【建築業向け】仕入管理の方法やツールを紹介！（無料テンプレートあり）

建築業においては1つの工事を行ううえでも、建材や資材、住宅設備など多様な製品を大量に仕入れるケースが多々あります。
仕入れは工事のスケジュールに影響したり、仕入れコストは利益に影響を与えるたりすることがあります。

そのため、適切な仕入れ管理を行うことが重要です。
ここでは、仕入れ管理の方法やツールを紹介していきます。

仕入れ管理とは

仕入れ管理は、仕入れに関する一連の工程を管理することです。
一連の工程は、以下の通りです。

このフローを全体として管理していくことが、仕入れ管理です。

建築業界においては、1棟の建物を建てたり、リフォーム工事などを行うにあたり、複数の種類の建材や資材、設備などを必要数発注します。
建築規模に応じて大量の発注になることもあれば、依頼者の希望に応じて一定のグレードの製品を少数仕入れることも少なくありません。

また、リフォーム工事などでは、指定された住宅設備を1点だけ仕入れるなどさまざまなケースがあります。
いずれにしても納品されないと工事がスタートできない、スケジュール通りに進められないこともあります。

さらに、仕入価格が高くなれば、その分工事から得られる利益が少なくなるため、仕入れ管理は企業経営にとっても重要です。

などについて管理することが必要です。

仕入れ管理の方法

仕入れ管理の方法としては、エクセルを使う方法、販売管理システムや多機能の業務システムなど専用のシステム利用があります。
それぞれの方法について特徴やメリットを見ていきましょう。

エクセルでの仕入れ管理

エクセルでの仕入れ管理のメリットは、初めてでも簡単にできること、数式の活用でスムーズに行えることです。
テンプレートを活用することで、誰でも簡単に仕入れ管理を行うことができます。

無料！エクセルテンプレート

メリット1 初めてでも簡単にできる

無料エクセルテンプレートをはじめ、企業で独自に作成したフォーマットでも、エクセルの基本的な使い方がわかり、テンプレートでどこに何を入力すれば良いかを理解できれば、すぐに管理ができるようになります。
初めて使う方でも簡単でわかりやすいのがメリットです。

メリット2 数式の活用でスムーズに行える

エクセルの数式が使える方なら、よりスムーズに使えます。
独自のカスタマイズなどにより、必要項目を追加することも可能です。

エクセルの数式を埋め込んでおけば、数字を入力するだけで自動計算されるため、計算ミスも起こりません。
ダブルチェックなども容易にできます。

システム

システムは、どのような機能や性能のものを導入するかよく検討することが重要です。
仕入れ管理以外にも、建築業界で必要となる管理業務を一貫してできるシステムなどが人気です。

エクセルとの違いは、ほかの業務と連動させながら、よりスムーズな管理ができることが挙げられます。
また、データを長期にわたって保管、管理しやすいのもメリットです。

一方で、エクセルの無料テンプレートを手に入れるのに比べ、導入コストがかかります。
使い方が難しいケースもあり、システムの操作マニュアルや研修が必要になるなど、手間やコストがかかる点はデメリットです。

仕入れ管理業務の流れ

仕入れ管理業務の流れは、見積依頼→発注→入庫・検収→支払いです。
それぞれの管理業務について見ていきましょう。

見積依頼

建築業界の仕入れでは、定価での購入は稀で、商品の種類や仕入れる数量、互いの関係性や納期などに応じて単価が異なるのが一般的です。

そのため、仕入れるにあたっては、まずは見積もりを依頼し、予算などに合うかを確認、検討を行います。
見積もりの依頼、検討、必要に応じた価格交渉などが主な業務です。

発注

仕入金額が条件を満たし、取引したいと思う場合には、正式な発注や契約を取り交わすことになります。
初めての業者や普段は利用していない資材や製品であれば、見積依頼が必要ですが、常時仕入れている品であれば発注からというケースもあります。

いずれのケースでも、発注するにあたっては、納期の確認や納品場所の確認が重要です。
納期に間に合わないと工事も進められません。

また、建築業界での納品場所は本社の倉庫や営業所の資材置き場をはじめ、工事現場に直接搬送してもらうケースも多いです。
希望する納期に希望する場所に納品してもらえるよう管理することも、仕入れ管理では重要です。

そのため、発注書には発注日や商品、仕入単価、数量に加えて、納期や納入場所なども明記することが必要になります。

入庫・検収

商品が入庫されたら、速やかに検収を行わなくてはなりません。
商品の型番やグレードなどに間違いはないか、色やデザインを間違えていないか、数量は合致しているかを確認します。

また、割れや剥がれなど破損がないかなども確認が必要です。
納品から時間が経ち過ぎると、こちらの保管ミスや扱いミスで傷が付いたと揉めることもあるため、検収は入庫後速やかに行うことが大切です。

そのための人材配置や納品日の時間の確保なども仕入れ管理業務の一つです。
検収のうえ商品違いや数量の過不足、初期不良や破損などがあった場合は、すぐに仕入先に伝えて、商品の交換などをしてもらわなくてはなりません。

支払い

支払予定日には、先方との約束にもとづいた支払方法で支払いを行います。
企業間取引の場合は銀行振込が多いです。

振込手数料の負担についても発注にあたって決めておくことが大切です。
もし取り決めをしていなかった場合には、仕入れた側が負担するのが原則です。

1回あたりの振込手数料は、仕入金額に対してわずかな金額であっても、積み重なればそれなりの金額になります。
振込手数料のコストダウンを図ることも仕入れ管理の一つと言えます。

仕入れは1ヶ所だけでなく、複数の業者に何度も行い、その都度払いや1ヶ月ごとにまとめて毎月約束した日に支払うなどさまざまです。
支払い漏れを起こして取引先の信頼を失うことや資金の準備が間に合わず、今後の取引を停止されてしまうことがないように管理しなくてはなりません。

いつ、どの業者にいくら支払う予定があるのか、支払予定表を作成して管理することも欠かせません。
システムを導入することで、支払日と支払金額などを登録しておけば、自動的に支払処理することも可能です。

また、月ごとの仕入金額の集計や、仕入先や商品ごとの仕入金額の集計・分析により、仕入れ業務が適正に行われているか確認していくことも、仕入れ管理の一つです。

まとめ

仕入れ管理とは、仕入れに関する一連の業務を管理することです。
工事の進捗やコスト管理、工事の利益にも影響を与える、重要な管理業務です。
主な流れは、見積依頼→発注→入庫・検収→支払いです。

仕入れ管理の方法として、エクセルや専用のシステム利用があります。
エクセルでの仕入れ管理のメリットは、初めてでも簡単にできること、数式の活用でスムーズに行えることです。

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