見積書の納期記載方法とは？書き方やポイントをご紹介

記事更新日:2024/10/11
その他

見積書は、ビジネス取引において、取引条件や価格を明確に示すための重要な文書です。
特に、納期の記載は取引先との信頼関係を築く上で欠かせない要素です。
納期は商品の提供やサービスの遂行において、双方の期待を明確にする指標となります。

本記事では、見積書における納期の記載方法や注意点について詳しく解説します。

1 見積書とは？
2 見積書に納期記載が必要な理由
3 見積書に納期を記載する際のポイント
4 納期未定の場合の見積書の書き方
5 まとめ

見積書とは？

見積書とは、商品の価格やサービスの費用、納期、取引条件などを明示した書類です。
商談や契約に先立って、請負会社から依頼者側に提出し、双方の合意形成を助ける重要な役割を果たします。
また、見積書は、取引先との信頼関係を築くための基盤ともなり、後の契約内容を明確にするための証拠としても利用されます。

見積書の基本的な書き方

見積書には納期を記載することで、取引先に対して明確な期待値を示すことができます。
双方がスケジュールを立てやすくなり、業務の計画性が向上するとともに、信頼関係を築き、トラブルを未然に防ぐ効果があります。
納期以外に、見積書に記載する項目は以下の通りです。

構成要素

タイトル
見積番号・見積発行日
宛名
見積合計金額（小計・消費税・合計）
担当者
会社情報
件名・取引内容
工事場所
支払い条件
見積有効期限
予定工期
備考
見積明細

見積書に納期記載が必要な理由

見積書における納期の記載は、ビジネスの透明性を向上させ、顧客との信頼関係を築くために重要です。
納期を具体的に示すことで、顧客はサービスや製品の提供時期を正確に把握しやすくなり、計画を立てる際に役立ちます。

さらに、納期の明記はプロジェクトの進行管理を容易にし、関係者間での認識のズレを防ぐポイントとなります。
また、納期は法的な契約の一部としても機能し、有効期限が設定されている場合、万が一のトラブルや遅延が発生した際の対応策を事前に講じることが可能です。

見積書に納期を記載することは、形式的な手続きを超えた、信頼性のあるサービス提供のために欠かせない要素なのです。
未定の納期の場合でも、見積書にその旨を記載することで、顧客とのコミュニケーションを円滑にし、誤解を防ぐことができます。

納期が未定の場合の対処法

納期が未定の場合には、見積書にどのように記載するかが重要なポイントとなります。
プロジェクトの性質や進行状況により、納期を確定できないことがありますが、そうした状況においてもクライアントには誠実で透明な対応が求められます。
特に受注生産のケースでは、以下のような具体的な対応を取ることが重要です。

現状の説明
受注生産品の特性や製造プロセスの状況について、顧客に対して詳細に説明し、納期が未定である理由を明確に伝えましょう。
目安の提示
「正式受注後、〇日以内に納品予定」というように、納期の目安を示しましょう。
進捗報告
定期的に進捗状況を顧客に報告し、納期が決まり次第速やかに連絡しましょう。

納期が確定次第、迅速に情報を更新することを約束し、信頼関係を築くことが成功の鍵となります。

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見積書に納期を記載する際のポイント

見積書に納期を記載する際のポイントは、明確さを重視することです。
詳しく見ていきましょう。

明確さを重視する

具体的な納品日が決まっている場合は、日付を正確に記載しましょう。
しかし、受注生産などで納期が不確定な場合は、「正式受注後、〇日以内に納品」といった形で、納期の目安を示すことが重要です。

また、納期に条件や制限がある場合は、その詳細を記載することが求められます。
例えば、納品が祝日や週末を挟む場合の対応や、天候など不可抗力による遅延の可能性について解説することが有効です。

顧客との信頼関係を築くために、納期についての進捗報告を定期的に行うことも大切です。

納期変更の可能性を考慮する

見積書に納期を記載する際は、納期が変わる可能性についても明記することが重要です。
特に、受注生産や特殊な商品については、製造状況や外部要因により納期が変更される可能性があります。
そのため、「納期は状況により変動する可能性があります」といった一文を加えることで、顧客に対してリスクを理解してもらえます。
また、納期変更が生じた場合は、速やかに顧客に連絡し、適切な対応を行うことが大切です。

納期未定の場合の見積書の書き方

受注生産や在庫の少ないカスタマイズ製品の場合、納期が未定になりやすいです。
納期が不確定な場合、見積書の備考欄や各項目にその旨を適切に記載することが重要です。
例えば、「受注生産のため、納期はお客様の仕様や材料の調達状況により変動します」といった具体的な説明を加えることで、顧客に納期未定の理由を理解してもらえます。