業務改善の進め方~業務改善に役立つITツール~

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「ITツールを活用したら業務効率が上がります」と、よく耳にしませんか?

良いことは分かっているけれど、具体的に何から始めれば良いのか分からず、手つかずになってしまっている企業、担当者の方も多いのではないでしょうか?

しかしながら、企業において、業務効率や生産性を向上させる活動が重要であることは明白です。また、現代ビジネスで、ITツールを活用しながら業務改善を進めることは、必要不可欠といっても過言ではありません。

ここでは、業務改善について解説した上で、進め方や、ITツールをソリューションとした場合の進め方をご紹介していきます。

業務改善とは

業務改善とは、業務内の問題点を改善し、より高い価値を生み出すことです。

ビジネス活動ではヒト・モノ・カネ・情報といった多くの資産が動き、顧客に価値ある商品・サービスを提供することで利益を上げています。
しかし業務がスムーズに進まず、製品の品質が想定よりも低い場合、企業は本来の利益を得ることはできません。
企業が業務停滞に陥る原因は、経営状態や業務体質など状況によって異なります。

企業が業務停滞に陥る主な原因は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つといわれています。

ムリムダムラ表

業務改善は「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、企業が保有資産を有効活用できる状態にすることを目的としています。
そのため、業務改善を進めるにはまず、自社のムリ・ムダ・ムラとなっている問題点を洗い出す必要があります。原因を把握し改善を行い、検証する、そしてまた改善といった形でPDCAサイクルをまわすように取り組んでいくことが重要です。

知っておくべき概念「QCD」と「4Ⅿ」

それでは、問題点を洗い出すために知っておくべき概念「QCD」と「4M」の考え方について解説します。

QCDとは

業務改善におけるQCDとは、「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の頭文字をとった略語で、業務改善の成果を定量的に判断するのに効果的な指標です。

QCD

QCDの3つは、それぞれの要素を向上させ、連動させることが重要です。どの要素も可能な限り向上させようと、多くの企業で努力が重ねられています。3要素のバランスをとることが必要で、偏りが生じている場合、業務改善の必要が出てきます。

例えば、品質を向上させるとコストがかかり納入にも時間がかかってきます。納期を早めることを重視しすぎると、品質低下や配送コストがかかる等の問題が発生する可能性がありますよね?
このように、健全な経営を目指すには、このQCDのバランスをとることが重要でどれかが著しく高かったり低かったりしてはならないのです。

また、QCDを満たすのに必要な業務プロセスを遂行するために重要となってくる要素が4Mです。

4Mとは

QCDを満たす為には、4Mという要素を考えることが重要です。

4MとはMan(人)・Material(モノ)・ Machine(機械)・Method(方法)です。製造業における品質管理の要素です。

4M

  • 施工管理システム

業務改善の進め方

では、上記のことを理解した上で、業務改善の進め方について説明します。
業務改善は、業務の現状・全体把握から始まる、7つの手順で進めていきます。

手順1:業務の全体把握

まず最初に行うべき作業は、「現状を知ること」です。そのために行う作業が業務の棚卸作業となります。

労力のかかる作業のため、外部コンサルを入れて一気に行う会社もありますが、エクセル等を用いて一覧表にまとめて行う方法もあります。

アンケートやヒアリングなどの方法を用いたり、業務を書き出していく作業を行います。日次、週次、月次などの期間であったり、業務を大きな括りでまとめたりして書き出していくと良いでしょう。また、業務プロセス同士の繋がりについても明確にしておけば、「あっちを改善したらこっちが悪化した」といった事態を避けることができます。

※できれば、この時、各業務の粒度ができるだけ均一になるように調整した方がよいですが、難しい場合は特に気にせず進めても構いません。

結果を、エクセル等を用いて一覧表にまとめ、対象とする業務の現状・全体像を把握します。

手順2:問題がある業務の明確化

手順1で一覧表にまとめた業務に対して、各業務の発生頻度、どのくらいの時間をかけて処理しているか等の追加情報を記入していきます。

完成した一覧表と、QCDと4Mの概念をもとに、「問題がある業務」(例えば、作業時間が長い業務など)を明確にします。

手順3:問題の要因分析

手順2で抽出した「問題がある業務」を分析し、問題の要因を考えます。

問題点を原因まで突き詰めて考えることと、関連する業務についても確認することが大切になってきます。
例えば、作業時間が長い業務について考えてみます。
処理する伝票が多く時間がかかる場合と、提出される伝票の間違い訂正に時間がかかる場合とでは、取るべき対策は異なりますよね?
このように、なぜ問題となっているのかをよく考え、真の要因を明確にすることが大切です。

手順4:対策の検討・選択

様々な視点で業務改善のアイディアをどんどん出していきます。問題の要因に対する対策案(ソリューション)を明らかにし、費用対効果の高い最善策を選定します。

対策には、ワークフローツールやRPA、AI-OCRなどといったITツール活用のほか、マニュアルを作成する、担当者に対する教育等、コストがあまりかからないものもあります。

手順5:改善計画を立てる

洗い出された問題点に優先順位をつけて改善計画を作成します。

改善策をスムーズに遂行するため、誰がいつ何をするのか等、計画を立てます。
特に、並行して改善を進める場合や、大規模な改善策を実行する場合は、より綿密な計画を立てる必要があります。

手順6:改善策の実行

改善計画に基づいて、改善策を実行していきます。ここでは、状況に応じて細かい評価と改善をすることが大切となってきます。計画を綿密に立てていたつもりでも、現場でトラブルが発生したり、予測した結果が出ないということも多々あります。

定例会議などを設け、定期的に進捗を確認することで、スムーズに進みやすくなるでしょう。

手順7:改善後の業務の定着化

改善策を実行したら、結果を分析します。何が要因で成功したのか、何が原因で達成できなかったのかを分析して、必要があれば問題点を洗い出し、改善を行います。やりっぱなしにしないことが大切で、改善後の業務を定期的に確認し、定着化を図ります。
改善案が現場に馴染むことで一時的な改善ではなく長期的な改善となるため、安定した業務の遂行が可能です。

改善後のフォローを怠ると、改善前の業務に戻ってしまうこともあり得るため、注意が必要です。

問題の所在や原因が明確でないと、効果的な対策を決定することができないため、手順1~4までが業務改善の要と言えます。

特定のITツールの導入が決定している場合の業務改善

通常、手順1~4を踏んでソリューションを選択する方法が多いと思います。しかし、もし初めから、「特定したITツールの導入」をソリューションとして決定している場合はどうでしょうか?その場合、一般的な業務改善の進め方では多くの無駄が発生してしまいます。
先ほどご紹介した業務改善の進め方で、要となる手順1~4をもう一度振り返ってみましょう。

  • 手順1:業務全体の把握
  • 手順2:問題がある業務の明確化
  • 手順3:問題の要因分析
  • 手順4:対策の検討

通常の業務改善の進め方であれば、ソリューションは手順4で決まるはずです。
しかし、特定したITツールの導入が決まっている場合では、ソリューションが先に決定していますよね?

ソリューションが既に決定している場合、通常の業務改善のように「手順1:業務の全体把握」をすると、無駄足を踏んでしまうことになります。
なぜなら、ソリューションに適合しない業務も一緒に棚卸しされ、一覧表に含まれてしまうからです。そうなると、どれがソリューションに適合する業務なのか、業務を選択する過程(手順2~3)を追加する必要がでてきてしまいます。

つまり、特定したITツールの導入がソリューションとして決定しているのであれば、手順1で、「業務の全体把握」は実施する必要がないのです。
RPAやAI-OCRなど、特定のITツールがソリューションとして決定している場合、そのソリューションに適合した業務や作業だけを絞り込んで棚卸しできれば、業務改善をかなり効率的に進めることが可能となります。

  • 施工管理システム

(一例)ソリューションをRPAに決定した場合の業務改善の進め方

例として、業務改善のソリューションとしてRPAが決定している場合の進め方をご紹介します。
RPAは、『PC作業』を自動化するツールです。
そのため、手順1では、『PC作業』に絞り込んで棚卸しを行う必要があります。この注意点に気を付けて、業務改善を進めましょう。

手順1:PC作業の把握

業務ではなく、さらに細かい単位の「作業」を洗い出します。

業務の全体把握を進めては、時間がかかり過ぎてしまいます。その為、「PC作業」に絞って棚卸しを行います。

業務・組織の視点、PC作業の視点

この時、「業務・組織の視点」と「PC作業の視点」を掛け合わせて考えると良いです。

手順2・3を省略

 

手順4:対象作業の決定(費用対効果を踏まえて)

手順1で既にRPAに適した業務(=PC作業業務)が洗い出されているので、あとは費用対効果を考えて自動化する作業を選んでいきます。(この時、作業時間が長いものを抽出すると高い効果が得られやすいです。)

手順5:改善計画を立てる(RPAの構築)

次に改善計画を立てます。
改善計画を立てる方法は以下の二つです。

試行導入

導入によってRPAの効果を十分に発揮できるか、デメリットが発生しないかどうかをシミュレーションします。計画した方法、製品が実際に業務にマッチするかという適合性検証も行います。トライアル導入と考えればわかりやすいでしょう。

パイロット導入

トライアル導入に続く、導入の準備を整えていく部分です。導入後にどのようなプロセスを経て社内での本格運用をスタートさせるか、さらに適用する業務の範囲を拡大していくのかといった「導入後の展開を考えた」具体的な検証をしていきます。また、管理者や業務担当者向けの導入ガイドラインやマニュアルも作成します。

手順6:改善策の実行

本格的な導入となります。多くの場合は部分的にスタートします。RPAではスモールスタートし、検証して見直し、そこからさらに拡大運用していくという方法をとるのが一般的です。

手順7:改善後の業務の定着化

管理者や業務担当者の意見もヒアリングし、改善すべき点がないか、さらに検証を続けていきます。同時に適用業務の範囲拡大や、複数の部署・部門、あるいは社内全体へ等、範囲の拡大も視野に入れていきます。

このように、初めにソリューションが決定していることや、それに伴った棚卸し作業の絞り込みが出来ているため、通常の業務改善より、効率的に進められることになります。

  • 施工管理システム

業務改善に役立つITツール

上記のようにITツールに適合した業務を見つけるには、様々なITツールを理解する必要があります。現在、市場には幅広いITツールが存在し、問題に対して効果的な対策を選定することは簡単ではありません。ここでは、多くの企業において業務改善に役立っている代表的なITツールを紹介します。

ツール例 :RPA| UiPath AI-OCR| CLOVA OCR

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

近年急速に注目度が高まっているデスクワークの自動化を実現するソフトウェアです。RPAは定形業務の自動化を実現します。
そのため、一定のルールに基づいて業務手順の型を作成できるのであれば、部署や業務に関係なくRPAを導入して業務を自動化することが可能です。

RPAの導入により、その業務のリソースを他の生産性の高い業務に従事させられるため、費用対効果はかなり高いと考えられます。

特徴

  • PC作業(キーボードやマウスの作業)の自動化が可能。
  • 様々なソフトウェア・アプリケーションを横断して実行が可能。

適用例

  • エクセルファイルからシステムへのデータ登録
  • システムで検索し、該当するデータを抽出
  • 報告書などのエクセルファイル作成(データ集計・加工を含む)
  • システムからシステムへのデータ連携
  • 複数システム間のデータチェック
  • メールの送受信

AI-OCR

AI-OCRは、従来のOCRの技術にAIの技術をかけ合わせたものです。
AI独自のDeep Learning(ディープラーニング)機能を取り入れることで、これまでOCRの課題となっていた文字認識の精度の低さや読取位置の調整、チェック作業といった非効率な業務をカットできるようになりました。
また、認識精度が向上したことにより、癖文字や達筆といった従来のOCRでは読取が難しかった文字であっても認識可能、かすれ文字などに関しても問題なく読み取ることが出来ます。

その為、例えば発注書や納品書、納品書といった多様なフォーマットの帳票であっても、スキャンするだけで項目を抽出することができます。
これにより、作業にかける時間コストと人員コストを削減することが可能になります。

特徴

  • 画像データの文章部分を文字データに変換することが可能。
  • AI技術により、手書き文字を認識することが可能。
  • 識字率(読取りの正確性)は90~99%。

適用例

  • 紙媒体の注文書を文字データに変換し、システムに取り込む。
  • PDFの請求書を文字データに変換し、システムに取り込む。

ワークフローツール

組織的な活動をする上で必要となる稟議処理。企業内では、さまざま稟議プロセスが紙ベースで流れており、現場担当者から課長や部長、場合によっては社長の決裁が必要となる場面が多いでしょう。

変化が激しいビジネス環境では、迅速な意思決定に勝るものはないと思います。ワークフローツールを使えば稟議処理を早めて、企業活動のスピードアップが実現できます。また、承認申請を出している場合、現在申請がどこの段階にあるのか、誰の承認待ちの状態で止まっているのかなども一目でわかるようになります。

特徴

  • ペーパーレス化を実現できる。
  • 過去の稟議の結果を容易に閲覧できる。
  • 外出先からも書類の承認や決裁が可能。

適用例

  • 稟議申請(予算申請~実行稟議)のデジタル化
  • 人事考課における評価データの集計、分析の円滑化
  • 総務諸届の円滑化

業務アプリケーション

業務に特化した改善を実現するのが業務アプリケーションです。生産管理システム、SFA(Sales Force Automation・営業支援システム)、会計システム、在庫管理システムなど、業務改善をしたい業務にあわせて選定すれば大きな効果が期待できます。

特徴

  • 作業工数の削減が可能。
  • データ分析の効率化がはかれる。
SFA(営業管理・支援システムとは?導入のポイントからおすすめ10選まで紹介

プロジェクト管理ツール

プロジェクト型の仕事を進める場合に、プロジェクトの成功を強力に支援するのがプロジェクト管理ツールです。コストやスケジュール、メンバーなどのプロジェクトにかかるリソースを管理し、各プロジェクトの進捗を可視化し、メンバー間の情報共有をスムーズにします。

特徴

  • プロジェクトの進捗状況をわかりやすく可視化できる。
  • 管理作業の効率化が可能。
  • 情報の共有が容易になる。
  • フォーマットを統一できる。
  • タスク管理機能、スケジュール管理機能、情報共有機能、レポーティング機能

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まとめ

今回は、業務改善の進め方についてご紹介しました。
業務改善に役立つ様々なITツールを理解し、自社に最適なものを選択することが業務改善を成功へ導く鍵となります。

また、特定のITツールの導入が決定している場合、そのソリューションに適合した業務や作業だけを棚卸しできれば、業務改善をかなり効率的に進めることが可能です。省略できる作業も出てきますので、身構えず着実に取り組み、自社の業務効率や生産性の向上を目指しましょう。

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AIPPEAR NET 編集部

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