業務改善

5Sで始める業務改善

生産性向上 5S 業務改善

5Sという言葉を一度は耳にしたことがあります。
やった方が良いということは分かっていてもなかなか出来ない・徹底できていない。のではないでしょうか?
5Sを徹底して行う事で業務改善して、生産性が向上していきます。
今一度、5Sの内容を再確認して自社で取り組んでみましょう。

5Sとは

5Sとは「整理」「整頓」「清潔」「清掃」「躾」の5つの言葉の頭文字で、職場環境を改善することで、生産性の向上を目的としてスローガンです。

単に職場を綺麗にすることが目的ではありません。
それぞれの意味を見ていきましょう。

「整理」

業務に必要なモノだけを残し、不要なモノは処分します。
5Sでまず最初に行う項目であり、要になります。
整理ができていないと、以降の項目の効果は下がってしまいます。

「整頓」

動線や機能的な配置にモノの場所を定めることで、「探す」ムダを無くします。
モノの場所を明確にして共有する事です。
何処に、何が、どれくらいあるのかを明確にして共有することで、モノを探す手間や発注のロスを防ぐことができます。

「清掃」

掃除をする行動の事です。清掃即行動。
また、清掃の際に設備の状態や在庫状況などを点検も含みます。

「清潔」

定期的に整理・整頓・清掃をすることで3つを維持すること清掃をしなくても良い仕組みづくりを作り、清潔状態を保つ。

「躾」

上記の4項目を含め、決められた事を守るように習慣づけと教育をします。
躾ができていないと、4Sが抜けたり、やらない人が出てきたりします。

5Sで業務改善をするとは

5Sを行う事で、業務を行う際のムダを減らすことができます。
トヨタ式5Sでは「モノを探すのは仕事ではなく、ムダである」と言っています。
例えば、資料や書類などを探す手間で見ると社会人は年間約150時間も何かしらのモノ(資料も含む)を探しているというデータがあります。

1日8時間労働で計算すると、約19日分(150時間/8時間)。
年間勤務日数が250日だとすると、1日平均36分(150時間×60分/250日)も探し物をしていることになります。
気づかないうちにかなりの時間を消費していることが分かります。
モノを探す以外では、人の移動でもムダを無くすという考え方は当てはまります。
例えば、クリアファイルを毎回取りに行く。ファックスを取りに言うなどです。
クリアファイルは各自常に数枚ストックしておく、ファックスはPCから確認できるようにするなどしてムダを省くことができます。

まとめ

資料や書類を探すムダはこれらはアイピアを導入することで解決できます。
アイピアでは、案件別はもちろんのこと、会社の資料として情報をクラウド管理することができます。
場所が様々なところに拡散しなくなるので、誰もですぐに確認できます。
また、アイピアで情報共有をすることで、キーワードや内容で検索をすることができます
共資料を探す手間が大幅に短縮されます。
アイピアは、顧客管理・案件管理・営業管理・原価管理・タスク管理・書類共有・経営分析など、
業務管理ができるクラウド基幹システムです。

[アイピアに問い合わせる]

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