一元管理システムとは？メリット・デメリットや経営資源別の使い方を解説

昨今、様々なビジネスにおいてIT化が進み、「一元管理」という言葉を頻繁に耳にするようになりました。しかし、「一元管理」と聞いても詳しいことは分からないと言った方は多いのではないでしょうか。
本記事では、一元管理を経営資源別に詳しく解説し、それぞれの目的に応じたシステムをご紹介します。

一元管理とは

一元管理とは、あらゆる情報を一箇所にまとめることで、効率的に情報を活用することを言います。一元管理を行うことで、情報の損失や分散を防ぎ、必要な情報をリアルタイムで出し入れすることができます。
また、企業が一元管理を効果的に進めるためには、経営資源を一元管理することをお勧めします。

一元管理システムの詳細な特徴

一元管理システムの詳細な特徴は次の通りです。

リアルタイム性

一元管理システムでは、データがリアルタイムで更新されるため、最新情報を常に把握できます。これにより、迅速な意思決定や問題解決が可能になります。

部門間のデータ統合

各部門が個別に運用していたシステムを統合することで、全社的なデータ共有が可能に。これにより、部門間のコミュニケーションギャップが解消されます。

拡張性と柔軟性

一元管理システムは、業務の成長や変化に対応できるよう設計されています。モジュール形式で機能を追加できるものが多く、スモールスタートからのスケールアップが可能です。

データの一貫性と正確性

すべてのデータが単一のシステム内で管理されるため、情報の重複や矛盾が排除されます。

高度な分析機能

蓄積されたデータを活用して、レポート作成やデータ分析を自動化。ビジネスインテリジェンス（BI）機能を備えたシステムが多く、意思決定をサポートします。

モバイルとクラウドの活用

クラウド型の一元管理システムでは、インターネット接続があればどこからでもアクセス可能。リモートワーク環境や現場作業が多い業種に適しています。

コンプライアンスとセキュリティ対応

一元管理システムには、情報漏洩を防ぐための高度なセキュリティ機能が搭載されています。また、業界ごとのコンプライアンス要件にも対応可能です。

経営資源を一元管理すべき理由

一元管理を行うことで、大きな効果を発揮するのは経営資源です。では、なぜ経営資源を一元管理すべきなのでしょうか。
そもそも経営資源とは以下の4つです。

一元管理を行うにあたって、この経営資源の中から自社の目的に応じて対象を選ぶ必要があります。一元管理のシステムや導入にはコストと時間がかかるためです。
以下では、経営資源別に一元管理を行うことで得られる効果についてお伝えします。

ヒト

経営資源における「ヒト」とは、組織を構成する人材のことを指します。ヒトは、4つの経営資源の中で一番重要であり、他の経営資源とも深く関わりを持っています。「ヒト」はモノ（商品・サービス）を生み出し、カネを発生させ、情報を活用することができるからです。
よって、ヒトを一元管理することで効率的な人材マネジメントを行うことができるのです。
具体的に一元管理でできることは、採用活動や労務管理などです。単に、勤怠管理や給与計算だけでなく、採用活動を一元管理することで選考を効率化できるため、優秀な人材を確保できる可能性が高くなります。

モノ

経営資源における「モノ」とは、ヒトが開発した商品やサービスはもちろんですが、機械や設備、その企業が所有している在庫など、経営する上でヒトが扱う物のことを指します。
具体的には、商品と在庫のデータの管理、複数の部署間での在庫情報を最新のものから過去の記録までリアルタイムに把握することができます。
「モノ」を一元管理することで、適切な量や質の製造、物資の仕入れを行うことができるため、効率的に製造計画が立てられるようになります。

カネ

経営資源における「カネ」とは、資金のことを指します。資金における管理があいまいであると、支払漏れが生じ、会社の信用問題に関わりかねません。企業を経営する中で、社内のお金の流れを把握することで計画的な経営戦略に繋がります。よって、企業の支払管理業務を一元化することで、業務を効率化させるだけでなく、会社の経営を安定させることができるのです。

また、販売管理システムを活用することで、商品やサービスを受注してから入金までの管理を行うことができ、「お金」と「商品」のデータを適切にコントロールすることができます。
▶参考：ツール例＞楽楽販売

情報

これまで説明した、有形の経営資源とは異なり、情報は顧客情報やノウハウなど無形の経営資源です。顧客情報やノウハウ等の一元管理は、今最も求められているのではないでしょうか。
リモートワークが浸透してきたため、紙やエクセルでの管理では、最新の情報をリアルタイムに共有することができず、情報格差が生まれる可能性があります。

情報管理において一元管理システムを導入することで、情報の属人化を防ぎ、いつでもどこでも最新の情報をメンバー間で共有できるのです。

建築業で一元管理をするメリット・デメリット

経営資源を一元管理することで、大きな効果を得ることが期待されますが、デメリットはあるのでしょうか。一元管理のメリット・デメリットをお伝えします。

メリット

一元管理することで得られるメリットは、大きく分けると3つあります。

MERIT01　業務効率化

一元管理することで、業務を効率化させることができます。顧客情報や案件管理等の情報が複数の部署に分散されて管理されていたり、個人で情報を管理している場合、データを確認する際、大変な時間がかかってしまいます。作業を進めるにあたって、複数人に確認しながらデータを集めなければならず、効率が悪くなってしまうのです。

一元管理を行うことで、複数の部署間やメンバー内で最新の情報や過去の記録をリアルタイムに、どこでもスピーディーに閲覧することができます。よって、業務を進めるにあたってかかる時間を削減でき、作業を効率化することができるのです。

MERIT02　利益確保

情報管理を適正に行うことは、利益確保に繋がります。一元管理を行わないと、請求書が来るまで原価が分からず、契約時からの粗利低下が慢性化してしまうことも少なくありません。

一元管理を行うことで、原価の内容や金額を基に見積書を作成することができるため、原価ベースで発注書の作成でき利益率確保に繋がります。また、他部署への情報共有が正確かつスピーディーに行えるため、発注書と請求書の突合せの時間が大幅に削減できることで業務を効率化できます。

MERIT03　経営状況を把握・分析できる

経営情報をリアルタイムで把握できるため、迅速な経営判断を行うことができます。毎月中旬頃にならないと先月の売上や支払などが分からず、迅速な経営判断ができないといった企業は多いのではないでしょうか。
一元管理を行うことで、前年度の比較や比率などをリアルタイムに把握・分析ができ、様々な角度から集計できるため、結果的に利益の増長に繋がります。

デメリット

一元管理する上で生じるデメリットは、以下の2点です。

DEMERIT01　コスト

一元管理をするためには、システムの導入費用が掛かります。いくら便利な一元管理とは言っても、やみくもに選んではいけません。コストがかかるからこそ、自社で一元管理を実施したい業務を洗い出し、目的を明確にする必要があります。複数のシステムを導入し、一元化を図るよりも複数の業務をまとめられるものを選択すると、コスト削減につながります。

DEMERIT02　操作が複雑

システムを導入するには、これまでの情報管理の体制を大きく変え、引き継いでいく必要があります。また、業務体制が大きく変わるため、操作を１から覚えなければいけません。よって、便利だからと言って、多くの機能が備わったシステムを導入するよりも、目的に合わせて必要な機能が備わったものを選ぶとよいでしょう。

一元管理システムの主な機能

一元管理システムは、文字通りあらゆる業務を一元で管理できる為、様々な機能が搭載されています。
この章では、その中でも特筆すべき機能をご紹介します。

顧客管理（CRM）

顧客情報を一元的に管理し、営業活動やマーケティングに活用します。

• 顧客データベース
• 問い合わせ履歴の管理
• 営業進捗の可視化

プロジェクト管理

複数のプロジェクトを効率的に管理するためのツールを提供します。

• タスク管理
• 進捗状況の共有
• リソース配分の最適化

在庫管理

在庫情報をリアルタイムで把握し、無駄や欠品を防ぎます。

• 在庫データのリアルタイム更新
• 発注履歴の管理
• 需要予測

勤怠管理

従業員の出勤状況や労働時間を一元的に管理します。

• 出退勤の打刻
• 勤務状況のレポート作成
• 休暇申請と承認機能

経理・財務管理

企業の財務状況を一元的に管理し、経理業務を効率化します。

• 請求書の発行
• 支出の追跡
• 月次・年次レポートの作成

一元管理システムの導入事例

これまで、一元管理システムの概要やメリットなどをご紹介しました。
では実際導入した場合、どのような効果を得られるのでしょうか。
この章で、一元管理システムの導入事例をご紹介します。

事例1: 製造業での導入

ある製造業の企業では、部門ごとに異なる管理システムを使用していたため、情報の断片化と共有の遅延が課題でした。一元管理システムを導入することで、次の成果を得ました。

• 生産計画、在庫管理、販売データをリアルタイムで統合。
• 業務プロセスが自動化され、年間で約20%のコスト削減を達成。
• データの可視化により、需要予測の精度が向上。

事例2: 建設業での導入

建設業の企業では、複数の現場で使用される資材や人材の管理が煩雑で、手動作業によるミスが発生していました。一元管理システムの導入により、以下の効果を実現しました。

• 現場ごとの進捗状況とコスト管理が一目で確認可能に。
• 資材の過剰発注を防止し、無駄を削減。
• モバイルデバイスで現場から直接データ入力が可能となり、迅速な意思決定が可能に。

事例3: 小売業での導入

全国展開する小売業の企業では、店舗ごとに異なる販売管理システムを使用していたため、売上データの集計に時間がかかっていました。一元管理システムの導入後、以下の改善が見られました。

• 全店舗の売上データをリアルタイムで統合し、経営層が即時に確認可能に。
• 販売トレンドを迅速に把握し、在庫補充の最適化を実現。
• 顧客管理機能を活用して、パーソナライズされたプロモーションを展開。

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まとめ

経営資源を一元管理することは、今後さらにあらゆるビジネスにおいて需要が高まるでしょう。今回お伝えした、一元管理におけるメリット・デメリットを踏まえ、紙やエクセルではない、管理方法を導入してみてはいかがですか。