見積書の有効期限を設定する目的と具体的な方法とは

見積書を提出する目的

まずは、見積書を提出する目的を確認しましょう。

見積書は、正式な契約の前段階として、内容や期限、金額を確認するために顧客に提出する書類で、目的は下記の2つです

1.双方の認識の違いを防止する

取引内容や金額、支払条件、納期などを明確にすることで、後々のトラブルを防止する役割があります。

2.契約の決意を促す

見積書があることで正式な金額を認識し、意思決定ができる側面があります。発注の決意を促す役割があります。
最近では、見積書を複数の会社に依頼する「相見積もり」が一般的になっていますので、見積書の内容や項目は重要になっています。
見積書は、取引先を決めるにあたって顧客の大きな判断材料になります。体裁を整えるのはもちろんのこと、取引内容を分かりやすく記載するするようにしましょう。

見積書の有効期限とは

有効期限を記載することで、その期間内であればその金額で契約できるという事になります。
有効期限が切れた場合には再度見積りを行う必要があります。
反対に、有効期限内の契約の申込は発行者は撤回ができないと定められていますので、しっかりとした見積書を作成するようにしましょう。

1.承諾の期間を定めてした契約の申込みは、撤回することができない。
2.申込者が前項の申込みに対して同項の期間内に承諾の通知を受けなかったときは、その申込みは、その効力を失う。
(引用:民法第521条)

有効期限を記載する目的は主に2つあります。

顧客に早めの発注を促す

見積書に有効期限を記載することで、「見積書に記載した条件で取引できるのはこの期限まで」という意思表示をすることで、顧客に早めの発注を促すことができます。

価格変動などに備える

BtoBの商談の場合、会社内で稟議を通す必要があるなど、見積書の発行から受注までに時間がかかるケースもあります。
そのような場合、材料の価格変動や販売の終了などによって、見積書に記載の金額では粗利を大きく下げたり、最悪の場合、赤字受注になる恐れがあります。

有効期限はどのくらいの期間が一般的?

有効期限の期日についての決まりはありません。
業種によって変わってきますが、2週間~長くても半年で見積書を提出することが一般的です。
有効期限が記載していない見積書を見かけることがありますが、期限を設けていないという事は、何年たっても見積書に記載している内容・金額で申込が可能になります。
価格の変更やサービス内容が変わっている場合もありますので、その時に改めて見積書を発行する形になるように有効期限は必ず設けるようにしましょう。
※記入例:『見積提出日から2週間』

見積書に記載する内容

  1. タイトル
  2. 発行日
  3. 発行元の名称(会社名・担当者・住所)
  4. あて先
  5. 通番(見積番号)
  6. 見積り金額
  7. 見積書タイトル
  8. 工期など(納入予定日・着工~引渡日)
  9. 納入場所(現場住所)
  10. 見積有効期限
  11. 支払条件
  12. 見積明細(明細番号、項目名、単価、数量、単位、金額)
  13. 消費税・合計金額
  14. 備考
  15. 提出者の印鑑(角印でOK)

見積書を提出するにあたっての注意事項

  1. 記入漏れ(見積提出日など忘れるケースが多いです)
  2. 役割・立場によって、上司の承認を取る
  3. 見積提出期間を守る
  4. 見積書と納品書にずれがないようにする

 

生産性を高める見積作成・管理システム

中小企業が抱える見積書作成における課題点として、個人単位での相違が考えられます。

社員によって使用するフォーマットが違うために、出来上がるデザインやレイアウトが変わってしまってはいませんか?
また、対応する社員によって価格単価が違うせいで正確な粗利管理が出来なくなってはいませんか?

このような課題は、社内で共有できるシステムを導入する事で解決します。

「クラウド業務管理システム アイピア」は、社内のあらゆる情報をクラウド上で一元管理できるシステムです。もちろん見積書も作成・共有することができます。

見積書のレイアウトを共通化

アイピアの見積書作成機能では、自社の要望に合った見積書レイアウトを選択し、社内全員でレイアウトやデザインを共通化できます。

見積単価を共通化

アイピアではマスタ情報に見積単価表を作成することが可能です。これにより、社員ごとの単価を統一することができます。
また、すでに作成した見積書を価格単価表にすることもできますので、同じ内容を何度も入力する必要がなくなります。

予算の見積を同時に入力可能(リアルタイムに粗利の表示)

アイピアの見積機能では、見積価格のみ入力する方法と、予算価格と見積価格を同時に入力することが選択できます。
また、事前に作成していた予算を原価率として見積価格を自動計算する機能もあります。
アイピアで見積書を作成すれば、電卓を使わずに見積書を作成することができます。
アイピアの見積機能はそのほかにもさまざまな機能が充実しています。
実際に画面を見られたい方は無料トライアルも実施していますので下記よりお気軽にお問合せください。

見積書の申告・承認機能

見積書を提出する前に、上司の承認を必要とするフローを設定することが可能。
設定した金額以上の場合は、申告が必要など、細かい設定も可能です。

過去の見積書を簡単検索・再利用可能

システムど登録された見積書は永久的に保存されるため、いつでも検索し、その見積書を変更して提出するなど、再利用が可能。

見積有効期限などの入力をルール化できる

有効期限や、支払い条件など、入力漏れが発生しないように、必須入力にするなど、細かい設定も可能です。
自社の運用ルールに合わせることが可能ため、導入時に、担当者にお申し付けください。

見積書 有効期限

※見積書作成時の画面イメージ

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