リフォーム会社の経理業務を効率化する方法は？よくある課題と改善ポイント

リフォーム会社の経理業務は、一般的な経理処理に加えて、工事ごとの売上・原価・請求・支払いを正確に管理する必要がある点に特徴があります。

たとえば、見積書や契約書の作成、発注、業者からの請求書確認、入金・支払いの管理、工事ごとの原価集計など、複数の業務を関連付けて処理しなければなりません。

さらに、Excelや紙の帳票を使って個別に管理していると、同じ情報を何度も入力する、確認に時間がかかる、担当者しか分からない業務が増えるといった問題も起こりやすくなります。

そこで本記事では、リフォーム会社の経理業務で起こりやすい課題を整理し、業務効率化のポイントやシステムを活用した改善方法を解説します。

リフォーム会社の経理業務で起こりやすい課題

リフォーム会社の経理業務では、単純な会計処理だけでなく、工事単位で情報を確認・集計する作業が発生します。

特に次のような業務は、担当者の負担が大きくなりやすいポイントです。

こうした業務を紙やExcel中心で処理している場合、経理担当者の作業量が増えるだけでなく、入力ミスや確認漏れ、情報の属人化につながる可能性があります。

中小企業庁も、デジタル化による業務効率化やデータ活用を中小企業の生産性向上につながる取り組みとして位置付けています。

経理業務は「売上を作る仕事」ではないため後回しになりやすい

リフォーム会社では、営業活動や施工管理など、受注や工事の進行に直接関係する業務が優先されることがあります。

一方、経理は請求や支払い、入金確認、帳簿への記録など、会社の取引を正確に処理することが中心です。そのため、「経理を効率化しても売上が直接増えるわけではない」と考えられ、業務改善が後回しになるケースがあります。

しかし、経理業務の効率化は単なる作業時間の削減だけではありません。

工事ごとの売上や原価を正確に把握できれば、案件ごとの利益を確認しやすくなり、経営判断にも活用できます。

Excelや紙での管理は情報が分散しやすい

リフォーム会社では、見積・契約・発注・請求・入金など、1つの工事に関する情報が複数の業務にまたがります。

ところが、営業はExcel、発注は紙、請求書はファイル、会計処理は別のソフトというように情報が分散すると、「どの情報が最新なのか分からない」「工事ごとの数字を確認するのに時間がかかる」といった問題が発生しやすくなります。

特に工事原価を把握する場合は、材料費や外注費などの支出を工事と正しく紐付ける必要があります。

そのため、経理だけを切り離して効率化するのではなく、営業・施工管理・発注・経理で工事情報を共有できる仕組みを検討することが重要です。

担当者の経験に頼った業務は属人化しやすい

経理業務では、担当者が長年の経験をもとに独自の手順を構築していることがあります。

もちろん、経験を生かした業務フローそのものが問題というわけではありません。

問題となるのは、「担当者に聞かなければ処理方法が分からない」「どこにデータが保存されているか分からない」という状態です。

担当者が休んだり退職したりした際に業務が止まるのであれば、業務フローや情報管理の見直しが必要です。

リフォーム会社の経理業務を効率化する5つのポイント

経理業務を効率化するには、単純にExcelを新しく作るだけではなく、情報の入力・確認・共有の流れそのものを見直すことが重要です。

1. 工事ごとに売上と原価を管理する

リフォーム会社の経理で重要なのが、会社全体の数字だけでなく工事ごとの売上・原価・利益を把握することです。

たとえば、同じ1,000万円の売上でも、原価が700万円の工事と900万円の工事では利益が大きく異なります。

そのため、売上だけを見るのではなく、材料費や外注費などの原価を工事ごとに集計し、予定していた原価と実際の原価を比較できる状態にしておくことが大切です。

2. 発注と請求を照合する

リフォーム工事では、協力業者や仕入先などから請求書を受け取ります。

このとき重要なのが、発注した内容と実際に届いた請求内容を照合することです。

発注情報と請求情報が別々に管理されていると、経理担当者が複数の資料を見ながら確認しなければなりません。

発注から請求までを工事単位で紐付けられる仕組みを整えることで、確認作業の負担を減らしながら、請求金額の差異も発見しやすくなります。

3. 入金・支払いの管理を分けて考える

「請求書の確認」と「入金の消込」は似ているようで、異なる業務です。

入金消込とは、入金された金額と売掛金などの請求情報を照合し、どの請求に対する入金なのかを確認する作業です。

一方、協力業者から届いた請求書については、発注内容との照合や支払い処理を行います。

このように、「売上側の入金管理」と「仕入・外注側の請求・支払い管理」を整理することで、経理業務の流れが分かりやすくなります。

4. 紙・Excelへの二重入力を減らす

同じ情報を複数の帳票やシステムに入力している場合は、効率化できる可能性があります。

たとえば、発注情報をExcelに入力した後、請求書が届いた段階で再びExcelへ入力し、さらに会計ソフトへ入力するといった運用です。

入力回数が増えるほど、作業時間だけでなく転記ミスのリスクも増えます。

そのため、一度登録した工事・取引情報を他の業務でも活用できる仕組みを作ることがポイントです。

5. 請求書や取引情報を検索できる状態にする

「以前の請求書を確認したい」「この支払いはどの工事のものか確認したい」といった場面では、必要な情報をすぐに検索できることが重要です。

特に電子メールやクラウドサービスなどで請求書を受け取る場合、電子取引に該当する取引情報については、法令上の保存要件にも注意する必要があります。国税庁は、電子取引で授受した取引情報について、一定の要件に従って電子データを保存する必要があると案内しています。

そのため、単にデータを保存するだけではなく、取引先・日付・金額・工事などの条件から必要な情報を探せる管理方法を整えておくと、日常業務でも活用しやすくなります。

リフォーム会社の経理にシステムを導入するメリット

リフォーム会社の経理業務を効率化する方法の一つが、工事情報と経理情報をまとめて管理できるシステムの活用です。

特に、営業・施工管理・発注・経理で同じ工事情報を利用できる仕組みを作ると、情報の重複入力を減らしやすくなります。

ただし、システムを導入すれば必ず業務が効率化するわけではありません。

現在の業務フローを整理したうえで、「どの作業に時間がかかっているのか」「どの情報を共有したいのか」「どの入力を減らしたいのか」を明確にしてから、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

経理業務を効率化するとリフォーム会社の経営にも役立つ

経理業務の効率化は、単に「経理担当者の作業時間を減らす」だけではありません。

工事ごとの売上や原価を適切に管理できるようになれば、経営者や管理者が「どの工事で利益が出ているのか」「予定より原価が増えている工事はないか」を確認しやすくなります。

中小企業庁の白書でも、デジタル化による業務効率化や業務プロセスの改善は、生産性向上に向けた重要な取り組みとして示されています。

経理を「最後に数字を処理する部門」として捉えるのではなく、工事の利益や会社の経営状況を把握するための情報を管理する部門として考えることが、業務改善の第一歩です。

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まとめ

リフォーム会社の経理業務では、一般的な会計処理だけでなく、工事ごとの売上・原価・発注・請求・入金などを正確に管理する必要があります。

特に、紙やExcelを使った管理では、情報の分散や二重入力、確認作業の増加、業務の属人化などが起こりやすくなります。

効率化を進めるには、次のポイントを意識しましょう。

また、電子的に受け取った請求書などについては、電子帳簿保存法の保存要件にも注意が必要です。自社の運用に合わせて、保存方法や検索性を確認しておきましょう。

経理業務を効率化することは、単なる事務作業の削減ではありません。工事ごとの利益を把握しやすくし、正確な経営判断につなげるための業務改善でもあります。

リフォーム会社の経理業務に負担を感じている場合は、まず現在の業務フローを洗い出し、紙やExcelへの入力、転記、確認、集計など、時間のかかっている作業から見直してみましょう。