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PDCAとは?新人でも簡単に優秀人材に成長できる方法を紹介

上司や先輩に「PDCAを回せ」と言われたことはありませんか?
また、新人や後輩に「PDCAを意識しろ」と伝えたいけれど、何をどうすれば
PDCAサイクルを回していることになるのか、使い方がよく理解できていないことはありませんか?

社会人・学生を問わず知られている「PDCA」というキーワードですが
正しく使えれば新入社員でもあっという間に頭角を現す人材になることができます。
そして、誰でも超簡単にPDCAサイクルを回して効果を出すことができるということはあまり知られていません。

マネジメントスキルの中でもメジャーなPDCAを改めて振り返りましょう。
実際に新入社員がPDCAサイクルを活用していく様子を事例として交えながら紹介します。

PDCAサイクルとは

P(Plan:計画)、D(Do:実行)、C(Check:評価)、A(Act:改善)の頭文字をとって
PDCAサイクルといいます。

PDCAサイクルを回していくことで、業務の品質改善を行うことが目的です。

PDCAサイクルはもともと生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法として、
米国のウィリアム・エドワード・デミング博士が提唱したと言われています。

今では管理システムであるISO 9001、JIS Q 15001などに用いられる他、ソフトウェア開発でも応用されています。
ビジネス現場でも、業種・職種を問わずあらゆる現場で「常識」として浸透しました。

PDCAサイクルで最も重要なのは「速く回すこと」

誰でも簡単に成功させるポイントは、とにかくPDCAを早く回すことです。
これから紹介する各段階で「時間を掛ける部分」「さっさと終わらせる部分」を意識して
PDCAを高速回転させましょう!

PDCAサイクルシートを作ろう

最初のうちは、以下のようなシートを作成して記述する形で、
PDCAサイクルを回していることを実感しながら進めていきましょう。
数回繰り返したあと1枚目と最新版を見返せば、かなり進歩があることが実感できるはずです。
まずはノートに下記のようなサイクル図を書いて、日々書き込むことを習慣にしてみましょう。

P (Plan:計画)

PはPlan(計画)のPです。まずは行動の計画を立てましょう。
これからPDCAサイクルを回す!という場合、Pの段階に長時間使ってはいけません。
どれだけ時間をかけても机上の空論でしかないし、
計画を練るよりもさっさと行動に移して、次回以降に品質を高めるための材料に
してしまうほうがいくらか有益です。

ポイント1:細分化する

目標を立てる時は、あとで達成度が確認できるように設定しましょう。
たとえば「今月の営業目標を達成する」のが目標だったとして、
「目標数値は何件だった?」「いつからいつまでの期間で達成したい?」など
あとから振り返ったときに、その一文だけで目標が分かるようにするのが理想です。

「Who:誰が」
「When:いつまでに」
「Where:どこで」
「What:何を達成するのか」
と、これらのポイントで説明できるようにしておきましょう。

また、PDCAに慣れないうちは成果が出るまでに多くの修整を入れるべきです。
1年や1か月といった目標設定をすると上手くいかないまま修正もできず、
結局PDCAサイクルを活用しないまま
終わってしまうというケースもあります。

目標期間はできるだけ短く、長くとも1週間や3日スパンで始めてみましょう。

ポイント2:目標と行動計画を分けて考える

Planを設定する際に「目標:売上5億円」や「目標:契約数:30件」といった数値が出てきますが、
これは目標であって、目標を「どうやって」達成するかの計画がありません。
Planを設定する際は目標と行動計画の両方を設定しましょう。

D (Do:実行)

Planの設定が完了したら次はDoに移っていきます。
Do(実行)ということで、ただ実行をすればよいという訳ではありません。

ポイント1:適正な評価ができる仕組みを作る

次項のC(評価)で適正な評価ができる仕組みを作っておく必要があります。
基本的は、行動計画をもとに実行した内容をきちんと残しておくことです。

提案数や見積書作成数などの行動量で評価します。
売上で言うなら営業の質、つまり契約率になってきます。
時間 そもそも全体の業務の中で、計画通りの量が行えるだけの時間を割くことができたか
スピード 1件の提案や見積書作成にかかる時間です。
1時間かかる人もいれば30分で終わる人がいた場合、 より早い時間で終わるように目指せるようにします。


ポイント2:スムーズに実行ができる仕組みを作っておく

計画通りにD(実行)を行うために報連相のやり方を決めておく必要があります。
例えば、こういったことはありませんか?

・報告がない
・もっと早く報告してほしかった
・こういう仕事の報告はメールじゃなくて直接だろ

これは、報連相のルールを事前に決めていない為に発生します。
マネジメントが上手な人は、報連相に関する指示を、「事後」ではなく「事前」にしています。

計画と実績がずれないようにするためには、進捗を把握し、

ずれが生じている場合には即座に軌道修正を行う必要があるので、
報連相の頻度やタイミング、欲しい内容や手段などを事前に決めておくとよいでしょう。

C (Check:評価)

​​ポイント1:数値で評価する

個人の感覚や感想ではなく、誰もが共通認識できる数値で評価するようにしましょう。
売上に対する評価をする際に指標として、量・質・時間・スピードがあります。

ポイント2:良かった点/改善できる点の2点で評価する

計画に基づいて行動した結果(D)を評価するにあたって、
良かった点(今後も引き続き行っていくこと)と、
改善点(より良い方法を検討したいこと)をピックアップします。

上記2点を余すことなくピックアップすることができれば、
次回以降の行動計画で決められることが増え、品質改善を図ることができます。
PDCAで最も時間をかけるべきは、実はPやDではなくCなのです。

A (Act:改善)

評価ができたら結果に対しての改善や、
このプロジェクトの継続していくのか?といった全体のことを含めて改善をしていきます。

Cの時点で改善点がリストアップできていれば、どうすればよくなるのか
詳しい人に相談してみたり、情報収集するだけで新しい行動計画につなげることができます。

ポイント1:Pにつながる改善を意識する

PDCAサイクルになるかどうかはこのA(改善)にかかっています。
P(計画)につながるように改善を行うことで、次のPDCAサイクルに移ることができます。

PDCAサイクルが回らない問題点

PDCAサイクルがうまく回っていない企業のほとんどが、
やるべきことに追われて日々が過ぎていくという理由で、C(評価)を怠っていたり、
計画を立てても結果がついてこないという状態です。

C(評価)ができていなければA(改善)もすることもできませんし、
ましては、Pに戻ることもありません。

PDCAサイクルを回していく場合は、必ず回すというところを意識してやっていきましょう。

PDCAサイクルに代わる手法?OODAループ

​​OODAループという言葉をご存知でしょうか?読み方は「ウーダ」と読みます。

ビジネス雑誌やWEBなどで「PDCAは古い!これからはOODAだ」と書かれています。

OODAとは、
Observe:(観察)
Orient:(情勢判断)
Decide:(意思決定)
Act:(行動)

の頭文字になります。

OODAループについて詳しく知りたい方は別記事がありますので

こちらからご覧ください。

「OODAループはPDCAにとって変わるのか?」

まとめ

PDCAサイクルを回すためのポイントは理解できましたでしょうか?

「なんだ、大したことないじゃないか」と感じられた方、その通りです。
PDCAサイクルの神髄は、その大したことないことをいかに高速で何度も回せるかという点なのです

特に気を付けてほしいことは下記です。

P(計画)は5H2Wの考えのもと計画する
Cは適正な評価ができるように数値化する
C→Aまできちん回す

最後に出てきたOODAループもPDCAサイクルも
仕事の効率をよくするためのノウハウになるので、PDCAサイクルがなくなることはありません。
結局はそのノウハウを使う人が上手に使いきれるかになります。
業務の中でしっかりとPDCAサイクルを回していけるようにしましょう。

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