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Excelでの見積作成するメリット・デメリットとは?

「見積を作るならそれ専用のソフトを使う方がいい」
「見積作成のソフトなら○○」
今ではこのような記事が数多く存在しています。

では逆に、見積をExcelで作ることの何が良いのか、何が悪いのか。
今回はそれについてご案内していこうと思います。

Excelで見積を作る際に気を付ける事

今現在、外部のソフトや社内ソフトを入れていないリフォーム企業の方々の多くは、エクセルで見積書を作っているかと思います。
その際に気を付けていることは何でしょうか。

「工事業者によって変わる原価」「作業内容によって変わる工事金額」

こういった金額面が一番だと思います。
もしそれをExcelで分かりやすく作ろうと思うと、VLOOKUP関数IF関数、もしくはマクロを使っての計算になりますね。

もっとアナログで言うと、一人一人が業者別の単価表を持っていて
その単価表を見ながら単価を打ち込む。というやり方でしょう。

「お客様が分かりやすい見積」「お客様との約束をしっかりと書かれている見積」

あとあとになって、お客様から「見積書のここのことなんだけど何のことか分からない・・・」
というような問い合わせが来てしまっては、お客様からの信頼も得られず、
説明のために時間のコストを使ってしまう事になってしまいます。

Excel見積で出来る事・難しい事

Excelで見積を作っていく際に一番起こりやすいのは「人的ミス」です。
Excelの成熟度別にどのようなことが起こりうるのかを挙げていきます。

Excelレベル1

出来る事「誰でも見積書を簡単に作れる」

これがまず一番ですね。

Microsoft Officeが入っているパソコンを持っていれば、誰でも見積書を作ることが出来ます。
先ほど書いたように一番アナログな手段としての「単価表を持ちながら見積書を作っていく」
というやり方での作成方法であれば、
工事内容を書いて㎡数や工数、単価を入れ、金額部分に「=㎡数×単価」を入れたら完成です。

このくらいであれば、ひな型もネット上にたくさんあるので誰でも使うことが出来ます。

デメリット「工事の単価表を持ち歩き、見積書も作ったら毎回保存していく」

このやり方をされている会社の多くは、見積書に関してもシートを分けて保存していたり
印刷して紙媒体で保管していたり、というような管理の仕方が一番多いと思います。

この際に問題になってくるのは、見積の紛失やデータの上書きをしてしまう事でしょう。

紙媒体で保管していた場合、営業マンが持ち出ししていて紛失してしまった、
お客様が紛失してしまった際に、もし保存が出来ていなかったり間違った金額で保存してしまっていたら、トラブルになりかねません。

Excelレベル2

出来る事「工事業者ごとの単価を反映させて見積を作る」

これもExcelが少し使える人であれば出来る事でしょう。

「工事単価表」のシートに工事業者ごとの単価を入れ、
「塗装見積」や「クロス見積」「台所リフォーム」などの工事内容ごとのシートで見積書を作り、
業者を選んでVLOOKUP関数IF関数を使って見積書へ単価を反映させて作っていくやり方です。

こうすることで、「単価表を持ち歩く」ことが必要なくなります。

デメリット「違う業者の単価で見積を渡してしまう」

この際に、会社にとって大きなトラブルになることは、
「安い業者に高い業者の単価で作業依頼書を渡してしまう」ということです。

お客様へ出す見積と同時に、業者へ作業依頼の見積を作られている方が多いと思います。
その際に、正しい金額で正しい業者に見積を出せていれば問題はありませんが、
間違えた場合、業者からの信頼が下がり、業者離れに繋がってしまいます。

Excelレベル3

出来る事「お客様・工事業者ごとにPDFで保存」

これはExcelのマクロを使って自動的にPDFを保存する方法です。

ここまで使いこなせる人は少ないように思いますが、
勉強すればネット上にも例文はあるので一日でもこのマクロは組むことが出来るでしょう。

出典:【脱エクセルVBA初心者】PDFでの出力とファイル名の指定保存そして閉じる

このようなVBAを組むことでPDFへ出力して保存していくことが出来ます。

デメリット「マクロの変更が出来ない、PDFを探すのが大変」

この際に起こりうるのがマクロの変更・PDFの検索です。

マクロの組み方が少しでも違っていたり、見積書の項目などに変更部分が出てきた時に
マクロをその都度直していかないといけないという労力が出てきます。

また、お客様から見積に対しての問合せが来た時に
「このお客様の見積はここに保存してあるから」というように瞬時に見積を出すことが出来ればいいのですが、
顧客が増えればそれも難しくなってきます。

営業マンごとにパソコンでPDFを保存していて、会社への電話では他の人が探しきれない、
営業マンへの電話でも、社内にいないためすぐに答えられないという事が起こり、顧客満足度の低下につながってしまいます。

Excelで作る事のメリット・デメリット

上に様々なExcel見積の作り方を書いていきましたが、簡潔にメリット・デメリットを挙げるとすると、

メリット デメリット
誰でも見積が作れる。

(出来る人であれば)見積もり作業は軽減できる。

Excelの成熟度の高い人に依存しがち。

作業の属人化の可能性が高まる。

こういったところが挙げられると思います。

その他、もしExcelのデータ自体が何かしらの原因で消えてしまった場合に、また1から作り直さないといけない、という点もあり得ます。

つまり、「どうしてExcelでも出来るのにわざわざシステムを導入するのだろう?」という問いには
「個人の技術に依存してしまわないように、誰でもスピーディに高品質な見積が作れる環境を構築する為にシステムが必要」という答えになります。

まとめ

Excelで見積を作ることは、機能的に言えば何の問題もないと思います。

Excelは今では社会人であればほとんどの人が触ったこともありますし、
使う人数も多い分、ネット上に使い方のレクチャーをしてくれるサイトも多いでしょう。

ただ、社内全ての人が同じレベルで見積を作成できてデータの管理を出来るとは限りません。
今一度、社内の見積管理や見積作成の仕方を見直していくのも、今後の会社の発展に必要不可欠と言えるでしょう。

参考:建築業・リフォームに特化した見積ソフト比較一覧-見積作成時間を短縮して業効率改善

 

 

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