見積書の鏡/鑑（かがみ）とは？目的や作成方法についてご紹介

見積書の鏡、もしくは鑑（かがみ）と言われて、何を指しているかわかりますか。
鑑なんて知らないという方も、実際には作成した経験や、いつも見ている可能性があります。

この記事では、見積書の鏡/鑑（かがみ）はどんなものなのか、目的や作成方法についてもご紹介していきます。

見積書の鑑とは

見積書の鑑とは、見積書の最初に付ける表紙です。
金額や明細が記載された見積書を1枚パラリと渡すのではなく、表紙を付けるのがビジネス上のマナーや習わしになっています。

鑑を添付する目的

鑑を添付する目的は、いくつか挙げられます。まずは、丁寧な印象を与えることや相手に好印象を抱いてもらうことです。
見積書を見て発注するか、契約するかを考えるケースが少なくありません。

また、相見積もりを取るケースも多く、ライバルと競い合う部分もあります。
丁寧で丁重な印象を与えることやしっかり対応してくれそうと思ってもらうことで、取引相手として選んでもらえることや信頼してもらえる可能性が期待できます。

さらに、鑑でどんな見積書かを一目で明らかにすることも目的の一つです。
ビジネスシーンでは、さまざまな見積書を検討する機会も多いうえ、相見積もりをすることも多いので、鑑を見て、見積書の概要がわかると便利です。

一方、情報漏洩防止の目的で使われることも少なくありません。
どんな工事か、いくらかかるのかなど細かい内容が関係者以外に簡単に漏れたりしないよう、表紙を付けてカバーします。

頭紙や送付状との違い

頭紙や送付状との違いですが、基本的に同じものと考えて問題ありません。
職場の慣習や上司や同僚によって使う言葉が異なっている場合があります。

前の職場では鑑と呼んでいたものを、転職先では送付状と呼んでいる、年配の上司は頭紙と呼んでいるといったケースも少なくありません。

ただし、職場により、見積書の表紙は鑑、それを封筒に入れて郵送する際にはさらに送付状を付けるなど、運用の仕方が異なる場合があるので、職場のルールを確認しましょう。

見積書の鑑の記載内容

見積書の鑑には、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか。
記載内容は職場のルールや取引先との関係などによっても違ってきますが、ここでは基本的な記載事項、一般的な内容をご紹介します。

日付

日付は見積書の作成日や発行日です。見積書は一般的に有効期限を設けることが多いです。

特に建設業では資材や建材の価格が変動することや人件費などが変動することもあるため、この見積額でできるのはいつまで、発行日から何ヶ月以内といったルールを設けるのが一般化しています。その基準となる日を記載します。

宛名

宛名は、誰宛ての見積書かを記載します。企業名または企業名＋部署名、さらに担当者名を書くか、個人のお客様なら個人名を記載します。もちろん、敬称も必須です。
会社や部署宛なら「御中」、個人名宛てなら「様」を付けましょう。

タイトル

タイトルは何の見積書かわかるように簡潔に明示します。
たとえば、「〇〇店の内装工事お見積書」などです。

前文

前文は簡単な挨拶文です。見積書を送付することや検討していただきたいことなどを簡潔かつ丁寧に伝えます。

本文（明細など）

本文には何を添付するかを記載するのが一般的です。
たとえば、見積書、明細書、スケジュール表と添付する書類名を記すことや見積書一式などと記載します。

備考

いつまでに検討してほしい、返答期限など、伝えたいことや注意点があれば記載します。

見積書の鑑の作成例

見積書の鑑の作成例をご紹介します。

鑑の作成時のポイント

見積書は担当する工事や会社の規模などにより、毎日のように作成することもあります。
相見積もりをする業者や個人も多いので、ルーティーン業務のように、いくつもの見積書の作成を担当する方も多いことでしょう。

見積書の鑑はビジネスマナーとして大切な役割を果たす一方、やはり重要なのは見積書の中身です。
見積書の鑑の作成に時間を取られていては、業務効率が悪くなります。そこで、見積書の鑑作成時のポイントをご紹介します。

取引先ごとに簡単なテンプレートを用意する

同じ取引先と継続的に取引しているケースや不定期でも常連の取引先からよく発注が入るといったケースでは、取引先ごとにテンプレートを用意するのがポイントです。

この点、1つのテンプレートをさまざまな取引先で使い回すと、取引先名を間違えるなど、とても失礼なミスをするおそれがあります。

そのため、取引先ごとにテンプレートを分け、鑑の作成の際に日付や本文など必要な部分だけ変更して作成すれば、スピードアップできます。

都度取引が多い、単発取引の個人客が多い場合は、企業向けと個人向けのテンプレートを作成し、宛名を間違えないよう、チェックできる仕組みを作っておきましょう。

見積書や鑑の作成が可能なシステムを導入する

見積書は表計算ソフトで、鑑は文書作成ソフトで作成している場合やいずれも表計算ソフトなどで作成している企業が多いのではないでしょうか。
かつての手書きしていた時代に比べれば、1つの進化ですが、今の時代はソフトを使う方法も非効率と言われるようになっています。

人手不足でダブルチェックやトリプルチェックをしてくれる人材や時間の確保も難しくなっている時代には、見積書や鑑の作成が可能なシステムを導入するのがおすすめです。
必要項目を入れるだけで、見積書と一緒に鑑も出力できることや電子的に送れます。

まとめ

見積書の鑑とは、見積書の最初に付ける表紙のことです。
鑑を添付する目的は、どんな見積書かを一目で明らかにすること、丁寧な印象を与えること、情報漏洩防止などが挙げられます。

頭紙や送付状との違いですが、ほぼ同じものを指していますが、職場によって違いを設けている場合もあるので確認が必要です。見積書の鑑の記載内容は日付、宛名、タイトル、前文、本文（明細など）、備考になります。

鑑の作成時のポイントは、取引先ごとに簡単なテンプレートを用意すること、見積書や鑑の作成が可能なシステムを導入することです。

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