検収書の書き方とは？【無料テンプレートあり】目的や記載項目を解説

検収書は、納品された商品やサービスに問題がないことを証明する重要な書類です。しかし、「何を書けばいいのかわからない」「無料テンプレートを使いたい」「受領書との違いが知りたい」と悩む方も多いでしょう。

本記事では、検収書の書き方や必要な記載項目、無料のExcel・Wordテンプレート、発行手順までわかりやすく解説します。

検収書とは？

検収書とは、納品された商品やサービスに問題がないことを確認（検収）した証明として発行する書類です。

発注者が納品物の数量や品質、仕様などを確認し、契約内容どおりであることを証明する役割があります。検収書を発行することで、受注者は納品が完了したことを証明でき、発注者・受注者双方の認識違いによるトラブル防止につながります。

なお、検収書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。しかし、建設業をはじめ製造業や卸売業などでは、納品確認や売上計上、請求手続きの根拠となる重要な書類として広く利用されています。

検収書の作成方法（テンプレートあり）

検収書を作成する方法として、「エクセル」「ワード」「管理システム」での方法があります。

エクセルで作成する

まず一つ目は、エクセルを使用して検収書を作成する方法です。

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
手書きに比べ、時間やコストを削減することができます。

また、テンプレートを利用することで誰でも簡単に検収書の作成ができます。

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで様々な書類を発行することができます。

検収書発行の手順

検収書を発行する手順はどのようなものなのでしょうか。
検収書を発行する手順を3つに分けて説明します。

１．商品サービスの納品・検品

商品やサービスが納品されたら、発注者は契約内容どおりであるかを確認します。
数量や品番、品質、破損の有無などをチェックし、問題がなければ検収へ進みます。

具体的に、商品を確認するポイントは以下のとおりです。

２．検収書の作成

商品が納品され、上記のように検収を行ったら、検収書を作成します。
検収書は、発注者と受注社どちらが作成しても問題はありません。

検収書の正しい書き方は、上記の基本項目に従って作成します。
検収書を作成する場合は、無料テンプレートか管理システムからワンクリックで作成することで、作成する手間が省けます。

３．検収書の送付

検収書を作成し、検収印を押印し終えたら、発注者から受注社へ検収書を送付します。
検収書は、送付方法が決められていませんが、郵便かPDFをメールで送付するのが一般的です。

しかし、会社によって検収書の管理方法が様々であるため、郵便かメールか送付方法を受注社側に確認することで、トラブルを防ぐことができます。

「検収書」の書き方のポイント

領収書や受領書と違い、必ず発行しなくてはいけない書類ではないため、正しい書き方が分からない方は多いのではないでしょうか。
しかし、検収書は発注した商品やサービスにおいて、トラブルを未然に防ぐことができる重要な書類です。

検収書の書き方について、記載しなければいけない項目がいくつか決められている為、基本的な書き方を詳しく説明します。

基本項目について

では基本項目について順番にご説明します。

①タイトル

検収書と記載します。

②検収No、検収日作成

納品日や作成日ではなく、商品の検品を行った日付を記載する必要があります。

③取引先名

取引先のお客様の正式名称を記載する。必要があれば、住所や電話番号も記載する。

④会社情報

自社の会社名（正式名称）、住所、電話番号、FAX等を記載する。

⑤検収担当者名

検収担当者名を記載することで、誰が確認したのかを明確にでき、後日の問い合わせやトラブル対応がスムーズになります。

⑥検収印

会社か検収者の検収印を押印する。

⑦件名

納品・受領した検品名を記載する。

⑧商品の情報

商品の品名、数量、単価、金額などの商品の詳細を記載する。

⑨検品した商品の合計金額

検品を行った商品の合計金額を記載する。

⑩備考

ほかに伝えるべき内容がある場合は、備考欄に記載します。

印紙の有無

検収書は印紙税法上の課税文書には該当しないため、原則として収入印紙は不要です。
領収書などの5万円を超えた課税文書には、収入印紙が必要となってきますが、課税文書ではない検収書は、印紙を貼付する必要はありません。

ただし、契約内容によっては別の書類に印紙が必要となる場合があるため、契約書や領収書とは区別して考えましょう。

検収書を作成する目的とは？

検収書の目的は大きく3つあります。それぞれ見ていきましょう。

クレーム・トラブル防止

商品やサービスに問題がなかったことを証明として検収書を発行します。

検収書の発行後にトラブルが発覚した場合には、受注者側のミスか発注者側のミスかわからないためトラブルの対応が難しくなります。
そのため、原則として検収書の発行後のクレームや契約解除は認められません。

受注者にとって検収書はクレームやトラブルを防ぐために大変重要な書類です。

売上の計上

売上計上のタイミングの基準になります。

会社によって売上計上のタイミングはバラバラで、商品を出荷したタイミング（出荷基準）、商品を納品したタイミング（納品基準）、商品が検収されたとき（検収基準）の3つのパターンがあります。

受注者が検収基準を採用している場合には、検収書の発行タイミングが売上計上の基準が重視されます。

請求書の省略

あらかじめ契約時に「検収書の発行によって支払い義務が生じる」ことを決めておけば、請求書の省略ができるようになります。

受注者が請求書を発行するよりも、発注者が請求書を発行する方が、発注者の支払う意思を確認することができトラブル防止にもつながります。

検収書と受領書の違い

商品を検品したことの証明が検収書で、発注した商品が納品され、受け取ったことを証明するのが受領書になります。
検収書を発行せず、受領書のみを発行すると、検品を行った証明にはなりません。

検収書を発行することで、商品に欠陥が無かったことの証明になるため、トラブルを防ぐことができます。

検収書と受領書の比較表

検収書と受領書の比較をまとめましたので、ぜひご参照ください。

検収書に関するよくある質問

検収書の発行は義務ですか？

いいえ、検収書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。ただし、納品した商品やサービスが契約内容どおりであることを証明できるため、多くの企業で運用されています。特に建設業や製造業では、納品後のトラブル防止や売上計上の根拠として活用されることが一般的です。

検収書は誰が作成しますか？

一般的には、納品物を確認する発注者が作成・発行します。ただし、取引先との取り決めによっては、受注者が作成した検収書を発注者が確認・押印する運用もあります。契約内容や社内ルールに従って運用しましょう。

検収書に押印は必要ですか？

法律上、検収印や社印の押印は必須ではありません。しかし、社内ルールや取引先との取り決めによって押印を求められるケースがあります。電子帳簿保存法の普及により、PDFなどの電子データでやり取りする企業も増えています。

検収書はPDFで送付しても問題ありませんか？

はい、問題ありません。現在ではPDFファイルをメールで送付する方法が広く利用されています。ただし、取引先によっては紙での提出を求められる場合もあるため、事前に送付方法を確認しておくと安心です。

検収書と納品書の違いは何ですか？

納品書は商品やサービスを納品したことを知らせる書類であり、通常は受注者が発行します。一方、検収書は納品された内容を発注者が確認し、問題がなかったことを証明する書類です。役割が異なるため、必要に応じて両方を発行します。

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まとめ

本記事では、検収書の書き方や作成手順、無料テンプレートについて解説しました。

検収書は、納品された商品やサービスが契約内容どおりであることを確認・証明する重要な書類です。法律で発行が義務付けられているわけではありませんが、納品後のトラブル防止や売上管理、請求業務を円滑に進めるため、多くの企業で活用されています。

無料テンプレートを利用すれば、必要事項を漏れなく記載でき、誰でも効率よく検収書を作成できます。ぜひ、自社の業務に合わせてご活用ください。

また、弊社が提供する建設業向け管理システム「アイピア」では、検収書をはじめ、見積書・発注書・納品書・請求書などの各種帳票をワンクリックで作成できます。さらに、原価管理や工程管理、顧客管理まで一元管理できるため、書類作成や現場管理の業務効率化を実現します。業務改善をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。