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いま、リフォーム業界で もっとも改善できるのは事務・経理! その背景とポイントとは

リフォーム業は各担当者が様々な業務を複合的に行うことも多く、手間が大きく属人化することも多い業種です。

営業マンは商談だけでなく現場管理や業者発注などを行うこともあり、業務改善対象として注目されることも多いものですが、実際のところ大変なのは営業部門だけではありません。

とくに注目すべきは事務・経理業務です。

なぜ今、リフォーム業の改善に事務経理が注目されるのか?

結論から言うと、最も手間が掛かるにも関わらず旧態依然の管理手法が敷かれる…つまり大いに改善の余地を残しているからです。

なぜ手間が掛かるのか、なぜ旧態依然なのか考えてみましょう。

リフォーム業の事務経理は業務改善を「後回し」にされやすい

傾向として、リフォーム会社を起業するのは過去に職人として現場に精通していたり営業マンとして成果を出した方が多いものです。

現場管理や営業については経験や勘である程度対応が出来るものの、そういうパターンでは特に事務業務に関する知識が乏しいケースがほとんどです。

そうなると、どうしても優先されるのは「営業」「現場」の効率化。

上述したようにリフォーム会社経営者の多くは元営業あるいは元現場職人です。

当初優秀な成績を収めたノウハウがあるのである程度は良い方法を取れるうえに、問題点に気付くことが出来る確率も高いでしょう。

営業や現場の業務は「利益に直結する」ことが見えやすいことも、効率化が優先される理由かもしれません。

事務・経理業務の効率化による「成果」が見えづらい

事務経理業務は営業や現場の仕事に比べて利益に直結することが見えにくい仕事です。

営業なら売上や粗利、現場なら原価管理や顧客満足度など、業務改善することで見える成果も明確です。

ところが事務や経理にはこれがない。(実際には”無いように見える”ですが)

なので、事務や経理の業務改善の価値が見えにくくなっているようです。

本来であれば「一人当たり生産性を上げたい」「情報の抜け漏れやミスによる作業量の増加を防ぎたい」等、着目できる点は多々あります。

ところが実際のところ「最終的にちゃんと処理できているかどうか」にしか焦点が当てられておらず、その手順が効率的かどうかまで検討するには至らないリフォーム会社も多いようです。

事務・経理は過去の経験によって管理手法が決められやすい

こういった経緯もあって、事務・経理業務は「過去の業務手段を踏襲すること」が重要視されやすいです。

請求書の消込はこういう手順で・・・といった具体で、事務員さんが脈々と受け継いできた方法で進められています。

起業間もない時であれば、代表の奥様や採用した事務員さんが過去に他社でやっていた方法を踏襲することもあるでしょう。

決してこれは悪い方法ではありません。

ただ注目すべきなのは、これは「目的が達成できる方法」であって「効率的な手段」とは言い切れないというところです。

リフォーム業の事務・経理の改善ポイント

改善できる余地が多いにあるにも関わらず、様々な背景によって優先度があまり高くなかった事務経理業務。

実際にその業務に従事する方ならご承知の通り、そこには様々な「手間」「複雑さ」があります。

  • 単純な繰り返し作業も多い
  • でも「金額」「数値」を扱う作業なので高い集中力がいる
  • おなじ作業を繰り返しながらもミスが許されない

事務経理業務は高い集中力と、一定の品質を保つ精神力が求められるので案外「誰でも出来る仕事」ではなかったりします。

業者からの請求書を見ながらExcelを打ち込む苦行

リフォーム工事は、施工の一部を外部業者に協力を仰ぐことがあります。

工事が終わったあとには、この外部協力業者から工事費を請求する請求書が届きます。

この書類について、貴社はどのように管理しているでしょうか?

  1. 届いた紙を綴じて保管する
  2. 請求情報をExcelなどにデータ化する

紙を綴じて保管しておくだけでも「情報の保管」と言えなくはないですが、後から確認ができません。

最近の事務対応として多いのは、後から確認する等の理由で請求書をExcelデータに落とし込むという方法です。

紙を見ながらただひたすらに打ち込んでいく・・・単純作業で辛いけれど数字のミスは許されません。

苦労して作ったExcelも、丁寧に管理しておかないと埋もれてしまって売上集計などに利用できなくなります。

 請求書は発注情報をもとに消込を行う

請求書を管理する目的は大きく分けて2つあります。

  1. いつ誰から請求があったのかを会社として管理する
  2. 現場ごとの原価を把握する

この2つをまとめて把握し、併せて事務作業の負担も軽減する良い方法があります。

管理システムを通じて、発注書をもとに消込を行うことです。

業者に工事依頼をする際に作成している発注書をもとに、「この発注に対していくらの請求があったか」を入力する仕組みにします。

そうすれば、発注通りの金額請求であれば入力する必要がなくなります。

しかも金額差異まで把握することができ、工事原価が受注時からどれくらい変化したかも把握することができるようになります。

リフォーム会社の事務作業に、もはやシステムは必須となっている

先ほど紹介したノウハウを実践するには、「発注」も正しく管理する必要があります。

発注と併せて管理するためにExcelを構築するのも限界が出てくるでしょう。

やはり、業務全体を把握しながら管理するためのシステムが必要不可欠です。

とはいえ、冒頭で説明したように事務経理業務はなかなか「業務改善対象」になりにくいもの。

どこで訴求するかは一度考えておいたほうがいいかもしれません。

事務・経理業務を改善することの会社的メリット

注目されないだけで、間違いなくメリットがあります。

  • 経理情報に関する抜け・漏れを無くして、経営情報を正確に管理できる
  • 効率化で処理時間が減り、業務対応時間が減る
  • ひいては残業時間を減らせる
  • システムを通じて処理手順が標準化され、誰でも業務対応ができる
  • ブラックボックス化、属人化が解消されて引継ぎ等が容易になる

これだけピックアップして、お気づきの方もいらっしゃると思います。

事務・経理業務を改善、効率化することはまさに「働き方改革」そのものなのです。

このメリットと「働き方改革」というキーワードで、上層部に持ち掛けてみるのがいいかもしれません。

まとめ

今回はリフォーム会社における事務・経理業務の現状と解決策を紹介しました。

企業が5年後、10年後、15年後と存続する確率は少しずつ下がっていきますが、それはリフォーム会社も同じです。

リフォーム品質の向上や競合との比較に勝つために、バックオフィスの非効率が足を引っ張っていては元も子もありません。

ぜひ、事務・経理業務の効率化を行ってください。

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