立替経費精算とは？方法や課題、電子帳簿保存法との関係を解説

仕事をしていると、立替経費精算をする場面も少なくありません。
この記事では、立替経費精算の方法や課題、電子帳簿保存法との関係を解説していきます。

立替経費精算とは

立替経費精算とは、本来払うべき者に代わって経費を立て替えて支払った場合に、その経費を請求して精算することを言います。

立替金と仮払金との違い

立替金とは、本来払うべき人に代わってあらかじめ実際に出費したうえで、後日精算して立て替えた金額を受け取る方法です。
これに対して仮払金は、あらかじめ一定額を受け取っておき、後日実際にかかった金額を精算する方法です。

受け取った仮払金が多かった場合には返金が必要となり、受け取った仮払金が少なかった場合には不足分を受け取ります。

精算と清算の違い

精算は金額を具体的に確定させて整理することですが、清算は企業の清算など関係を解消することや借金をすべて支払い終えるなどを意味し、まったく意味が異なります。
漢字の間違いをしないよう注意しましょう。

立替経費精算の方法

立替経費精算の方法は、自社が払うべき費用を従業員が立て替えた場合と、取引先が支払う費用を立て替えた場合に分けて対応しましょう。

自社が払うべき費用を従業員が立て替えた場合

自社が払うべき交通費や宿泊費、接待費用や備品の購入費などを従業員が立て替えた場合は、以下のような処理が必要です。

会社の経費だと認識し、後日精算してもらいたい費用を出費する際は、従業員は必ず領収書を受領するようにしましょう。
領収書は自社宛てに特別に発行してもらわなくても、レシートでもかまいません。

鉄道やバスの交通費など領収書が出ない場合は、ICカードを利用したうえで履歴を印字しておきます。
切符で支払った場合は、利用した路線や便と出発地点、経由地、目的地などを明確にして、それぞれかかった料金のメモなどで証明することが必要です。

会社のルールにもとづき、立替経費精算書を作成し、領収書やメモした証明書類とともに直属の上司など決済権限者に提出しましょう。
会社によっては、経理部に直接提出するケースもあります。

立替経費精算書の決裁権限がある上長は内容を確認したうえで、承認するか判断します。
単に立替経費精算書に記載された内容と領収書の金額が合っているかを確認するのではなく、そもそも立て替えの目的や内容、金額が適正かを確認しなくてはなりません。

業務とは関係ない経費ではないか、金額の上乗せなど不正はないか、その目的に照らして過剰な金額になっていないかなどをチェックしたうえで承認を行います。

上長の決済印を得たら、経理部に提出し、経理部が確認・仕訳作業を行います。
経理部では、自社で立て替え払いできる内容や項目であるか、金額として適正か、領収書と合致しているか、領収書に不正などはないかなどを確認することが必要です。

上長が承認していても、経理のプロとして会社のルールにもとづいてチェックすることが欠かせません。
問題なければ、立て替えた内容にもとづき、旅費交通費や接待費、備品購入費などに仕分けして計上を行います。

処理が終わったら、立て替え払いを行った従業員に対して直接現金で手渡しするか、給与と一緒に振り込みをするなど、自社ルールにもとづいて支払いを行います。

取引先が支払う費用を立て替えた場合

取引先が支払う費用を立て替えた場合は、社外の取引先への請求が必要となります。

立替請求書を作成したうえで、請求することが必要です。
なんの目的で何にいくらを立て替えたのか、具体的に明示しないと簡単には立て替えに応じてもらえません。

また、内容によっては、あらかじめ立て替え払いすることに合意しておかないと、支払ってもらえなくなることもあるので注意しましょう。

電子化を進めている企業では、立替請求書を電子データで送付するケースもあると思います。
この際も、取引先には立て替えた内容や金額を証明する領収書などの添付が必要です。

この点、データを自由に改変できない電子データを領収書として添付する場合には、改ざん防止目的や真実証明をするためのタイムスタンプは不要になります。
たとえば、交通系ICカードの履歴明細をダウンロードする場合やクレジットカードの明細書などをダウンロードして添付するようなケースです。

立替経費精算の課題

立替経費精算の課題について見ていきましょう。

従業員の負担が大きい

従業員があらかじめ立て替えるのは、金額を問わず負担は大きいです。
交通費の数百円程度なら良いかもしれませんが、それも何度も繰り返せば負担が大きくなります。
ホテル代などの宿泊費用となると、金額も高額になるので負担が増えます。

領収書紛失のリスクがある

領収書をうっかりもらい忘れるリスクをはじめ、受け取った領収書を紛失するリスクも少なくありません。
高額な立て替えをしておきながら、証明ができずに精算ができなくなると困ります。

多用すると収支状況が把握しにくい

従業員の中には、毎日のように交通費や接待費、備品の購入費用などを立て替えるケースもあります。
出費の都度ではなく、週単位や月単位でまとめて精算する人や忘れていて後から精算する人も出てくるため、多用すると収支状況が把握しにくくなります。

立替経費精算を効率化するには

立替経費精算の課題を解決し、立替経費精算を効率化するにはどうすれば良いでしょうか。
以下のような方法が考えられます。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入するのが一つの方法です。

従業員が持つスマホでアプリを使い、領収書やレシートの写真を撮影してアップロードするだけで、簡単に上長に申請できるようなシステムが便利です。
スピードアップにつながり、収支状況が把握しやすくなります。

社外に委託する

営業職員が多い、現場に移動する人が多いなどで、日々大量の経費精算が発生する場合や月末に集中する場合は、経費精算などを経理代行サービスに委託するのも一つの方法です。

法人用クレジットカードを作成する

キャッシュレス化が進んでいる時代ですので、法人用のクレジットカードを作成して、一定の権限を持つ従業員に配布し、適切なルールのもとでカード払いをしてもらうことも考えられます。
仮払金の付与のような形になり、従業員の支払負担がなくなります。

立替期限の設定などルールを明確にする

収支状況が把握しにくくなるのを避け、経理部の処理作業の負担を軽減するためにも、立替期限の設定などルールの明確化も欠かせません。
法人用クレジットカードを付与する場合、不正利用や過剰利用がなされないよう、具体的な基準づくりや付与する対象者の厳選することも大切です。

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まとめ

立替経費精算は、事前に支払った経費を後日精算する方法です。
自社が支払う費用を従業員が立て替えた場合と、取引先が支払う費用を立て替えた場合に分けられます。

また精算を行う上での課題としては、従業員の負担や領収書の紛失リスクが挙げられます。
効率化するには経費精算システムの導入や法人用クレジットカードの利用が有効です。