作業指示書とは何か？誰にでも伝わりやすい書き方やポイントについて徹底解説

建築業の現場ではあらゆる作業が行われています。
一つひとつの作業に対して実施する作業の手順などをわかりやすく説明ために、作業指示書が作成されています。

この記事では、建築業における作業指示書について詳しくご紹介していきます。

作業指示書とは

作業指示は、現場に携わる作業員がスムーズに仕事を進めていくことができるように作業の内容、手順、注意点などを伝達するものです。
これによって、労働災害防止や生産性向上につながることから、建築業にかかわらずあらゆる業種で導入されており、民間企業の多くで活用されています。

作業指示書は、いわゆる作業の手順、取り組みに対してスムーズに仕事を進めていくことができるように作成される文書であり、業務指示書とも言い換えられることがあります。
建築業における作業指示書は、業務の打ち合わせや作業間連絡に関わる書類です。

作業指示書作成の目的

作業指示書は、作業の手順が複雑である場合、繰り返し行われる作業などの場合に作成されます。
たとえば、難しい作業などはどうしてもミスが生じてしまうリスクも大きくなることや、わからないが故に上司などにその都度確認する作業が発生することがあり、業務が非効率になってしまう可能性があるのです。

そこで細かく、わかりやすく書かれた作業指示書が用意されていることでミスや確認などによる時間の無駄を省くことができ、業務効率化へとつなげることができます。

またこの業務の効率化のほかにも、以下のような目的により作成されます。

作業を口頭で伝えただけでは、認識違いが生じることもありますが、指示書があることで防ぐことができます。
また、誰にでも理解できるような作業指示書が作成できれば、説明会や研修などにかかる時間や人件費を削減することにもつながり、多くのメリットがあるのです。

建築業における作業指示書は、一次請け業者の担当者により作成され、これをもとに安全工程の打ち合わせなどにおいて元請けの担当者と内容を精査します。
そして、不備がないことを確認できてから各請負業者へ渡っていきます。

作業指示書の書き方

作業指示書の書き方によっては、作業業者が実施する業務にも支障を及ぼす可能性があります。
そうならないために、作業指示書の書き方について細かく見ていくことにしましょう。

元請業者や様式により多少の違いはありますが、作業指示書は一般的には以下のような項目使って記載していきます。

基本項目

基本項目については、汎用性が高く、あらゆる場面で指示書作成に役立てることができます。

工事名称

工事を行う名称について記載していきます。
たとえば、基礎工事や足場建設などといった内容です。

工事期間・工事日時

工事を行う予定期間や日付、時間を記載します。
特に工事の遅延や納品遅れなどのようなトラブルを防ぐためにも、作業終了日は明記しておくことが重要です。

責任者名

工事に関する責任者の名前を記載します。

依頼者名

作業を依頼した企業、個人の顧客名などを記載します。
こちらには依頼者の電話番号、メールアドレスといった連絡先も同時に記しておく必要があります。

作業場所

実際に工事する場所を記載する項目です。
建築業の場合は建物の住所やエリア、工区について記載していきます。

作業実績

作業実績には前日に実施した作業内容を振り返って、どの作業にどのくらいの人員と作業時間をかけたかについて記載します。

作業内容

実際に当日実施する作業の内容や手順について、どのような作業を行うのかについて記載します。

このほかにも、作業における注意事項、作業予定人員、フォークリフトなどの稼働予定の重機、車両や各種機器、実行すべき検査などといった作業に必要となる項目についてもすべて記載していきます。

ここは作業担当者に確実に理解してもらうために、内容をよりわかりやすくしなければなりません。
わかりにくい言い回しは使わないように心がけ、箇条書きを利用するなど文章の構成に注意することが重要になります。

書き方のポイント

作業指示書の作成では、ただ指示書を完成させることが目的ではありません。
安全に、そして業務を効率的に進行させるための書き方ポイントをいくつか押さえる必要があります。

そこで、作業指示書の書き方のポイントについてチェックしていきましょう。

わかりやすく具体的に書く

作業指示書を書く際に非常に重要なポイントとして、誰にでも分かりやすいように書くことがまず大切です。
現場の作業員のみならず、どんな人が見てもすぐに理解できるようなわかりやすい内容になっているか、きちんと読み返すようにしましょう。

具体的にどこで何を実施すれば良いのか、どんな点に注意していくべきなのかを明確に記載するようにします。
たとえば、この内容であれば誰でも理解しているだろうからと、内容を省いて簡単にまとめてしまうようなことをしてはいけません。

ベテランの作業員であれば理解ができるものであっても、まだ不慣れな作業員などの場合は内容の理解に時間がかかります。
事細かく記載していないと、理解ができずに間違った理解でミスをしたり、内容がわからず理解するのに時間がかかって作業が滞ってしまう可能性があるからです。

作業員にもそれぞれ経験値やスキルの差はあるものですから、必ず作業指示書は誰にでも理解できるように心がけ、作業を効率的に進めることを目的として作成をしましょう。

作業内容を作業順にわかりやすくまとめたうえで、細かなところまで丁寧に記載すると良いでしょう。

工事内容に合わせた記載項目

上記で紹介した記載項目以外にも、工事規模や工事内容に合わせて必要な項目があれば追加して記載することが大切です。

具体的な項目の例として、稼働予定の重機についてや車両の搬入、搬出予定について、また作業の重点項目、検査・立ち会い予定についてなど必要であれば、記載しましょう。

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まとめ

作業指示書は、現場に携わる作業員が作業内容を正しく理解し、スムーズに仕事に進めていけるように、やるべき作業内容や注意点を経験値・スキル問わず誰にでもわかりやすいように明確に伝えることが重要です。

必用な項目は漏れのないように具体的かつ簡潔にまとめて書くように留意して作成していきましょう。