【無料テンプレート】作業報告書とは？書き方や作成時のポイントを解説

建設現場で働くうえでは、作業が一通り済んだら終わり、というわけにはいきません。
作業報告書を作る必要があります。
とはいえ、作業報告書をどう作れば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、作業報告書の書き方をご紹介します。
また、無料でダウンロード可能な作業報告書のテンプレートを作成いたしましたので、ぜひご活用ください。

作業報告書とは

その日の作業の内容を伝える書類が、作業報告書です。

その日の作業がどのような手順で行われたのか、誰によって行われたのかを報告する作業は欠かせません。
こうした作業報告がないと、次の日に現場を担当する人たちは、次はどう作業を進めていくべきなのかと混乱してしまうでしょう。

基本的には、会社が作業内容を把握・管理するために作られます。

作業報告書の作成方法

作業報告書はどのように作れば良いのでしょうか。
これまで会社で使い続けてきたテンプレートがあるのなら、報告書を作るのは簡単でしょう。

しかし、新しく会社を立ち上げ、新しく作業報告書を作らなければいけなくなったという場合は、一からテンプレートを作らなければいけません。

手書き

最近はパソコンで書類を作るのが一般的ですが、手書きのほうが手軽でやりやすいという方もいるでしょう。
その場合は、各項目を自分の手で書きながら報告書を作っていく必要があります。

もっとも、こういった報告書は作業が行われるたびに作らなければいけません。
その都度手書きで報告書を作るのは、大変手間がかかります。

テンプレートの活用

テンプレートにできる部分だけはパソコンで作ってしまって、後は手書きで報告書を仕上げていく、という方法もあります。
ここでは、報告書のもととなるテンプレートをご紹介します。

アプリやシステムの活用

パソコンで作業報告書を作る場合は、アプリやシステムを利用することもおすすめします。
専用のアプリはテンプレートを提供してもらえることも多いので、自分で一からテンプレートを作成する手間も省けます。

最近では、スマホのアプリを使ってより手軽に報告書が作れるようになっています。

作業報告書の記載項目

作業報告書を作るうえでは、いくつか欠かせない記載項目があります。

作業者名

誰が作業を行ったかを記載するのは、責任の所在を明確にするうえで欠かせません。

とはいえ、建設現場のように複数人で作業にあたる場合、作業員の名前を逐一書くのは面倒でしょう。
その場合、参加者の中で最も責任を持っている人の名前を書くようにしましょう。

作業日時

いつ作業を行ったか、ということも報告書で書き洩らしてはいけません。

作業件名

どのような作業を行ったかが明確でないと、そもそも何を報告しているのかが分かりません。
この箇所のこういった工事というように、件名を具体的に書くようにしましょう。

作業内容・進捗状況

作業内容も詳しく書くようにしましょう。
作業がまだまだ途中の場合は、どのくらい進捗したか、といったこともあわせて書くと詳細な報告になるはずです。

次回の作業予定内容

次回はどんな作業をするかというのも、報告書で書いておきたい項目です。
今回はここまで進んだので次はこのくらいまで進める予定、と計画性を持って書くようにしましょう。
今回の作業で完了した場合は、空白でも構いません。

備考

以上の項目で書ききれなかったことを記す場所として、備考の欄が設けられています。
また、作業内容をほかの作業員に引き継ぐ場合の連絡事項などを記す場合もあります。

作業報告書を作成するメリット

作業報告書は、作業が行われるごとに作成するものです。
作業を行うだけでも大変なのに、報告書まで書かなくてはいけないなんて面倒だ、と考える人も少なくないでしょう。

とはいえ、作業報告書を作ることで得られるメリットも忘れてはいけません。
メリットを踏まえておくと、報告書を作成するのも億劫ではなくなるはずです。

そこでここからは、報告書を作るとどんなメリットが得られるのか確認していきます。

情報共有をスムーズに行える

もちろん、情報共有は口頭でも行えるものです。
むしろそのほうが、いちいち報告書を作るよりも手間がかからず効率的なのではないか、と考える方もいるでしょう。

しかし、報告書という文面で残せる形で情報共有を行ったほうが確実なのは間違いありません。

作業効率の課題を可視化できる

作業報告書は、作成者にとってもメリットをもたらしてくれるものです。
たとえば、作業がいまいち進まなかったという時に、作業内容を書くと課題が見えてくるようになります。

ここがまずいからこうすればもっとスムーズに作業が行える、と解決策が思い浮かびやすくなるでしょう。

ノウハウを共有できる

作業報告書を作成し保管しておくと、様々な人たちが読めるようになります。
ここの作業はこうすればうまく進む、というノウハウを共有できれば、作業をより効率化しやすくなるでしょう。

作業報告書作成時のポイント

作業報告書は、とりあえず作れば良いというものではありません。
惰性で作成すると作業報告書のクオリティが下がり、メリットを得られにくくなります。

そこでここからは、作業報告書を作るうえでここだけは押さえておきたいというポイントを見ていきましょう。

わかりやすく簡潔にまとめる

作業報告書は、その名の通り他人に報告するために作るものです。

文章の意味がいまいちつかみ取れなかったり、いろいろな情報を詰め込みすぎたりするようでは報告になりません。
必要な情報のみを明確に書いてこそ、クオリティの高い報告書ができます。

行き当たりばったりで書くのではなく、書く内容を吟味しながら報告書を作るようにしましょう。

作業完了後すぐに作成する

作業報告書は、基本的に、作業が終わったらすぐ作成したほうが良いでしょう。

たとえば、作業の翌日に報告書を作るとします。
すると、作業内容を書く段になって、どんな作業を行ったか忘れてしまう可能性があります。
そうならないためにも、作業内容を忘れないうちに書くようにしましょう。

作成した作業報告書を見直す

一度書き上げた文章の推敲は欠かせません。
誤字や脱字がないかをチェックするだけでも、読みやすい文章に仕上がります。

また、必要な情報の書き洩らしがないかも見直すようにしましょう。

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まとめ

作業報告書は、会社の都合のために作るもの、と考える方もいるかもしれません。
ですが、仕事のクオリティを上げるためには、仕事の内容を反省する作業も大切です。

言われるがままに報告書を作るのではなく、自発的に作るようになると、作業をより効率的に行えるようになるでしょう。