建設業界における作業日報は、日々必ず作成しなければならない重要なものであると同時に手間やミスが発生しやすく「めんどくさいもの」という認識を持つ方も多い業務です。
作業日報は今後どのようにあるべきなのでしょうか？
そのヒントとするべく、今回は様々な業種で行われる日報の「自動化」ノウハウを紹介します。
目次
そもそも「自動化」とは？
「自動化（オートメーション）」は、業務の一部分を切り抜いてシステムや機械が代わりに作業を行うことを指します。
これまで人の手で行っていたことを自動化することで、発生していた作業時間を削減することができます。
また、システムや機械は法則に則った行動を確実に実行するため、法則が間違っていなければ絶対にミスを犯しません。
大切な情報の書き間違いや作業間違いが発生しない点も安心ですね。
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作業日報の何を自動化するのか？
自動化の対象となる条件は、主に以下の二つです。
- 作業時間がかかる部分
- 人の手で作業するとミスが発生しうるもの
このいずれかが当てはまれば、自動化するべき業務として検討する余地があります。
「作業時間」については、1日単位なら10分前後であっても1か月、1年など長期間で見ると膨大な時間を使っているという業務も、自動化対象として価値があります。
作業日報が作成できる管理システム「アイピア」
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
アイピアはここが便利！6つのポイント
作業日報を自動化するシステム3選
残念ながら、ここから紹介するシステムに「建設業特化」のものはありません。
あくまでもヒントとして、異業種が実践している効率化事例としてご覧ください。
スマファク！
スマファク！は、「QRコード」を活用し作業の開始から完了までスマホ操作のみで完結する手軽で簡単なソフトです。
「作業者」「工程」「作業種類」などを意味するQRコードを発行・印刷して、撮りやすい場所に貼り付けておくだけで運用することができます。
- 始業時→「作業者」のQRコードを撮影して「作業者が始業した」ことを記録
- 作業開始時→「工程」や「作業種類」のQRコードを撮影して「作業の開始」を記録
- 作業完了時→スマホを開いて、作業完了ボタンをタップ
この3工程を繰り返すだけで、「誰が、何の作業をいつ開始・完了したか」がすぐ記録できます。作業完了時には、必要に応じて作業内容を記録することも可能です。
これまで紙の作業日報を記入したり、帰社してからエクセルの入力をしていたことを考えると報告作業が一気に簡略化されますね。
作業者ごとの日報記録もデータとして蓄積されるので、管理業務も効率化しそうです。
| 料金 | 月額2000円（一人あたり）＋初期設定費用 ※30日間無料お試し可能 |
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伝票・日報自動入力ソリューション
「伝票・日報自動入力ソリューション」は、PFU社の提供するOCRソフト「DynaEye EX」とアシリレラ社が提供するRPAツール「ロボ・オペレータ」を組み合わせた紙資料のデータ転記を自動化するツールです。
【OCRソフトとは】
「OCR」とは、紙などに書かれた活字や手書きの文字をパソコン等で認識できる文字データに変換する業務効率化ツールです。
近年、AI技術やビッグデータを活用して読み取り精度を高めたことで注目を浴びています。
【RPAとは】
RPAとは、「仮想知的労働者」とも呼ばれるパソコン操作を代行してくれるソフトです。操作手順を登録することで「録画→再生」のように動きを繰り返します。
高速かつミスなく動くため、手順の変わらない定型的な事務作業を代行させることに向いています。
- 日報を手書きで書く
- 日報の用紙をスキャナーに通すことで、OCRソフト「DynaEye EX」が文字をパソコン上で使える文字データに変換
- 文字をシステムに入力する操作をRPAソフト「ロボ・オペレータ」が代行
このソリューションの特徴は、「現状の手順を変更する必要が無い」という点です。何か新しい仕組みを実践するにあたり作業者の方々に今の仕事のやり方を変更してもらうのが困難な場合に効果を発揮します。
ただし、「現状の手順を変えなくていい」とはつまり、見込めるのは事務作業コストの削減で合って（ミス発生防止・事務員の作業効率化）、日報を書く作業者本人や情報の管理ノウハウ有効化等は見込めない点は気に留めておくべきです。
入力するシステム自体は自社で用意しなければならなかったり、システムへの入力操作手順が変わったらRPAを組みなおすための再編集の手間が発生するので、どの程度の費用対効果が見込めるかはじっくり考えておく必要があります。
| 料金 | 伝票・日報自動入力ソリューション： 要問合せ（問合せ先：ソレキア） |
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各製品はメーカーへの問合せも可能です。
RPAソフト「ロボ・オペレータ」
OCRソフト「DynaEye EX」
行動記録アプリ「SMART aREC（スマートエーレック）」
スマートエーレックは新潟県のシステム開発会社、株式会社トラステックが提供する営業マン向けの日報自動作成アプリです。
スマホにこのアプリを入れて起動しておくだけで、GPS等から「企業名・お客様名」を含む位置情報を取得し、営業マンがどこで活動しているのかが記録されます。
また、あらかじめ「この場所で行う作業」を登録しておけば、場所に到着しただけで作業内容を推定して記録もしてくれるようです。
記録された情報は時系列順で整理された「日報データ」として集計され、行動と成果の分析する等のデータ活用も可能です。
訪問営業などで移動の多い営業マンでの運用を想定したアプリですが、位置情報を活用して日報入力の手間を削減するのはとてもユニークですね。ただし「営業マンを監視するアプリ」と誤解されないよう、導入時には丁寧な説明が必要になるかもしれません。
| 料金 | 要問合せ（問合せ先：トラステック） |
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作業日報の書き方についてはこちら
まとめ
今回は、他業種で繰り広げられる作業日報の自動化事例を紹介しました。ひとくくりに自動化と言っても、解決すべき課題によって様々なアプローチ手段がありましたね。
- QRコードを撮影することで「始業」「作業開始」「作業完了」が記録できる
- 手書きの日報を管理システムに入力する作業を代行できる
- 何も入力しなくても位置情報から日報を作り上げる
これらの事例からも、自動化や効率化を検討する際には「課題の具体化」が鍵を握ることが分かります。
「いつ」「誰が」「どんな場面で」行う作業が手間なのかをひも解いていけば、建設業でも代用できるかもしれませんね。
作業日報の作成を効率化できる弊社のシステム「アイピア」の導入もぜひご検討ください。
