発注書に印鑑は必要？書き方や注意点もご紹介

発注書を作成して取引先に提出する際、印鑑は押していますか。
それは当然、押印がなかったら不備になると思っている方も多いことでしょう。
一方、最近では発注書をメールに添付する方法で送付しているケースも増えています。

この際、押印していますか。おそらく押印しなくても問題なくやりとりしているはずです。
そこで、この記事では発注書に印鑑は必要なのかをはじめ、発注書の書き方や注意点についてご紹介していきます。

発注書とは

発注書とは、商品の注文をする際や役務の提供を申し込む書類です。
建築関連の業界でいえば、工事に必要となる建材や資材、設備などの注文をする際や工事の依頼をする際に作成されています。

発注書の記載項目

発注書の記載項目の基本は以下の通りです。

発注書に印鑑は必要ない

発注書には会社名の社判や代表社印を押す場合や発注をした人や発注書を作成した担当者印などが押印されるケースがほとんどです。
もし、印鑑を押し忘れた場合、発注書の効力が認められず、受注を拒否されることや書き直しを迫られるのでしょうか。

この点、法制度上、発注書に印鑑が必要というルールはありません。
法的な効力は押印されていなくても認められます。

では、なぜ発注書には当然のように押印しているのでしょうか。
これは日本における伝統的な印鑑文化と、商慣習にもとづくものです。
また、発注書に印鑑を押すメリットがあることも、押印が行われている理由です。

発注書に印鑑を押すメリット

発注書に印鑑を押すメリットとして、発注の意思を明確にするとともに、責任の所在を明らかにすることが挙げられます。

また、改ざん防止につながるものメリットです。
もちろん、印鑑がなくても効果は生じますが、取引先とのトラブルを防ぐためにわざわざ押印した為に、発注の意思が明確に示され、押印者が責任を持って発注していることを確認することにつながります。

押印されていると改ざんをするとバレるのではという気持ちが働き、改ざん防止につながるのもメリットです。
万が一発注後に数量を増加させるなどの改ざんがなされても、押印者が当初の内容を主張しやすくなります。

サインで代用可能か

もともと、発注書は印鑑がなくても効力が発生するので、サインでも問題ありません。

むしろ、サインはその人にしか書けず、筆跡で本人か、改ざんした人かを判別することも可能です。
日本では印鑑文化が根付いていて、サインだけでは認められないケースもこれまではありましたが、市販されている印鑑より、その人にしか書けないサインのほうが信用力を持つと考えることもできます。

電子署名・電子サインは有効か

発注書を電子データで送る場合には印鑑は押せません。
その代わりに電子署名・電子サインは有効かといえば、それも問題ありません。

そもそも、発注書は印鑑は不要であり、電子署名や電子サインも発注書が法的な効力を持つための要件にはなっていないためです。
この点、電子署名は第三者機関が本人が作成したものであることと、改ざんされていないことを証明したものです。
印鑑でいえば、役所による印鑑証明書が添付された実印のような位置づけです。

これに対して、電子サインは第三者期間による真実性の証明などはなく、電子データ上の印鑑やサインの代用として便宜的に作成して利用しているものです。

発注書の注意点

発注書は印鑑は不要なものの、日本では長きにわたり商慣習として押印をしてきました。
そのため、法的には印鑑がなくても効力が認められるといっても、多くの方は印鑑がないと効力が認められないと思っている可能性も否定できません。

この記事を読んだからといって、明日から押印しないと実行するのではなく、社内のルールや取引先との取り決めなどを尊重するようにしましょう。
そのほか、発注書の注意点は以下の通りです。

見積書の内容と一致しているか確認する

発注書は見積書を確認したうえで、その内容でゴーサインが出て、正式に依頼するために作成される書類です。
そのため、見積書の内容と一致しているか確認しなくてはなりません。

見積書の内容と大きく異なると、見積書を提出した受注側も戸惑ってしまいます。
もし、見積書を確認した結果、安かったので数を増やしたいなどの新たなニーズが生じた場合には、その旨をあらかじめ取引先に伝えるか、送付状やメールなどに記載することが混乱回避策となります。

保管期間や保存方法を確認する

発注書は契約書や領収書などと同様に、取引の存在を証明する書類となります。
各種の助成金や補助金を申請する際の必要書類となることや税務申告や税務調査の際に提示が求められることもあるため、保管しておくことが必要です。

発注書の保管期間

発注書の保管期間は法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則として5年です。

発注書の保存方法

発注書の保存方法は紙の書類の場合、ファイリングして書庫などに求められる年数保管し続けるようにしましょう。
電子化された発注書は、電子帳簿保存法にもとづいた形式で、電子的に保存しなくてはなりません。

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まとめ

発注書とは、商品や部品、資材などを仕入れるために注文を出す書類のことです。
発注書には印鑑は必要ありませんが、発注書に印鑑を押すメリットとして注文の意思の確認や責任の所在を明らかにすること、改ざん防止などが挙げられます。
印鑑の代わりにサインで代用もでき、発注書を電子化する場合は電子署名・電子サインでも有効です。

発注書の注意点として、見積書の内容と一致しているか確認すること、保管期間や保存方法を確認することを心がけましょう。
発注書の保管期間は法人は原則として7年、個人事業主は原則として5年です。
発注書の保存方法は紙の書類ならファイリングして書庫などに保管が基本ですが、電子化された発注書は電子帳簿保存法にもとづき電子的に保存しなくてはなりません。