【建築業向け】発注管理書とは？無料エクセルテンプレートあり

発注管理とは、自社が必要な材料を発注し、仕入れるまで管理する業務のことです。

今回は、発注管理に使える、発注管理表について解説します。
無料テンプレートもあるのでご自由にご活用ください。

「発注管理はなにをすればいいのか」「どのように管理すればいいのか」と思っている方はぜひ参考にしてみてください。

発注管理表とは？

発注管理の業務の中で使用するもので、「発注管理表」というものがあります。

印刷して使用するというよりは、発注を行いやすくするため、漏れがないようにするためにエクセル上で管理するものです。
発注管理では依頼内容やスケジュール、納期、進捗状況が一目でわかる仕組みを整備しておくことが重要です。
このような発注先の情報を社内で共有しておくことで、適切なタイミングでの発注を行うことができ、納期の遅れや過分な在庫の発生を防ぐことができます。

発注管理とは何か、発注管理に役立つシステムを以下の記事で詳しく紹介しています。
併せてご覧ください。

「発注管理表」の作成方法

発注管理表は、エクセルで作成します。
具体的には、エクセルのオートフィルタ機能や並び替え機能を利用することで、簡単に全体的な進捗状況がわかります。

最初の手順として、発注先や、商品コード、商品名、依頼日、発注日などを一覧表に記録していきます。
この作業が大変ですが、完成するとそのあとの作業は、手順に沿って抽出するだけなので楽に管理ができます。

エクセルで作成する

エクセル形式のテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷します。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

無料！エクセルテンプレート

発注管理表の基本項目

発注管理表をエクセルで作成する時、以下のような項目を記載します。
これらの中から、自社に必要なものを選ぶようにしてください。
項目はプルダウンと手入力で使い分けましょう。

エクセルで発注管理

エクセルは、一般的なビジネスツールです。
多くの人がその利用方法に慣れており、利用のハードルが低いでしょう。

そのため、多くの企業はエクセルを受注管理に使用しています。
顧客情報や注文情報の入力や、進捗の管理などをエクセルで管理するのです。
エクセルの操作は比較的簡単で、効率的だと考えている方も多いでしょう。

しかし、エクセルでの発注管理にはデメリットも存在しています。
それでは、エクセルで発注管理する際のメリットとデメリットを見ていきましょう。

エクセルで発注管理するメリット3つ

では、エクセルで発注管理を行う際のメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、3つご紹介します。

料金が安く済む

エクセルを使用するにはMicrosoft Officeライセンスののライセンスの契約が必要ですが、ほとんどの企業でもうすでに使用されているでしょう。

そのため、発注管理の為に新しいシステムを導入するよりも低コストで済ますことができます。

誰でも使える

エクセルは、ビジネスツールの中でもスタンダードで馴染みのあるものなので、誰でも使いやすいという特徴があります。
社会人であれば使用した経験があることが多いので、特別な操作方法の説明や教育が必要ありません。

自動化できる

エクセルのマクロ機能を使えば発注管理の処理を自動化できます。
ユーザーの操作を記憶させ繰り返し実行できるので業務の効率が上がります。
多少知識が必要な上級者向けの作業になりますが、プログラミングも組むことができ、業務効率を上げることができます。

エクセルで発注管理するデメリット3つ

対してデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、発注管理をエクセルで行う際のデメリットを3つご紹介します。

共有が難しい

エクセルで発注管理を行うと、更新作業やファイルの共有が難しくなります。

エクセルは同時編集ができないので、1人の担当がタスクを終えてから次の担当が作業することになり、効率が落ちます。
Excel Onlineを利用すれば同時編集も可能ですが、処理が遅くなる可能性があるのと、機能も制限されています。

手間がかかる

エクセルでは手入力で顧客情報や値を入力しなければいけません。
リアルタイムで情報が更新されないので、古いデータも人の手で書き換える必要があります。

また、気を付けていてもミスが発生してしまうことがあります。
小さなミスでも、それが発注ミスに繋がる可能性があります。
そのためエクセルは、大規模な業務管理やほかの業務管理との連携には向いていません。

処理速度が遅い

エクセルの処理速度には上限があります。
便利に使おうと関数をたく酸入れるなどしてデータ量が増えると、ソフトが重くなってしまいます。
ファイルを開く、編集する、保存するのにいちいち時間がかかっていると発注管理の作業効率が下がってしまいます。
ファイルの容量が大きくなりすぎないよう調整しながら管理しなければいけないため、担当者のやる気も削がれてしまいます。

発注管理を効率的に行うには

エクセルは誰にでも馴染みがあり低コストでは使用することが可能ですが、同時編集ができなかったり処理速度が遅かったり、手間がかかるというデメリットがあります。

そこで、発注管理を含めその他業務の効率を高めるためにおすすめしたいのが、業務を一元管理できるシステムの導入です。
業務や情報をひとつのシステム上で管理できることで、社内での共有もできるうえ、今やるべきことが見えるので効率的に業務にあたれます。
発注管理システムを導入することで期待できる効果は大きく、エクセル等のツールで感じている問題点を払拭できるでしょう。

エクセルのように安価で導入できるわけではないですが、今までの入力作業が必要なく、すべてワンクリックで管理できるので、費用投資以上の価値を実感できるはずです。

発注管理に使えるおすすめシステム

では、実際に発注管理で使えるシステムはどのようなシステムなのでしょうか。
ここでは、発注管理でおすすめのシステムを2つご紹介します。

建築業向け業務管理システム『アイピア』

アイピアとは、建築業に特化された管理システムです。
アイピアでは、顧客情報、現場情報、粗利管理（原価管理）、労務管理(出面表)、工程表、営業進捗、見積作成、発注・請求・支払管理、入金管理などの情報をクラウドで管理することができます。
その他にも多くの機能がありますが、会社ごとに機能のON、OFFをカスタマイズできるのが特徴です。

初期はスモールスタートで運用し、慣れてきたら徐々に機能を増やしていく事ができるため安心して導入できます。
発注管理に役立つ機能機能も充実しており、効率的に発注を管理できます。

アイピア導入効果は以下のような点です。

楽楽販売

「楽楽販売」は、業務を飛躍的に標準化・効率化させるクラウド型の発注管理システムです。

高いカスタマイズ性で、あらゆる形態に柔軟に対応、パッケージシステムでは対応できない細かな業務までカバーできます。

また、自動化機能で、帳票作成などのルーチンワークを効率化できます。

• 楽楽販売 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

ANDPAD受発注

煩雑な書類のやり取りをカンタンにする、新しい受発注管理システムです。

受発注プロセスをオンライン化することでリアルタイムに進捗を管理・共有。シームレスな業務連携を実現します。
使いやすさにこだわった操作性と徹底した導入サポートで、協力業者・職人さんはもちろん、普段ANDPADを使ってない経理部門でも迷わず使える受発注システムです。

• ANDPAD受発注 公式サイトはこちら
• 資料ダウンロード（無料）

まとめ

いかがだったでしょうか。
発注管理でエクセルを使用するのは一般的であり、一番簡単な方法だと思われがちです。
ですが、発注管理だけではなく、顧客情報を管理したり発注書の作成、その他帳票作成をするとなったときに、手間がかかりすぎてしまいます。

最近では、そのような業務を一元管理できるシステムがたくさん登場しています。
無料トライアルが可能なものもあります。
自社に合った機能・要素を備えたシステムの導入を考えてみてください。