エクセルは、Microsoft社が提供する表計算ソフトウェアです。
関数による自動計算、グラフや図の作成、ピボットテーブルなど、さまざまな機能を搭載しています。
また、共有ブック機能を利用すれば、複数人での編集も可能です。
ですが、共有設定では一部の機能が制限されてしまうなど、注意が必要な点もあります。
そこで本記事では、エクセルで共有するメリットやデメリットをご紹介します。
エクセルで共有するメリット
エクセルファイルを読み取り専用モードで開けば、複数人で1つのファイルを同時に閲覧できます。
ただし、読み取り専用モードでは、先にファイルを開いた人以外は編集ができません。
エクセルファイルを複数人で閲覧したい時や作業したい時には、対応が難しいことがあります。
そんな時に重宝するのが共有機能です。
この機能を使えば、誰かがエクセルファイルを使用している時でも、別の人がファイルを編集できるようになります。
編集内容が自動で同期されるため、編集履歴もその場で確認可能です。
共有ブック機能の設定は、「校閲」タブで行います。
「ブックの共有（レガシ）」から、共有したユーザー名を選択してOKをクリックするだけなので、設定方法は特に難しくありません。
この機能を活用してエクセルファイルを共有するメリットは以下の通りです。
費用がかからない
エクセルでファイルを共有する一番のメリットは、費用がかからない点です。
共有機能は、エクセルをインストールするだけで無料で利用できます。
結果、専用の共有システムを導入するよりも、大幅にコストを抑えることが可能です。
無料テンプレートが多い
エクセルは、テンプレートの種類が豊富です。
請求書、財務諸表、家計簿、カレンダーなど無料で利用できるテンプレートが揃っています。
Microsoft社の公式テンプレートのほかに、企業や個人が提供しているおしゃれなテンプレートも使用可能です。
そのような無料テンプレートを活用すれば、ファイル作成が効率化できるため、共有作業も素早く行うことができます。
使い慣れている
エクセルは、世界中で導入されている定番のofficeソフトです。
使い慣れている人が多いため、共有ブック機能を使うのが初めての人でも、戸惑うことなく操作ができるでしょう。
エクセルでの管理に関する記事はこちら
エクセルで共有するデメリット
エクセルの共有機能は、複数人で編集したい場合に便利な機能です。
ただ、エクセルファイルの共有化を設定すると、一部の機能が制限されてしまいます。
セルの結合機能、シートの削除、ピボットテーブル機能、グラフ機能などは利用できません。
その他にも、エクセルで共有する際には、以下のようなデメリットがあります。
リアルタイムで共有できない
リアルタイムでの共有が難しいのが、エクセルのデメリットです。
エクセルファイルに編集を加えても、更新や保存作業を行うまでは、そのファイルは最新の状態とはなりません。
こまめに更新を行わなければ、共有フォルダー内に残っている古いファイルが活用されてしまう可能性があります。
エクセルでリアルタイムの編集を行う場合は、最新ファイルを全員で共有するためのルールづくりが必要です。
細かい権限設定ができない
エクセルファイルは、アクセス権の設定が可能です。
そのエクセルファイルを開くことや編集できるユーザーを指定できます。
ただし、詳細な権限設定ができません。
社員数が多いなどの理由により、細かなセキュリティ管理が必要な場合は、注意が必要です。
バージョン管理が難しい
上述した通り、エクセルはリアルタイムでの編集ができません。
同時に、バージョン管理が難しい点もデメリットとしてあげられます。
こうしたデメリットによって、別のユーザーが更新した最新バージョンのファイルを編集したつもりが、自身が保存していた旧バージョンのファイルを編集していたというケースが発生します。
属人性が高い
エクセルで共有すると、属人化する可能性が高くなる場合があります。
結果、エクセルファイルの管理者が変わった場合や製作者が退職や異動した場合に、後任者や共有されているユーザーが困る可能性があります。
こうした事態に対処するため、事前にマニュアルを作成しておくと良いでしょう。
Googleスプレッドシートでできること
複数人でファイル共有や共同編集をしたい場合には、『Googleスプレッドシート』を使うのも有効です。
Googleスプレッドシートは、検索エンジンで有名なGoogle社が提供する表計算ソフトです。
リアルタイム編集作業に適していることから、利用率が高まっています。
複数人でのリアルタイム共有が可能
Googleスプレッドシートの特徴は、オンライン上で動作するWebアプリケーションです。
インターネットに接続できれば、複数のユーザーがそのファイルにアクセスできる上、その場で編集ができます。
また、スプレッドシートの設定を変更しておけば、オフラインでも使用可能です。
変更内容は自動で保存されるシステムであるため、都度保存ボタンを押す必要がありません。
変更履歴も自動保存されるため、バージョン管理がしやすいというメリットもあります。
エクセルファイルの編集も可能
Googleスプレッドシートではエクセルファイルを編集することもできます。
一度エクセルで作成したファイルも、Googleドライブへアップロードすることで編集が可能になります。
コメントが残せる
Googleスプレッドシートでは、指定したセルに対してコメントを残すことが出来ます。
過去の編集履歴を記載したり、修正の指摘を行うなど、シート内での情報共有が可能です。
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まとめ
ここまで、エクセルで共有するメリットやデメリットについてお伝えしてきました。
エクセルは便利なソフトですが、複数人でのリアルタイム共有やバージョン管理が難しいというデメリットがあります。
エクセルで共有する場合には、このようなデメリットがあることを理解しておかなくてはなりません。
リアルタイム編集作業を効率化したい場合には、Googleスプレッドシートを活用してみてはいかがでしょうか。
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを作成すれば、無料で利用できます。
エクセルと似たような仕様となっていますので、エクセルユーザーであれば、直感的に扱うことができるでしょう。
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