を羅列するだけで構いませんが、以下のポイントに意識してみてください。

・その工程の登場人物(部署・担当者・取引先など)
・その工程で取り扱う情報(書類文書・データの内容など)
・取り扱う情報をどのようにやり取りするか(電話・紙面・メール・システムなど)

いつも現場のスタッフが何気なく行ってくれている業務でも、
プロセスをフローとして落し込むと意外な穴に気づけるかもしれません。

改善ポイントの絞り込み

作成した業務フロー表をもとに、改善ポイントを絞り込みます。
QCDの観点から不足ポイントを絞り込んでいきましょう。
4つの視点で考えると分かりやすいです。

 視点1:「無くす」を探す

今やっている業務でやらなくてもよい業務はありませんか?
必要だと思っていた業務も、ひも解いていくと不要な業務であることに気付くケースは多々あります。例えば…

・使わない資料の作成
・管理をすることになったが、誰も見ていない日報
・昔からやっていたという理由だけで、目的がない業務
・アウトソーシングした方が良い結果・効果が出る業務

かなり以前から実施しているものの、目的やフローがふわっとしたままで、
律儀にやっている人もいれば、やっていない人もいる業務はありませんか?
一度やめて、必要ならば目的やフローをしっかりと決めてから再度スタートしましょう。

 視点2:「減らす」を探す

次は減らせる業務はないか探してみましょう。減らすとは回数や頻度を指します。
例えば…

・毎月の処理を隔月で処理する
・不明点があった際に見る場所を決めて、探す手間を減らす
・リアルタイムではなくてもよい業務を一括で処理できないか検討する

作業や報告の回数・頻度が適切かどうか確認してみましょう。

 視点3:「変える」を探す

3つ目はやり方や手順が変えられる業務が無いか探してみましょう。例えば…

・Excelの管理をシステムに変える
・担当者を変える
・業務のフローを変える

 視点4:女性の事務員に意見を聞く

なぜ女性の事務員に意見を聞くかというと「様々な情報・状況」を知っているからです。
一般的に事務員はお客様・取引先・他部署からの電話の対応、
書類の管理や雑務・庶務など社内業務を中心に業務範囲が広く、
取引先との接点もあり多くの気付きを抱えています。

例えば管理システムに対する入力ミスや重複作業の指摘があれば、
営業のフローを見直しや入力作業の簡素化を検討ができるきっかけになるかもしれません。

営業マンや管理職の陰に隠れてしまい声を上げる機会が少ない現状が多くの企業であるようですが、
企業全体の情報・状況を知っている女性の事務員に業務で困っている事を
確認すると大きな業務改善のヒントになるかもしれません。

業務改善計画を立てる

業務改善のポイントを把握することができれば、いよいよ社内に向けて提案を行います。
どのように改善すべきかプランを作成し、改善後の効果をシュミレーションしましょう。
改善提案を社内に提案する際、「提案書」を作成する必要があります。
決裁者に課題を認識させ、解決策が現場で対応可能なことを理解させましょう。

提案書の書き方

提案書を作成する目的とは?

まずは、業務改善提案書を提出する目的について考えてみたいと思います。
改善点を上層部に伝える・明確にするという目的がありますが、忘れてはいけないのが、「企業の利益向上」です。

企業として目指すところに沿っているのか?業務改善をして企業の利益向上につながるのか?
という視点がない場合は、ただの独りよがりになってしまいますので注意しましょう。

 提案書に必要な項目

1.業務改善書の項目例
2.現状について
3.現状の課題・問題点
4.提案の趣旨
5.提案の具体的内容
6.具体的な改善方法
7.必要経費
8.必要時間(スケジュール)
9.数値目標(効果)
10.実施にあたっての問題点

ITを導入する

最後に業務改善の方法としてよく上がってくるITの導入についてご紹介いたします。
例えばこんなことはありませんか?

・様々な資料に同じ内容を入力している(重複入力)
・情報の共有に手間や時間がかかる(情報がリアルタイムではない)
・営業の数字と経理の数字が合わず、突合せの確認に時間がかかる
・いろんなシステムを使って業務を行っている

上記の項目に1つでも該当した場合は、ERPシステム(ERPパッケージ)を検討してみてはいかがでしょうか?
ERPシステムとは、販売・購買・在庫・生産・人事・会計といった企業が活動を行っていくために
必須の機能が一つになったシステムです。
最近では、クラウドのERPシステムが出てきており、費用・期間共に導入しやすくなってきています。

詳しくは別記事で記載しておりますので、こちらからご覧ください。

参考:
基幹システムとは?企業の基盤となるシステムと情報系システムを学ぶ

まとめ

業務改善はどの企業でもやっていかないといけない事ではあります。
しかし、ほとんどの企業では、やらないといけないけど業務が忙しいということで、後回しになっているケースがあります。
(その忙しさを改善するために必要なのですが・・・・)

業務改善をすることが目的にならないように上記であげた視点をもって効果のある業務改善をしていきましょう。

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