値引き,条件,宛名…意外と知らない見積書の正しい書き方とは

業種職種、会社ごとにそれぞれの見積書のフォーマットがあり、入社してから教えられた方法で見積書を作成していると思いますが、見積書を作成する目的や各項目の役割や理由をしっかりと理解していますでしょうか?
いま一度見積書について学んでいきましょう。

見積書の目的

見積書とは、正式な契約を結ぶ前に請負会社から依頼者側に提出する書類です。
一般的には依頼内容の項目や各項目の単価や個数などが記載されており、依頼した場合に、どれくらいの費用が発生するのかを把握することができます。
また、金額の提示以外にもさまざまな役割を果たします。

トラブル防止

「見積書にどういった項目が含まれているのか」を明確にすることで、後からの支払いのトラブル防止を行うことができます。

見積書に必要な項目(表紙)

見積書タイトル

一般的には「御見積書」「お見積り」「お見積書」「見積書」などと記載します。

宛名

見積書の提出先によって書き方を使い分けます。
BtoBの取引の場合は、宛先を会社名のみを記載することが場合が多いです。ですが、ケースバイケースで担当者宛に送ることもありますので、最低限下記の3パターンは覚えておきましょう。
会社宛の場合:
株式会社 アイピア 御中
社長宛の場合:
株式会社 アイピア
代表取締役 田中 直也 様

担当宛の場合:
株式会社 アイピア
神戸 支店 営業部
営業 太郎 様

見積番号

見積番号とは見積書を管理する番号です。

事業を営んでいると多くの見積書を発行します。場合によっては、1案件に数種類の見積書を発行する場合もあります。
何時、誰に、どの見積書を発行したかを管理する為に見積番号が必要になります。見積作成ソフトを活用すると自動で通番を発行するので番号管理が楽になります。

発行日・提出日

発行日または提出日のタイトルで見積書をお客様に渡す日を記載します。
発行日・提出日を記載することで、いつ時点の見積書なのかが明確になり、見積有効期限の基準日となります。

差出人の情報

宛名だけではなく、差出人の名前も当然必要になります。
差出人を記載する際にも、先ほどの宛名と同様に、会社名のみ記載するケース、担当者名まで記載するケースなど、状況により書き方の使い分けが行われています。

少なくとも、宛名が会社名のみの場合は会社名だけ、担当者名まで記載した場合には、担当者名までのように、宛名と記載内容を揃えることが求められます。

見積金額

見積書の合計金額を表示します。明細の合計金額とずれないように気を付けましょう。

また、「総額表示の義務付け」の対象ではありませんが、税込金額または、税抜+税額とお客様が金額を誤認しないように明記した方が親切です。

納期

「〇年〇月○日」といった日付で記載する場合と、「契約後〇カ月」といった表記をすることが多いです。
建築業などの場合は工期を記載します。

見積有効期限

見積有効期限とは提出した見積金額の有効期限を記載します。
見積有効期限を明記しないと、料金体系が変わっていたり、原価が変わっているのにも関わらず、提出した時の金額で取引を求めれたりする可能性があり、トラブルの元になります。

振込先

お客様からお振込みいただくための振込先情報を記載します。

備考・特記事項

見積書や案件に対する補足説明や条件などを記載します。

見積書に必要な項目(明細)

項目名

商品名やサービス名などを記載します。

単価

項目ごとの一個あたりの金額を記載します。

数量と単位

項目の数量と単位を記載します。
住宅工事やリフォーム工事などの見積書の場合、他には見られない道徳の数朗や単位が記載されていることもあります。

例:m(メートル)、㎡(平方メートル)、㎥(立法メートル)、ケース、セット、台、枚、本、人工(にんく)など

それらをまとめて「1式」と記載することもあります。
その場合、見積明細書という形で内訳の報告を依頼されることもありますのでお客様に合わせて作成しましょう。

金額

単価に数量をかけた金額を表示します。

見積書を作成する際のポイント

他社の相見積もりの内容を確認・反映させる

相見積もりとは、お客様が今回買おうとしている商品・サービスについて、
料金や内容を比較する為に、他社にも同じ内容で見積作成を依頼することです。

相見積もりを行っているということはつまり、その内容が他社と比較されるということです。
お客様が相見積もりを行っているかどうかはしっかり確認して、料金や内容の要望について反映させることのできることは無いかを確認していきましょう。

はじめから値引きをしない

はじめから値引きをした金額で見積書を持っていくと、値引きした金額が基準となります。
お客様によっては、提示金額から値引き交渉をしようと考えている人もいます。

金額的に厳しい人もいれば、とにかく値引きしてもらったという事実が欲しい人もいるので、最初の見積金額は適正金額で提示するようにしましょう。

お客様と認識の相違が起きないように表記する

見積書は、お客様の依頼内容と自身が提案している内容に相違が無いかを明確にする目的があります。

お客様が分かるような言葉や詳細をしっかりと明記することで、お客様と認識の相違が内容にしましょう。

納品日を明確に確認・共有しておくこと

見積書を提出するにあたって、金額や内容以外にもお客様に確認してもらいたいことがあります。
「納品日」はそのうちのひとつです。

特に、リフォーム工事やシステム開発、ホームページ制作など契約後に作業が必要なものについては
トラブルを避けるため、いつ納品するのか、どういう状態で完成=納品できる状態なのかの認識を明確に共有しておく必要があります。

見積作成の効率化なら「アイピア」がおすすめ!

ここまで紹介したノウハウをすべて独自に実施しようとすると、かなりの時間と管理する手間がかかります。そこでおすすめするのが見積が作成できる管理システムです。

私たちが提供する「アイピア」は、シンプルな操作感で見積作成の様々な手間を効率化します。

簡単・感覚的な入力で社内を即効率化

アイピアの見積機能は、手入力で簡単に見積書や請求書、納品書を作成・印刷することができます。

一覧で編集できる、エンターキーで次の項目に進むなど従来のエクセル入力に慣れた方に寄り添う操作感で、素早い社内浸透をサポートします。

作成した見積を自動でデータベース化し入力機会を減らす

アイピアで作成した見積は過去情報として自動的にデータベースへ蓄積されます。

検索から簡単に探し出すことができ、作成中の見積へすぐ引き込むことが可能です。似た工事、同じパッケージ工事など見積書を作るときは特に大幅なスピードアップが期待できます。

見積明細をテンプレート化して積算業務を効率化

見積単価表や工事のパッケージなど、さまざまな場面で流用が求められる明細を「見積マスタ」というテンプレートとして保存しておくことが出来ます。

見積の入力ミスを防ぐだけでなく、見積書の作成にまだ慣れていない新人の方でもテンプレートを通じてすぐに見積書を作成できるようになります。

見積書のオンライン承認でワークフローを最適化

アイピアはクラウドツールであるため、インターネットが繋がる環境であればどこからでも利用する事ができます。

作成した見積書を上司に提出する際にも印刷する必要がなく、外出先からでもスマホからチェックしてもらうことが可能です。もちろん申告・承認機能もあります。

お客様に伝わるポイントを押さえてトラブルの無い受注を増やそう

分かりやすい見積書を作成することは、お客様への納得度を高めるだけでなく後々のトラブルを防ぐことにも繋がります。

ただし、見積作成に手間をかけていてはいつまでもトラブルは減りません。ITシステムを通じて作業を効率化し、正確な情報の載った見積書が作成できるのが「当たり前」の状況を作りましょう。

そうすることで初めてお客様のことを考える余裕が生まれるはずです。

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