正しい検収書の書き方とは？無料テンプレート付き

納品した商品を検品した証明として使用される検収書ですが、正しい書き方は知らないといった方が多いのではないでしょうか。
「簡単に素早く検収書を作成したい」という方に向けて、検収書の正しい書き方と無料テンプレートをご紹介します。

検収書の作成方法（テンプレートあり）

検収書を作成する方法として、「エクセル」「ワード」「管理システム」での方法があります。

エクセルで作成する

まず一つ目は、エクセルを使用して検収書を作成する方法です。

▼その他検収書テンプレートができるサイト
ビジネステンプレート<検収書エクセルテンプレート（無料）>

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
手書きに比べ、時間やコストを削減することができます。

また、テンプレートを利用することで誰でも簡単に検収書の作成ができます。

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで様々な書類を発行することができます。

検収書発行の手順

検収書を発行する手順はどのようなものなのでしょうか。
検収書を発行する手順を3つに分けて説明します。

１．商品サービスの納品・検品

発注した商品が納品されたことを確認し、発注者は検収・検品を行います。
発注書通り商品が納品されているのか、納品された商品と納品書に誤りがないか確認を行います。

具体的に、商品を確認するポイントは以下のとおりです。

２．検収書の作成

商品が納品され、上記のように検収を行ったら、検収書を作成します。
検収書は、発注者と受注社どちらが作成しても問題はありません。

検収書の正しい書き方は、上記の基本項目に従って作成します。
検収書を作成する場合は、無料テンプレートか管理システムからワンクリックで作成することで、作成する手間が省けます。

３．検収書の送付

検収書を作成し、検収印を押印し終えたら、発注者から受注社へ検収書を送付します。
検収書は、送付方法が決められていませんが、郵便かPDFをメールで送付するのが一般的です。

しかし、会社によって検収書の管理方法が様々であるため、郵便かメールか送付方法を受注社側に確認することで、トラブルを防ぐことができます。

「検収書」の書き方のポイント

領収書や受領書と違い、必ず発行しなくてはいけない書類ではないため、正しい書き方が分からない方は多いのではないでしょうか。
しかし、検収書は発注した商品やサービスにおいて、トラブルを未然に防ぐことができる重要な書類です。

検収書の書き方について、記載しなければいけない項目がいくつか決められている為、基本的な書き方を詳しく説明します。

基本項目について

では基本項目について順番にご説明します。

①タイトル

検収書と記載します。

②検収No、検収日作成

納品日や作成日ではなく、商品の検品を行った日付を記載する必要があります。

③取引先名

取引先のお客様の正式名称を記載する。必要があれば、住所や電話番号も記載する。

④会社情報

自社の会社名（正式名称）、住所、電話番号、FAX等を記載する。

⑤検収担当者名

検収を行った担当者の名前を記載することで、後日確認を行う際や事後処理をスムーズに行うことができます。

⑥検収印

会社か検収者の検収印を押印する。

⑦件名

納品・受領した検品名を記載する。

⑧商品の情報

商品の品名、数量、単価、金額などの商品の詳細を記載する。

⑨検品した商品の合計金額

検品を行った商品の合計金額を記載する。

⑩備考

ほかに伝えるべき内容がある場合は、備考欄に記載します。

印紙の有無

基本的に、検収書には収入印紙の貼付は必要ありません。

領収書などの5万円を超えた課税文書には、収入印紙が必要となってきますが、課税文書ではない検収書は、印紙を貼付する必要はありません。

検収書を作成する目的とは？

検収書の目的は大きく3つあります。それぞれ見ていきましょう。

クレーム・トラブル防止

商品やサービスに問題がなかったことを証明として検収書を発行します。

検収書の発行後にトラブルが発覚した場合には、受注者側のミスか発注者側のミスかわからないためトラブルの対応が難しくなります。
そのため、原則として検収書の発行後のクレームや契約解除は認められません。

受注者にとって検収書はクレームやトラブルを防ぐために大変重要な書類です。

売上の計上

売上計上のタイミングの基準になります。

会社によって売上計上のタイミングはバラバラで、商品を出荷したタイミング（出荷基準）、商品を納品したタイミング（納品基準）、商品が検収されたとき（検収基準）の3つのパターンがあります。

受注者が検収基準を採用している場合には、検収書の発行タイミングが売上計上の基準が重視されます。

請求書の省略

あらかじめ契約時に「検収書の発行によって支払い義務が生じる」ことを決めておけば、請求書の省略ができるようになります。

受注者が請求書を発行するよりも、発注者が請求書を発行する方が、発注者の支払う意思を確認することができトラブル防止にもつながります。

検収書と受領書の違い

商品を検品したことの証明が検収書で、発注した商品が納品され、受け取ったことを証明するのが受領書になります。
検収書を発行せず、受領書のみを発行すると、検品を行った証明にはなりません。

検収書を発行することで、商品に欠陥が無かったことの証明になるため、トラブルを防ぐことができます。

検収書と受領書の比較表

検収書と受領書の比較をまとめましたので、ぜひご参照ください。

建築業向けの管理システム「アイピア」

まとめ

本記事では、検収書の書き方や作成手順、無料テンプレートをご紹介しました。
検収書は、受け取った商品に問題は無いか、納品書に間違いはないかを証明する重要な書類です。

必ず発行しないといけない書類ではありますが、正しい書き方を身に着けることで納品した商品においてトラブルを防ぐことができます。

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