【工務店の業務改善】施工管理の効率化方法と効率化のメリットとは

工務店の業務改善を行うには、施工管理を効率化させる必要があります。
施工管理の業務は、工事のスケジュール管理や工事に必要な資材や人件費などにおける原価管理、従業員や近隣住民への安全管理など多岐にわたります。
施工管理を効率化させることで、工務店の業務改善につながり、生産性向上やコスト削減などのメリットが得られます。

本記事では、工務店が業務改善を行うメリットや、業務改善を行うポイントを詳しくお伝えしていきます。

工務店の業務改善が必要な背景

工務店をはじめとする建設業は、産業別にみてもテレワークの導入状況は低い状態にあります。工事を進行させるにあたって、膨大な業務量によって、従業員の長時間労働や、書類の作成ミスによる時間のロス、情報伝達ミスによる施工ミスでお困りの工務店さまも多いのではないでしょうか。

ここでは、工務店が業務改善するべき背景についてお伝えします。

建設業における３６協定

多くの企業に業務改善を急かす要因の一つに、３６協定の存在があります。
36協定とは、労働者が時間外労働をする際に結ばなければならない協定で、2018年に大きく改正されました。
これまで除外されてきた建設業界も、2024年4月から改正後のルールが適用されます。
改正後のポイントは以下の通りです。

これにより、かねてより長時間労働の問題を抱えている建築業界も早急な対応を迫られることになりました。

生産性の低下

施工管理における業務では、まだまだ紙や電話、エクセルなどアナログなやり取りを行っているというような企業さまが多いのではないでしょうか。
アナログなやり取りを行っている場合、リアルタイムな情報共有や複数人との情報交換ができない、といったことや情報の紛失や情報の共有漏れが起きる場合があります。

例えば、建設現場では、工程の進捗情報の管理や施工情報の記録として写真を撮影し保存をしますが、工事の現場が大きくなればなるほど写真の枚数が増え、数百枚、数千枚に上ることがあります。
また、複数の工事案件の写真をエクセルやファイルで保存していると、管理するのに手間と時間がかかります。

施工管理の仕事は、見積書作成や工程表の作成など多くの事務作業がある為、アナログで対応している場合、生産性が低下してしまいます。
また、現場への指示やスケジュールの変更など、情報が正しくリアルタイムに共有できていないと、施工ミスや工期の遅れにもつながります。

こういったアナログなやり取りでのトラブルや生産性が低下している場合は、アプリやシステムを使用することで改善することが出来ます。

建設現場における人手不足

昨今、建設現場で働く人口は年々減少しています。
人手不足によって、職人の労務費が上昇し続け、建設コストが増加しています。また、「仕事はあるけど、人が足りない」といった事態に陥っているのです。

実際どれほど建設現場の人口は減少しているのでしょうか。

引用：プレジデントオンライン

このグラフを見ると、2000年あたりから建築業に就く人口が減少し続けているのが分かります。
原因としては以下のことが挙げられます。

現段階では、工事現場で実際に工事を進行させる職人、工事監理によって職人をマネジメントする技術者どちらも不足しています。よって、工事現場において職人の長時間労働や人で不足による生産性の低下が問題となっています。
これらの問題を解決するためには、工務店をはじめとする建築業の業務改善が必要となってきます。
問題を解決するためには、若年層の雇用促進が重要になってきます。
また、システムやアプリなどを導入し、DXを推進させることで在職人の負担を減らすことが出来ます。

施工管理にシステムを導入することで、工事のデータを一元管理でき、適正な会計処理や迅速な経営判断に繋がります。

顧客とのコミュニケ―ションが取りづらくなっている

工事を成功させるには、顧客との情報共有は欠かせません。円滑な工事の進行や要望通りに建築物を完成させるには、お客様と入念にやり取りをする必要がある為です。

昨今新型コロナウイルスの影響で、対面での商談が厳しくなっており、その中で、お客様の要望通り工事を完成させるには、オンラインでの商談に対応する必要があります。
2025年の壁と言われている中、工務店をはじめとする建築業が生き残るためには、社会、顧客のニーズに合わせて変化しなければいけません。
お客様との商談をオンラインで行うには、アプリやサービスを活用することで、迅速な対応に繋がります。

アプリやサービスで出来る主な機能は以下の通りです。

これらの機能は一例ではありますが、顧客とリアルタイムな情報共有が出来るため、迅速な対応が可能になります。
こういったオンラインでも商談が可能な環境を整えることで、顧客の要望通りの工事を完成でき、顧客満足度向上につながります。

業務改善を推進するメリットは？

工務店が業務改善を行うことで、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減でき、業務の効率化につながります。
工務店における「ムリ」「ムダ」「ムラ」の一例として以下のものが挙げられます。

これらを削減することで、コスト削減・生産性の向上・ワークライフバランスの実現が可能になります。

コスト削減

工務店が業務改善を行うことで得られる大きなメリットの1つとして、コストの削減が挙げられます。

たとえば、システムを導入し、工事管理に必要な事務業務の手間を省くことが出来ると、従業員の労働時間を削減でき、人件費の削減につながります。
また、原価管理が適正にできるため、余計なコストを可視化でき、迅速な経営判断につながる為、コストの削減が可能になります。

生産性の向上

業務改善によって、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減することで、生産性を向上させることが出来ます。

例えば、これまで事務作業に充てていた時間を削減できるため、工事案件を増加させることが出来ます。
また、従業員においても無駄な業務を省くことができ、少ない労力で工事を行うことが出来るため、職場環境の改善につながります。結果として、生産性が向上し、会社の利益に繋がるでしょう。

ワークライフバランスの実現

これまでアナログで行っていた、工事管理に必要な業務を効率化させることで、従業員の残業時間を削減でき、ワークライフバランスの実現が可能になるでしょう。
過酷な労働時間の中、工事を行ってきた職人にとってプライベートの時間を確保できると、仕事への意欲を高めることが出来るでしょう。

施工管理の効率化を行うポイント

では、実際に工務店が業務改善を行うにあたってのポイントをお伝えします。
ポイントは以下の4点です。

QCDを意識する

業務を改善する際に意識するべき要素にQCDというものがあります。
QCDとは以下の英単語の頭文字をとってつけられたものです。
Q：Quality（品質）
C：Cost（コスト）
D：Delivery（納期）

それぞれの要素については以下に示していますが、バランスよく向上させることが必要です。

業務を可視化する

工務店が業務改善を行うポイントは、「業務を可視化する」ことです。
業務改善を行うにあたって、まず、自社が抱える課題を洗い出す必要がある為です。ただやみくもに行っても、結果には繋がりません。
工事現場におけるシステムや業務フローを見直し、再検討することで、効率化すべき点を見つけることが出来ます。

そして、改善すべき業務に優先順位をつけ、「改善することで高い効果が期待できるもの」を優先的に改善するとよいでしょう。

チャット・コミュニケーションツールの活用

業務改善を進めるにあたってのポイントとして、チャットやコミュニケーションツールの活用が有効的です。
社内連絡や工事の進捗情報をリアルタイムで把握することができ、情報格差や情報の見逃しを防ぐことができます。

ビジネス用のチャットやコミュニケーションツールではチャット機能だけでなく、タスク管理や撮影した写真の共有、ファイルの送信など、あらゆる情報をリアルタイムに共有することができます。

クラウドサービスを活用する

工務店が業務を効率化するうえで、クラウドサービスを活用することが有効的です。
クラウドサービスには、具体的に以下の機能があります。

また、システムを導入することで、情報をリアルタイムで閲覧、編集することができ、これまで時間がかかっていた事務作業を効率化させることができます。
例えば、自動で見積書を作成することができたり、施工の記録としての写真を案件ごとに管理できるため、「ムダ」を省くことができます。

施工管理業務の効率化によるシステム活用のメリット

上述した業務効率化の方法の中で、最も有効的なものは業務管理ができるクラウドシステムやアプリを導入することです。
建築業界は、他の業界に比べIT化が遅れています。
今後、建築業界で生き残るためには、ITツールをいかに活用できるかが重要になってきます。
では、システムやアプリには具体的にどのような機能があり、導入することでどのような効果が期待できるのかを4つのポイントで見ていきましょう。

場所と時間を選ばず作業ができる

システムやアプリを使うとなぜ業務が効率化できるのかという理由の一つが、いつでも、どこでも利用することができる点です。
システムやアプリでこれが叶う機能は、以下のようなものです。

クラウドのシステムやアプリを使えば、インターネットの環境さえあればどこでも業務をこなすことができます。

案件や工事について何か変更があった際にも、それぞれがシステム上で情報を更新できるため、わざわざ会社のパソコンで作業をしなくても済みます。

事務業務や経理業務を隙間時間ですることも可能になるので、本来やるべき業務に時間を割くことができます。

リアルタイムで情報共有

施工における情報をその場で共有できるのもシステム・アプリの特徴です。
リアルタイムで情報共有ができることに特化した機能は以下のようなものです。

工程管理をクラウド上で行えば、工事の進捗がリアルタイムで確認できるため、スケジュール管理や現場管理が簡単になります。
工事写真や図面も、その場で共有できるので、カメラやPC、資料を現場に持ち運ぶ手間もなくなります。

さらに、図面や工程表に変更やコメントが発生した際に関係者に通知する機能を搭載したシステム・アプリを使えば、確認漏れを防ぐこともできます。

簡単に書類作成

業務効率化を図る上で欠かせないのが、書類・帳票の作成や管理などのバックグラウンド業務です。
これを助ける機能は以下のようなものです。

顧客情報と過去の案件を紐付け、そこから見積書や請求書をワンクリックで作成できたり、実行予算を抽出することも可能です。
複雑な原価管理もシステム・アプリ上なら簡単に行えます。

また、エクセルでは一人が作業していたら他の人が使えないところを、クラウド上なら複数人同時に使ってもそれぞれが書類の作成や管理ができるので、無駄がなくなります。

さらに、ペーパーレス化が実現することにより印刷代や人件費などコストの削減、書類をファイルで管理する手間も省くことができます。

情報を一元管理

工事を円滑に進めるためには、お客様の最新の情報を把握し、素早い対応を取ることが重要です。

そのためには、顧客情報や案件を一元管理することが有効です。
顧客情報の管理に役立つ機能は以下のようなものです。

クラウドシステムやアプリを使えば、会社にいないときでもお客様の情報をすぐに探し、確認することができます。

また、社内全体で情報を管理できるので、担当者でなければわからないという属人化を防ぐことも可能です。

変更やトラブルがあった際も、担当者の確認待ち作業の時間を省き対応が可能になるので、顧客満足度の向上にも繋がります。

施工現場の効率化の鍵、『アイピア』システム

アイピアは、建設業・リフォーム業の効率化だけを考えた機能が搭載されているクラウド型業務管理システムです。

見積に含まれる原価情報を取込み、発注までをワンクリックで処理刷ることが可能で、同じ情報を何度も入力する手間が一切なくなり、業務時間が大幅に短縮され発注漏れを防ぎます。
見積書の作成や印刷が自由に行え、作成した見積書をそのまま転用して、実行予算を作成することもできます。

また、工事台帳の自動作成や月ごとの売上から粗利集計もなど、様々な集計台帳が作成できます。

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まとめ

工務店が業務改善を行うことで、生産性の向上やコスト削減、ワークライフバランスを実現させることができます。

建設業の人手不足や生産性の低下を打破するためには、業務改善を行っていくことが求められます。
効率化に必要な業務を洗い出し、業務を可視化することで課題を見つけられることができます。今回ご紹介したポイントを参考に、業務改善を行ってみてはいかがでしょうか。