徹底した工事原価管理サイクルを実現するためのITシステム5選

建設業などで扱われる工事原価の管理は業界特有の複雑さがあり、運用方法も各社バラバラです。価値は誰もが理解していて、誰もが「工事原価管理は大事だ」と考えています。

ところが、十分な管理が出来ているかと問われると誰もが「十分だとは思っていない」と答える傾向にあるようです。

今回は、工事に携わる皆さまに向けて工事原価管理の理想形と実現方法を紹介します。

【注目】自社にとって本当に必要な原価管理とは?
もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、自社の原価管理についてお悩みの方がいらっしゃいましたら、ぜひ「業務管理システムアイピア」をご覧ください。

目次

そもそも工事原価管理とは

そもそも原価管理といえば、売上に対して材料費や労務費、経費などを計上することで原価を計算し、それを通じて利益を明確にしていく作業です。

ところが、建設業の原価管理には他業種よりも特徴的な点がいくつかあります。

  • 一般的な原価要素が材料費、労務費、経費から構成されるのに対して、工事原価には「外注費」が加わる
  • (公共工事でいう共通仮設費やリフォーム工事でいう諸経費のような)各現場に共通して発生する原価であっても、それぞれの工事に「工事間接費」として割り当てなければならない
  • 原価の種類が、実行予算などの「事前原価」と完工後の実績としての「事後原価」に分けられる

工事そのものを複数の下請け業者に発注すること、工事前と工事後で原価が変わる可能性があること、など建設業ならではの特徴が複雑な原価管理を生んでいるようです。

工事原価管理の目的

建設業における原価管理にはいくつかの目的があります。

  • 財務諸表を作成するため
  • 次年度事業計画立案のため
  • 見積価格を算出して工事を受注するため
  • 原価を正しく把握して利益が確保できる経営状態を作るため

どれも企業経営には必要不可欠な項目ですが、本記事では4つ目の「原価を正しく把握して利益が確保できる経営状態を作る」という点に着目します。

何故ならこの点を完璧に抑えることはすなわち「徹底した原価管理をすること」に他ならず、この点さえ抑えれば他の点もより確実に実行できるようになるからです。

この理由を理解するために、次は工事原価管理にありがちなミス・トラブルをチェックしてみましょう。きっと共感される部分があるはずです。

工事原価管理にありがちな問題

なぜ工事原価管理の目的の中でも、「原価を正しく把握して利益が確保できる経営状態をつくる」ことが重要とされるのでしょうか?

それは、原価管理が徹底されていないと赤字が発生し、しかもそれに気付くことができない…という最悪の状況に陥るからです。

予想外の工事赤字が出てしまう

適切な原価管理がされていないと起こりうる最大のトラブルです。問題はこの赤字が「予想外」であること。何故予想外の赤字が発生するのでしょうか?

見積時にはあったはずの利益が、完工時には無くなっていた

見積書を提出した段階では原価分と利益分を明記で来ていたのに、完工する頃には原価が膨れ上がって利益を圧迫していた、というのはよくあるパターンです。

原価管理を行っていないと、締めたあとでも利益を圧迫していることに気が付かず、期末の全体評価で「利益が低い」ことになんとか気付くという最悪の結果もあり得ます。

責任者の許可なく、現場判断で追加工事に対応していた

施主の在宅中に施工するリフォーム工事等でありがちですが、当初予定していた工事以外の修繕などを依頼されて、現場職人がその場で対応してしまうケースです。

このケースで問題になるのは、権限が無いはずの現場職人がその場で判断してしまうことだけでなく、その追加対応について責任者への報告が無い場合です。

どんな追加工事でも、材料費や職人の人工(作業時間等)が発生するので、必ず原価を圧迫します。報告が無いとこの追加原価に気付くことができません。

社内の情報共有不足によって想定外の出費が発生した

社内の情報共有不足でも、様々な追加原価トラブルが発生し得ます。例えば以下のようなケースです。

  • 社内に在庫があるにも関わらず、担当者が気付かず追加発注していた
  • 職人の工程を把握できておらず人手不足になり、急遽下請け業者を使った結果外注費が膨らんでしまった

工事案件1つ1つなら大した誤差にはならないかもしれませんが、1つ1つの工事の異常に気付かずスルーして決算時に初めて違和感を覚えるような原価管理になっていると、損失は大きなものになってしまいます。

徹底した工事原価管理のための「原価管理改革サイクル」を導入しよう

不十分な原価管理では意図しない不利益を被る可能性があるという点、理解いただけたでしょうか。この事態を防ぐには、やはり徹底した工事原価管理を行うしかありません。

徹底した工事原価管理には、「原価管理改革サイクル」が最適です。

原価管理改革サイクルとは

原価管理改革サイクルは、石川県土木部管理課が運営する建設業サポートデスクにて中小企業診断士の西井氏が提案した、建設業が徹底した工事原価管理を行うための社内管理フローです。

原価管理改革サイクルのフロー
1.工事着工前に実行予算を作成
2.幹部が予算承認
3.日報や請求書を基に経理が工事台帳に執行状況を記入
4.現場代理人と経理が会議前に工事台帳及び工事別付加価値一覧表を作成する
5.月2回の会議で各現場の現場状況や予算執行状況を打合せ(報告だけでなく必ず改善のための行動計画も決議)
6.改善策の実行
7.成功事例、失敗事例をまとめる

原価管理改善サイクルは、サイクルを繰り返すうちに適切な原価管理を行えるようにするためのもので、「振り返りと改善を繰り返す」という意味でPDCAサイクルの改良版と言えます。

問題は、振り返りと改善が出来る環境を社内に作ることができるか、という点です。この点を意識しながら、成功のポイントを考えてみましょう。

業務管理改革サイクル成功のポイント

前述したとおり、原価管理改善サイクルは「振り返りと改善出来る環境を作る事」が肝要です。環境構築のためのポイントを整理してみましょう。

経営陣や部門長を巻き込んで全社的に実施する

原価を確認し振り返る環境を構築するにあたって、日報の導入や会議の実施、他にも実行予算の承認など様々なところで全社的な仕組み改革が必要です。

経営陣や部門長の理解・協力があれば環境構築は比較的スムーズに進められますが、理解を得られないと小規模な課員間でやるしかなくなり効果は大幅に減退します。

経営陣や部門長の理解・協力は、業務改善改革サイクル成功に必要不可欠と言えるでしょう。

実行予算は必ず着工前に作成する

見積書を作成して以降、工事原価を確認するのは完工後というのはありがちなパターンです。

これでは、見積時の資材仕入単価や人工が実際と異なっていたり、想定していた下請け業者が利用できなくなったりしていても気が付くチャンスがありません。実行予算は必ず着工前に作成しましょう。

ただし、見積項目と同じ項目を実行予算書として作成するわけですから、手間や作業時間はどうしても従来より増えてしまいます。この点については工夫が必要です。

実行予算の承認を受けてから着工する

実行予算の承認は、着工時点で適正な利益が残っているかを判断するうえで非常に重要な要素です。

この時点で既に原価の見込に不足があったり、トラブルが予想できるような状態に陥っていないかを担当者のみの判断で実行するのは危険です。

また、利益を残すことを意識しすぎて原価設定が安くなりすぎていないかも注意が必要です。様々な視点が必要になるので、承認は部門長など責任者に依頼しましょう。

とはいえ部門長も多忙です。実行予算書を共有して承認を得るための時間をわざわざ取れないというケースも考えられるので、共有や承認の方法には工夫が必要です。

実行予算の実行状況が分かる工事台帳を用意する

工事台帳は完工後の実績を記載するだけの資料とするのではなく、承認された実行予算をもとに「どの程度原価を使ったか」「予定通りの原価で収まっているか」は適宜チェックが必要です。

そのために都度現場代理人や施工管理者の報告を待っていては時間がかかってしまうので、現場で日報を作成することを徹底し、管理部門が工事の進捗率を除いた工事台帳を作成することで対応しましょう。

そうすることで実行予算の実行状況が日次・週次などで把握できるようになります。

管理部門には工事台帳作成という追加業務を依頼することになります。資料作成のフロー管理や日報の提出管理など手間が増えるので、この点には工夫が必要です。

会議などで定期的に現場の状況を共有する場を持つ

営業マンが各商談の進捗状況をチームで共有し合うように、工事原価についても定期的な共有の場が必要です。工事台帳をもとに、以下のような情報を上長と共有しましょう。

  • 各現場で実行予算通りの原価で進行しているか
  • 原価の追加が必要な場合、どのような理由で何の項目に追加が必要か
  • (承認を受けたうえで)原価の追加を行った場合、何故追加が必要だったのか

進行中の現場について共有する場合には、主に上記のような議題が必要です。

ポイントとなるのは、原価の追加が必要な場合にはこの会議の場や必要なタイミングですぐ上長と相談することを徹底して、自由に追加できる状態を作らないことです。

また、発注書や請求書ルールを徹底することで材料費や外注費は安易な金額変更を受け付けないようにすれば更に堅牢な原価管理ができます。

工事原価管理のポイントを理解しても「できない理由」が残るワケ

ここまで、原価管理改革サイクルやその成功ポイントを紹介しました。ここで紹介したもの以外にも様々な「原価管理ノウハウ」が発信されているので、どこかで何かしら見たことのある方もいるはずです。

注目しなければならないのは、それでも実践できない企業がいるという点です。

建設業界の管理体制は長らく問題視され、原価管理を改善すべきだという提言も数多くされています。かつ、具体的なノウハウも様々なメディアを通じて発信されているはずです。

にも関わらず、未だ旧来の方法から脱出できない企業が存在する理由を考えなければなりません。

必要性は分かっていても実施できない理由

改善を実施していない企業の多くも、「必要性」自体は理解しているはずです。にも関わらず実施に踏み切れないのは、そこに多くの手間と時間が必要になるからです。

例えば、ここまで紹介した原価管理改革サイクルで発生しうる手間をピックアップしてみましょう。

原価管理改革サイクル実施にあたって発生しうる手間

1.見積書や工事台帳とは別に実行予算書を作成する
2.部門長などに実行予算書を見てもらい、承認を得る
3.管理部門にて工事台帳を別途作成する
4.原価を正確に把握するための日報を毎日現場担当者が書く
5.会議で共有するための資料を作る
6.会議を開くために関係者を招集する、会議を開く時間

原価管理改革サイクルを実施するだけでもこれだけ新しいことを、日常業務をこなしながら実施しなければなりません。実際の現場では忙しいうえに人手が足りず、やりたくてもできないというのが本音ではないでしょうか。

工事原価管理が改善できるITシステムを導入しよう

ITシステムを利用すれば、データの入力さえ出来れば工事台帳が自動作成されたり実行予算が簡単に整理できたり、申告・承認がオンライン上で完結する等機能面から手間や作業時間をサポートしてくれます。

工事原価管理にITシステムを利用するメリット

ITシステムを利用すれば様々な効率化が図れることは前述した通りですが、何よりのメリットは「業務の流れに組み込める」という点です。

実行予算書を作成したり工事台帳を作成するにあたって、それぞれ独立した作業時間として確保するとただただ業務時間が増えていくばかりです。

システムを導入しておけば、業務の報告など従来やっている作業を置き換えるだけで、副次的に実行予算書や工事台帳などが出来上がるので、別途時間を費やす手間が発生しません。

「工事原価管理の必要性は感じているけど忙しいから出来ない」という場合なら、ITシステム導入は必要不可欠です。

課題解決基準で選定すれば、システム導入は怖くない

原価管理改革サイクルを提唱した西井氏の元資料では、「自社でカスタマイズできるソフトを活用して自社にあった仕組みを作る」ことが重要とされています。

原価管理システムを導入しても自由に手直しができずに運用できなくなったケースまで紹介されています。

残念ながら、このケースは「そもそも正しいシステム導入がされなかった」と言わざるを得ません。

原価管理を改善したいからといって、原価管理に特化したシステムが必要であるとは限りません。自社の課題を明確に整理し、その解決方法としてITシステムを選定する必要があります。

システム導入に失敗したくないなら、課題の整理方法から学ぶべきです。以下のサイトはリフォーム業向けに書かれた情報サイトですが、どのような業種でもシステム検討のノウハウを学ぶことができます。

工事原価管理には、横断的な管理ができる「アイピア」がおすすめ!

工事原価管理ができるITシステムアイピア

アイピアは私たちが提供する、クラウド型業務管理システムです。

1番の特徴は、「1つのシステムで業務を横断的に管理できる」という点で、顧客管理、見積作成、実行予算作成、発注、請求、入金などあらゆる業務管理をカバーしています。

営業マンから原価管理担当者、経理担当者まであらゆる社員が利用できる

アイピアの実行予算管理ページ

工事原価管理は組織が一丸となって改革すべきことなのに、営業マンは見積書をExcelで作り、データを受け取った管理者がまた別のExcelで実行予算書を作り・・・などしていては非効率です。

アイピアなら見積書の作成・印刷が自由に行えるだけでなく、作成した見積書をそのまま転用して実行予算を作成することができます。見積情報に記載した原価を少し編集するだけで、新たに実行予算書を作る手間が一切ありません。

インターネット経由で閲覧するクラウドだから、いつでもどこでも使える

作成された実行予算は、わざわざ共有しなくても誰もが確認ができます。会議の際にも、アイピアを見ながら議論が交わせるので特別な書類をわざわざ用意する必要はありません。

工事台帳など必要な書類が自動的に作成される

アイピアの帳票例

工事台帳の自動作成は当然のこと、月次の売上・粗利集計も受注段階、完工段階など様々な集計帳票が作成できます。集計期間は自由に設定できるので、会議用に週次のデータを抽出するなども思いのままです。

標準原価の設定など、利益の安定化を生む様々な補助機能も搭載

原価の入力も、ただ手入力していくだけではありません。例えば原価単位が担当者によってバラつきが発生しないように工種ごとに標準単価を設定できたり、過去に作成した見積情報を引き込んで再利用できるなど利益や原価の安定化をサポートする機能がたくさん用意してあります。

その他工事原価管理ができる管理システム一覧

アイピアの他にも、様々なITシステムが工事原価管理の効率化を手伝ってくれます。以下に主要なITツールを列挙しますのでぜひ貴社に合ったシステムを見つけてください。

勘定奉行11(OBC社)

勘定奉行シリーズは、累計63万社以上の企業に導入される老舗の原価管理システムです。財務・会計管理パッケージでの導入シェア率も高く、スタートアップから上場企業まで幅広い層の信頼を集めています。

建設・建築業特有の経理業務に合わせて、仕分入力や完成振替など様々な機能を用意しています。費用はダウンロード型:740,000円~、クラウド型は要問合せとされています。

建設原価管理ソフト「本家シリーズ」(アイキューブ)

本家シリーズは「現場の今、お金の今が分かる」をコンセプトにアイキューブ社が開発した原価管理ソフトです。日報入力を通じて瞬時に現場の原価や利益管理が可能で、業務フローに取り入れるだけで様々な改善ができそうです。

導入形態は基本的にオンプレミス(ダウンロード型)ですが、「本家シリーズネットワーク版」に限り、NTTコミュニケーションズ社の「cloudn」を通じてクラウド運用が可能です。ただし、cloudnに別途料金がかかるうえ導入費用等も個別相談が必要です。

EX工事管理システム(CASIO)

EX工事管理システム
CASIO社が提供するEX工事管理システムは、中小規模の工事業向けの工事管理システムです。一般的な業務フローである「見積作成」「受注管理」「工事台帳作成」「請求管理」「入金管理」が一気通貫で管理できます。ただし見積作成はエクセルで行うことになります。

エクセルで作成した見積データをcsvとしてシステムに入れ込む仕組みなので、既存のエクセル管理をどうしても廃止したくない、という場合には検討の余地があるかもしれません。

また、EX工事管理システムの契約・購入は主にCASIO社ではなく代理店業者とのやりとりです。代理店業者によって提供方法が異なる点には注意が必要です。

【EX工事管理システムを取り扱う代理業者(一例)】
株式会社ジャスト・ワーク
株式会社OAPシステム
株式会社東洋通信

どっと原価NEO(建設ドットウェブ)

どっと原価NEOは総合建設業に限らず小規模なリフォーム工事業者にも利用される原価管理システムで、前シリーズ「どっと原価」の導入企業2500社の利用傾向や要望から改善されたバージョンアップ品です。

会計ソフトや給与ソフトとの連動で業務の一元管理が可能な他、オリジナル帳票をExcelで自由に作成できる「Excelフリー機能」が特徴的です。オンプレミス(ダウンロード型)なら買い切り850,000円~、クラウドなら年間利用料240,000円~と月額20,000円~で利用できます。

適切な原価管理で利益が残る体制をつくろう

徹底した工事原価管理には、原価管理改革サイクルを理解することと実践できる環境を整えることが重要です。

原価管理改革サイクルはPDCAサイクルと同じで、実施すぐに効果が出ることを期待するよりも、業務の振り返りと改善を繰り返すことで少しずつ状況を好転させることに重点を置きましょう。

また、今回はITシステムも紹介しましたがシステムを導入するだけ、情報を入力するだけでは思ったような効果を得ることは根なんです。

繰り返しますが、情報を通じて振り返りと改善を繰り返して、利益の残る工事原価管理を実現しましょう。

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  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
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