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業務効率化ならアイピア
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、工事の情報を一括で管理できるため情報共有の手間が削減されます。さらにアイピアはクラウドシステム。外出先からでもデータを確認できます。
作業日報は業務の振り返り、原価管理や勤怠管理への活用など非常に重要な意味を持ちます。
ところが、作成から管理まで何かと手間がかかるためにせっかくの価値が下がってしまうことがほとんどです。
今回は、作業日報にかかる手間を削減するために「作成」「管理」それぞれの視点から解決法を考え、そのポイントにに適したアプリをご紹介します。
目次
作業日報とは？
ここでは、そもそも作業日報とは何か、何のために作成しているのかなど基本的な内容を紹介していきます。
作業日報とは、従業員が「その日なにをしたのか」や「どのくらい働いたか」を日々記録する報告書です。
基本的には、作業日報は毎日記録し、管理者は勤怠管理や原価管理を行うことが求められます。
ただし、具体的に記載する内容や目的は業種によって異なりますが、今回は建設業に特化してご説明していきます。
作業日報の目的
作業日報を作成する目的は大きく分けて2つあります。
- 人事管理
- コスト管理
- 情報共有
以下で詳しく見ていきましょう。
人事管理
作業日報には、従業員の労働時間や働き方など労働環境を正しく把握し管理するという目的があります。
具体的には、現場が予定通り作業を行えているか、従業員が規定の時間を超えて労働していないかなどを確認することができます。
作業日報があることで、建設業で問題視されてきた長時間労働や過労を防ぎ、従業員の健康を守ることができます。
コスト管理
作業日報には、労働力が正しく使われているかを把握し管理するという目的もあります。
具体的には、実行予算と実際の作業時間を比較し、想定していたコストとの差がないかを確認することができます。
もし問題があれば、人員の配置を見直すなどの対応が必要になります。
情報共有
作業日報には、業務内容を報告しコミュニケーションを円滑にするという目的もあります。
具体的には、一人一人の出勤状況や担当した作業内容を報告し、現場全体の効率向上や作業の適切な調整が可能になります。
作業日報に関する記事はこちらから
作業日報の項目
作業日報には、主に次の項目を記します。
- 現場の概要
- 記入者の氏名
- 日付・天候
- 作業時間
- 作業内容
- 備考・メモ
以下で詳しく見ていきましょう。
現場の概要
まず、「どこ」で「何の」工事を行なったのかの詳細を記します。
具体的には、現場名と工事のプロジェクト名を記入しましょう。
記入者の氏名
「誰が」記入したのか後から確認できるように記入者の氏名も記します。
この記入者が、日報の責任者となります。
日付・天候
作業日と天候も情報を整理する上で必要な項目です。
特に、天候は作業の進捗や品質に大きく影響を与える場合もあるため、気温も記しておくといいでしょう。
作業時間
作業時間には、作業開始時刻と作業終了時刻を記しましょう。
また、休憩を取ったり残業したりした場合には、その開始時刻と終了時刻も正確に記入しましょう。
作業内容
作業内容には、その日行った作業を記入しましょう。
備考・メモ
作業内容に関してや進捗に関して、付け加えておくべき情報があればここに記入しましょう。
また、上長に伝えたいことがある場合も忘れないようメモを残しておきましょう。
作業日報の書き方に関する記事はこちらから
作業日報の作成・管理なら業務管理システム アイピア
アイピアは、建築工事等を行う建設業向けの業務管理システムです。
日報作成や原価管理はもちろんのこと、お客様に提出する見積書の作成から、請求書や外注業者への発注書に至るまで業務に関するあらゆる作業に対応しています。
また、アイピアは「クラウドツール」です。インターネットに繋がっていればどのパソコンからでもアクセスできるほか、外出中にスマホから情報の確認・編集等も可能です。
出先で日報を書けば、すぐ事務所のパソコンから確認・原価計算等が可能になります。
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|---|---|
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作業日報の「作成」を効率化するアプリ
まずは作業日報の「作成」を効率化するアプリから紹介しましょう。
作業日報の作成を手書きやエクセルデータから行っていると、作成だけでなく提出と承認の手間が発生します。
行政などへの提出が関係している場合には書式の指定や保存ルールなどが存在しますが、そうでないのであれば「日報」という形式をとる必要も実はないのかもしれません。
本項では、「日報」という書式を用意しなくても業務の報告と提出が出来るコミュニケーションツールを紹介します。
LINE WORKS（ラインワークス）
ラインワークスは、LINEの兄弟会社WORKS MOBILEが提供する「ビジネス利用向けのLINE」です。
チャット機能や通話機能などはLINEで使っているような操作感を踏襲しているため、使い方に関する社員教育を実施せずに導入することができます。
作業日報として活用する際にはLINEと同じようにトークルームを作成し、報告内容をチャット送信するだけで完結です。
「誰がその投稿を見たか」を示す既読機能もあるため、指摘事項が無ければそのままにしておくだけで報告完了扱いに出来るのも助かりますね。
また、カレンダー機能やPDFなどのファイルを登録・管理できる機能もあるため日報以外の社内コミュニケーションを一元化できます。
| 機能一覧 | チャット機能 LINEユーザーとチャット可能 グループ機能（ノート/カレンダー/フォルダなど） タスク管理 アンケート発行・回収機能 利用監査ログの出力・管理 |
|---|---|
| 料金 | 月々300円～／1ユーザー 無期限フリープランあり |
gamba!
ラインワークスが広義的なコミュニケーションツールであるのに対し、「gamba!」はより日報の提出と管理に特化したアプリです。
チャット機能や既読表示などを通じて円滑なやり取りができるだけでなく、日報テンプレートを用意して「作業日報」を用紙形式で提出することができます。
また、作業日報の提出状況を把握する機能もあるため、日報管理も効率化することが可能です。
| 機能一覧 | 日報テンプレート Googleカレンダー連携 KPI（目標）管理 チャット機能 既読機能 日報提出状況一覧 ファイル添付容量無制限 |
|---|---|
| 料金 | 月々980円／1ユーザー（サポートサービスつき） |
作業日報の「管理」を効率化させるアプリ
コミュニケーションツールは作業日報の作成そのものを簡略化することで効率化する手法ですが、作業日報の情報を通じて「勤怠管理」や「原価管理」を行う場合には少し機能不足に陥る可能性があります。
本項では、作業日報の情報を連携して様々な業務管理を行えるシステムを紹介します。
もうけ太郎
「もうけ太郎」は、土木・建築工事などを行う建設業者向けに開発された作業日報ソフトです。
このソフトはもともと北海道の建設会社が自社用に開発した「日報入力型原価管理システム」をパッケージ化し販売したもので、現場の声を直接反映しながら身近な視点で開発されています。
日報を作成することで人工数や出勤表を瞬時に出力出来たり、工事台帳を出力して原価管理も行えるなど、建設工事管理に関する原価情報が一元管理できるのが強みです。
パソコンに直接インストールして使う形式であるため出先では利用できなかったり、旧来的なデザインである点を考慮しても、効率化できる良いソフトと言えるでしょう。
| 機能一覧 | 作業日報作成 人工数・出勤表出力 建退共申請書出力 工事台帳作成・粗利計算 請求書出力 |
|---|---|
| 料金 | 要お問合せ 無料試用版あり（試用期間：2か月） |
プロワン
「プロワン」は、作業現場と経営を結びつけるために開発されたシステムです。
現場仕事を伴う業務に特化した機能で日々の業務を快適にし業務データを自動で蓄積、経営資源に活用できます。
スマートフォンやタブレットがあれば、アプリ内のボタン一つで勤怠管理が可能となっていることが強みです。
また、その他にも見積書類が簡単に作成できるなど、様々な機能もあることも特徴です。
| 機能一覧 | 勤怠管理、顧客管理、現場見積もり作成、現場アプリなど |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
まとめ
作業日報に限らず、業務を効率化する際には「どういう目的で」「どの作業を」効率化したいのかという目的を分解することが有効です。
分解することを通じて、今やっている手段や考え方よりももっと簡単で効果的な手段が見つかるかもしれません。
解決したい課題に合わせて、アプリやシステムの導入を検討してみてください。
