KPTを活用して営業日報を成長ツールにする「自己採点型」の書き方

多くの営業職が「悩みの種」になっている営業日報。
毎日これを書くために時間を割きながら、
「これをする時間を、もっと営業活動に使いたいなぁ・・・」と
悩んでいるのではないでしょうか。

一方、毎日送られてくる日報を持て余してるマネージャーも多いはずです。
提出されたものを見てどう活用するか分からず、結局「ちゃんと提出しているか」くらいしか管理できていないマネージャーがたくさんいるようです。

これらは、そもそも営業日報を書くべしとした会社の方針（おそらく経営者の意思）が、長年の運用を経て薄れてしまった結果、目的やメリットについて誰も把握できなくなったからでしょう。

今回は、営業日報の価値をふたたび取り戻すために、目的や書き方について考えていきます。

営業日報を書く目的

営業日報を書く本来の目的は、「営業マンのスキルアップ」です。

スキルアップのためのものだとすれば、
現状の御社の営業日報はその目的を達成しているものでしょうか？

その日に実施した業務内容を羅列して、
進捗状況や振り返りを行うだけになってしまっていませんか？

また、マネージャーがしっかり本文を読み込んだうえでないと
スキルアップに関する具体的なアドバイスができない状態になってしまってはいませんか？

営業日報は「報告するもの」ではなく「自己採点するもの」

ここで提案したいのは、そもそもマネージャーが日々チェックすべき営業日報の形を脱却することです。

当然、マネージャーは営業マンのスキルについて把握したり、必要に応じてアドバイスすることは必要です。

ただ、これを営業日報でやろうとすると
営業マンが営業日報に書くべき内容が膨大になってしまって
日々の業務のなかでの負担が大きくなってしまうことにも繋がります。
マネージャー側としても、多くの営業マンの日報を「しっかり見る」ことが求められてしまうため、大変に非効率です。

マネージャーが営業マンと向き合い、
スキルアップを行うには、「1 one 1 ミーティング」がおすすめです。
1on1ミーティングを実施したうえで、
営業日報は、営業マンが自分自身に自己採点をして翌日に繋げるものにしましょう。

「KPT」の考え方で自己採点を加速する

営業マンが自分で振り返りをする際には「KPT」が最適です。
KPTは、振り返りによって業務の改善を加速させるフレームワークの一種で
営業活動やプロジェクトなど様々な場面で応用が可能です。

「KPT」は以下の3つの言葉で構成されています。

今日の仕事を振り返って、上手くいったので引き続き行っていくこと（Keep）と
トラブルなどがあって改善が必要な問題（Problems）、
そして問題や今上手くいっていることを省みて、問題解決のためのアクションや
新たな学びに行うこと（Try）を整理することができます。

また、その翌日は前日にTryで「やると決めたこと」を実行した結果を踏まえて
KPTから振り返りを行い続けることで最適なブラッシュアップが可能です。

「KPT」は、日本においてはアジャイル開発における振り返り手法として
有名で、システム開発の現場で多く活用されているのですが
その際にはProblemsを「良くなかったので今後はやめること」として扱うことがあります。

営業日報で活用する場合、「やめること」にしないほうが良いでしょう。
KPTをベースとした営業日報は営業マン自身が振り返りを通じて
高速で業務改善を行っていけるのが大きなメリットですが、
マネージャー側が詳細に状況を把握できないこともあり得ます。

なにかを「やめる」という判断を営業マン単独で行うにはリスクが伴います。
そういったことはマネージャーとの1on1ミーティングを通じて行うとして、
Problemsは「上手く行かなかったこと」「改善すべきと感じる課題」などにしましょう。

KPTを活用した営業日報の書き方

KPTを使った日報は上記のようなイメージで作りましょう。左側にその日の業務内容を概要的に羅列し、その日の業務での振り返りを右側のKPT表に記載します。
こうすることで、どんな業務を経てKPTを構築したのかが分かりやすくなります。

営業日報を作成している企業の中には
日々の訪問件数や契約件数などを記入させる用紙を使っているケースもありますが
集計が必要だったり、マネージャーが都度確認する必要があったりと営業日報で数字を管理するのはナンセンスです。

訪問件数や契約件数、クレームの件数や売上などは営業支援システム（SFA)の導入が必須です。

営業日報管理もできる『建築業向け管理システム アイピア』

アイピアでは、月・週ごとに目標管理とPDCAを回していくことができます。
アイピアを活用して日々の営業日報を管理していきましょう。
管理者は部下からあがってきた日報を一覧で確認する画面もあるので、内容を簡単に確認することができます。

アイピアは、クラウド上で、建築業に必要な機能が揃った一元管理システム。
日報機能だけでなく労務日報、見積管理、顧客管理、進捗管理等様々な機能に対応しています。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

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まとめ

今回は、営業マンが自己採点をしながら日々の業務をブラッシュアップできる方法として
KPTを活用した営業日報の作り方を紹介しました。

営業マンにとって、自分でPDCAを回して成長する考え方を持つことは
スキルアップのための最重要課題です。
そういった主体性を営業マンに持たせるためにも、ぜひKPTの導入をご検討ください。