日報アプリ・システムおすすめ4選！使い方からメリットまで紹介

日報を作成している社会人の方は多いと思います。
しかし、何のために作成しているのか分からず、会社から言われたのでやっているという方も少なくありません。
正直、毎日日報を書くのは大変で面倒だと思っている人もいると思います。
今回は、日報アプリ・ツールを活用することで、今まで煩わしかった日報の作成が改善するのかを見ていきましょう。

日報アプリ・システムとは

日報とは一日に行った業務報告書であり、主に営業の行動管理に使われます。
例えば、今日行ったタスクやお客様との商談の内容や振り返りなど、会社ごとに決まったフォーマットに記入をしていきます。

日報作業で起きがちな問題点は、

上記のようなことが日報作業では発生しやすいのが現状です。

このような問題を解決するのが日報システムになります。
日報アプリ・システムとは、お客様との商談内容や今後のアポイントメントを入力し、社内で報告や分析、情報共有することができるシステムです。
システムやアプリであれば、外出先からの日報報告ができるほか、過去の日報データをもとに新たな戦略や改善策の検討を行うことができます。
このように、日報システムを活用することで、日報作業の業務効率化だけでなく、従業員の生産性の向上や新たな戦略の考案の可能性があるのです。

日報の目的とは

日報の毎日作成するようにと会社から言われたので、とりあえず作成している方も多いのではないでしょうか？
日報を作成する目的を理解することで、今まで惰性でやっていた業務が意味のある業務に変わります。
それでは日報の目的を見ていきましょう。

今日行って業務に対して、うまくいったことや改善点などを振り返ることが重要です。
分かりやすく言うと仕事用の日記を書くイメージです。
行った業務を箇条書きではなく、思ったことや感じたことなど自身を振り返ることで、
後から読み返した時にその時の事をすぐに思い出すこともできますし、毎日今日の振り返りをすることで、反省点や改善点が出てくるようになります。

出てきた改善点を意識しながら明日以降、業務を行っていくことで業務の質やスピードが改善していきます。
つまり、日報を作成するという習慣を使ってセルフマネジメントができるようになります。
毎日、反省と改善をしながら業務を行っている人となんとなく毎日業務を行っている人では、
たった１年でも大きな差が生まれていくのはお分かりいただけると思います。

日報は自身の報告だけでなく、上司とのコミュニケーションとしても活用できます。
商談の時に困ったことや、やり方が分からないことなどを上司に相談したくても、
不在が多いやタイミングが合わない時など相談をしたくても話す機会が取れないという事があります。

そういったときは、日報を使って相談することで、アドバイスやヒントをもらうことができます。
ですが、注意点として、上司が日報をしっかりと見て返信をするという事が前提となります。
日報がうまく機能していない企業でありがちなのが、部下から上司に送りっぱなしで、
上司が日報を見ていないことです。

これでは、逆に部下のモチベーションの低下につながるので、上司も日報をきちんと毎日見るようにしましょう。

日報で問題点や改善点を書くことで、企業のノウハウを吸い上げることができます。

例えば「こういったアプローチをしたら反応が良かった」や「こういった資料を作成した」などの情報を共有することで、
アポ率や契約率の向上など企業の底上げ・業務の精度向上ができます。
部門や人ごとで様々な視点でのノウハウが蓄積されてデータベース化していくので、
企業の改善点や強味、業務フローの確立などに活用することができます。

日報アプリ・システムのメリット

日報の目的を見てきましたが、毎日日報を作成するのは、正直面倒だと思う方もいると思います。
日報の重要性は理解していても日報を作成するのに１０分も２０分もかかってしまうと業務負担は大きくなります。
現在、日報の作成をExcelや紙で作成しているようでしたら、日報アプリを利用することで、作成時間の軽減や修正の軽減になります。

重複入力の軽減

Googleカレンダーなどのスケジュールツールから今日の予定を取り込んだり、
顧客情報や案件情報と紐づけることができる日報アプリもあります。
これにより、同じ内容を転記したり再入力などの重複作業がなくなるので、業務効率の改善につながります。

外出先からでも入力ができる

日報アプリにすることで、外出中からでも入力することができます。
営業先から直帰する日でもスマホで手軽に日報を作成することができます。
また、チェット機能が付いたアプリもあるので、商談や業務フローについてなど、同僚や上司と簡単にコミュニケーションをとることができます。

日報管理アプリ・システムの導入時の注意点

日報アプリやシステムでは、日報の作成や情報共有が簡単に行え、外出先からでも日報業務ができる便利な機能ではありますが、システムを導入するだけでは劇的な効果は見込めません。

日報アプリ・システムを用いて業務を効率化させるためには、以下のような点に注意しなければいけません。

セキュリティ対策の徹底

日報アプリ・システムを導入し、まず注意しなければいけないのは、SNSと取り違えたために発生する情報漏洩です。
日報アプリは、マルチデバイス対応となっており、回線でクラウドのアクセスさえできれば自身のパソコンやスマートフォン、タブレットからでもログインが可能となっています。
使いやすさを重視しているため、LINEなどのSNSの画面と操作が似ているため、日報を入力する社員がSNSをよく使っていた場合、日報アプリとSNSが混同してしまう恐れがあります。

そのため、日報アプリに入力する予定だったものをSNSに投稿してしまい、社内の情報が漏洩してしまうといったリスクがあります。

従業員側に慣れが必要

日報アプリ・システムを導入し、日報作業が効率化されるまでには「従業員側に慣れの時間が必要」となってくる点です。

これまで紙やメール等で日報の管理をおこなっていた場合や、システムを運用することが苦手な方にとっては、システムを活用し業務を効率化できるまでにある程度時間がかかってしまうため、注意が必要となってきます。

しかし、多くの日報アプリやシステムは、ユーザー視点に立ち比較的簡単に日報作業が出来るように、工夫がされているものも多く存在します。

システムやアプリが苦手な方は、簡単に日報の作成ができるシステムを選ぶか、サポートが手厚いものを選ぶようにしましょう。

コストがかかる

日報アプリやシステムを導入するには、コストがかかります。
これまで、紙やメール等で日報管理をしていた場合、追加でコストがかかることになります。

多くの日報システムやアプリでは、利用する人数に応じて価格が変動する料金プランとなっているため、社内で予算の検討や社内承認を行うようにしましょう。

日報アプリ・システムのおすすめ4選

では、日報アプリ・システムの中で弊社がおすすめする4つをご紹介します。
ぜひ、自社に合うシステムやアプリを見つけてください。

​​Gamba!

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導入実績8,500社で継続率97％を誇る日報共有アプリです。
「いいね！」やコメントを社内SNS型で行う事でコミュニケーションが向上し、新しいコラボレーションが生まれる仕組みづくりがアプリ内で出来ています。

また、Googleカレンダーと連携ができ、予定を引き込んだり、テンプレート登録や前日の引用など、入力の手間を省く仕組みがある為、とても簡単に使う事ができます。
無料トライアルは15日間でビジネスプランを体験することができます。

未来日報

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未来日報は顧客管理ができる日報アプリです。
日報を作成する中で顧客情報を蓄積して、CRMとして活用することができます。

スケジュール機能やToDo管理機能など、機能も豊富です。
無料トライアルは30日間出来るので、気軽に試してみることができます。

BeWorks

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BeWorksは案件登録をすることで案件に紐づいた日報を作成することができます。
その他にはｍスケジュール機能やタスク管理機能、チャット機能、ワークフローの承認機能、
グループウェア機能など様々な機能が一元で管理ができます。

また、日報の情報から労務時間も自動で作成するので、勤怠管理としても活用することができます。
導入時にかかる初期費用も無料であるので、始めやすいことも魅力の一つです。
日報機能だけでは物足りない方はBeWorksを検討してみてはいかがでしょうか？

houren.so

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写真を使って日報を作成することができます。
現場や商談の議事録などを写真で撮り、日報として提出することができるので日報の作成時間を大幅に短縮できます。
その他の機能としてはコミュニティ機能や目標管理機能、タスク機能、はもちろんの事サンクスポイント機能という他にはあまりない機能もあります。

労務日報の作成が可能『建築業向け管理システム アイピア』

アイピアは、建築工事等を行う建設業向けの業務管理システムです。
日報作成や原価管理はもちろんのこと、お客様に提出する見積書の作成から、請求書や外注業者への発注書に至るまで業務に関するあらゆる作業に対応しています。

また、アイピアは「クラウドツール」です。インターネットに繋がっていればどのパソコンからでもアクセスできるほか、外出中にスマホから情報の確認・編集等も可能です。

出先で日報を書けば、すぐ事務所のパソコンから確認・原価計算等が可能になります。

施工管理システム『アイピア』はこちら

まとめ

多くの企業が日報をクラウドアプリに変更していっています。
Excelや紙での日報よりアプリの方が楽で、生産性が高い事を証明しているのではないでしょうか？
ほとんどの日報アプリがお試しができますので、まずは触ってみてはいかがでしょう。