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日報アプリは業務改善なるのか?|導入の目的と効果から見るオススメ日報アプリ4選

日報 業務改善 情報共有 営業報告 セルフマネジメント

日報を作成している社会人の方は多いと思います。
しかし、何のために作成しているのか分からず、会社から言われたのでやっているという方も少なくありません。
正直、毎日日報を書くのは大変で面倒だと思っている人もいると思います。
今回は、日報アプリ・ツールを活用することで、今まで煩わしかった日報の作成が改善するのかを見ていきましょう。

そもそも日報とは

日報とは一日に行った業務報告書であり、主に営業の行動管理に使われます。
例えば、今日行ったタスクやお客様との商談の内容や振り返りなど、会社ごとに決まったフォーマットに記入をしていきます。

日報の目的とは

日報の毎日作成するようにと会社から言われたので、とりあえず作成している方も多いのではないでしょうか?
日報を作成する目的を理解することで、今まで惰性でやっていた業務が意味のある業務に変わります。
それでは日報の目的を見ていきましょう。

目的1:自分自身を振り返る

今日行って業務に対して、うまくいったことや改善点などを振り返ることが重要です。
分かりやすく言うと仕事用の日記を書くイメージです。
行った業務を箇条書きではなく、思ったことや感じたことなど自身を振り返ることで、
後から読み返した時にその時の事をすぐに思い出すこともできますし、毎日今日の振り返りをすることで、反省点や改善点が出てくるようになります。

出てきた改善点を意識しながら明日以降、業務を行っていくことで業務の質やスピードが改善していきます。
つまり、日報を作成するという習慣を使ってセルフマネジメントができるようになります。
毎日、反省と改善をしながら業務を行っている人となんとなく毎日業務を行っている人では、
たった1年でも大きな差が生まれていくのはお分かりいただけると思います。

目的2:上司とのコミュニケーション

日報は自身の報告だけでなく、上司とのコミュニケーションとしても活用できます。
商談の時に困ったことや、やり方が分からないことなどを上司に相談したくても、
不在が多いやタイミングが合わない時など相談をしたくても話す機会が取れないという事があります。

そういったときは、日報を使って相談することで、アドバイスやヒントをもらうことができます。
ですが、注意点として、上司が日報をしっかりと見て返信をするという事が前提となります。
日報がうまく機能していない企業でありがちなのが、部下から上司に送りっぱなしで、
上司が日報を見ていないことです。

これでは、逆に部下のモチベーションの低下につながるので、上司も日報をきちんと毎日見るようにしましょう。

目的3:ノウハウの共有

日報で問題点や改善点を書くことで、企業のノウハウを吸い上げることができます。

例えば「こういったアプローチをしたら反応が良かった」や「こういった資料を作成した」などの情報を共有することで、
アポ率や契約率の向上など企業の底上げ・業務の精度向上ができます。
部門や人ごとで様々な視点でのノウハウが蓄積されてデータベース化していくので、
企業の改善点や強味、業務フローの確立などに活用することができます。

業務の属人化についてはこちらに詳しい記事があります。

業務改善に日報アプリは有効か?

日報の目的を見てきましたが、毎日日報を作成するのは、正直面倒だと思う方もいると思います。
日報の重要性は理解していても日報を作成するのに10分も20分もかかってしまうと業務負担は大きくなります。
現在、日報の作成をExcelや紙で作成しているようでしたら、日報アプリを利用することで、作成時間の軽減や修正の軽減になります。

業務改善ポイント1:重複入力の軽減

Googleカレンダーなどのスケジュールツールから今日の予定を取り込んだり、
顧客情報や案件情報と紐づけることができる日報アプリもあります。
これにより、同じ内容を転記したり再入力などの重複作業がなくなるので、業務効率の改善につながります。

業務改善ポイント2:外出先からでも入力ができる

日報アプリにすることで、外出中からでも入力することができます。
営業先から直帰する日でもスマホで手軽に日報を作成することができます。
また、チェット機能が付いたアプリもあるので、商談や業務フローについてなど、同僚や上司と簡単にコミュニケーションをとることができます。

日報管理システム比較

​​Gamba!

http://www.getgamba.com/

導入実績8,500社で継続率97%を誇る日報共有アプリです。
「いいね!」やコメントを社内SNS型で行う事でコミュニケーションが向上し、新しいコラボレーションが生まれる仕組みづくりがアプリ内で出来ています。
また、Googleカレンダーと連携ができ、予定を引き込んだり、テンプレート登録や前日の引用など、
入力の手間を省く仕組みがある為、とても簡単に使う事ができます。
無料トライアルは15日間でビジネスプランを体験することができます。

費用
※一人当たり
ビジネスプラン:800円/月もしくは8,000円/年
エンタープライズ:1,600円/月もしくは16,000円/年
(全て税抜)

未来日報

日報 業務改善 情報共有 営業報告 セルフマネジメント

http://www.mirairepo.net/

未来日報は顧客管理ができる日報アプリです。
日報を作成する中で顧客情報を蓄積して、CRMとして活用することができます。
スケジュール機能やToDo管理機能など、機能も豊富です。
無料トライアルは30日間出来るので、気軽に試してみることができます。
【費用】

Aプラン(1~20ユーザー):6,480円/月
Bプラン(21~50ユーザー):15,120円/月
Cプラン(51~100ユーザー):28,080円/月
(全て税込)

BeWorks

日報 業務改善 情報共有 営業報告 セルフマネジメント

 

http://beworks.net/

BeWorksは案件登録をすることで案件に紐づいた日報を作成することができます。
その他にはmスケジュール機能やタスク管理機能、チャット機能、ワークフローの承認機能、
グループウェア機能など様々な機能が一元で管理ができます。

また、日報の情報から労務時間も自動で作成するので、勤怠管理としても活用することができます。
日報機能だけでは物足りない方はBeWorksを検討してみてはいかがでしょうか?
試用版は1か月間利用可能です。
初期費用:無料
基本料金:月額5,000円/1契約
ライセンス料:月額1,000円/1ユーザー
追加容量:月額1,000円/1GB
(全て税抜)

日報 業務改善 情報共有 営業報告 セルフマネジメント

https://www.houren.so//

写真を使って日報を作成することができます。
現場や商談の議事録などを写真で撮り、日報として提出することができるので日報の作成時間を大幅に短縮できます。
その他の機能としてはコミュニティ機能や目標管理機能、
タスク機能、はもちろんの事サンクスポイント機能という他にはあまりない機能もあります。
無料版は14日間試すことができます。

大規模事業者向けプラン(月額):基本料金(3拠点まで)25,000円、拠点ごと3,000円、小規模拠点ごと500円
中小規模事業者向けプラン(月額):基本料金(5ユーザーまで)2,500円、追加1ユーザーごと500円(全て税抜)

まとめ

多くの企業が日報をクラウドアプリに変更していっています。
Excelや紙での日報よりアプリの方が楽で、生産性が高い事を証明しているのではないでしょうか?
ほとんどの日報アプリがお試しができますので、まずは触ってみてはいかがでしょう。

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