休暇届とは？ 書き方とポイントを解説！ （無料テンプレートあり）

休暇届を提出するとき、どのような書式で、どのような内容を書いたら良いのでしょうか。
そもそも休暇届は何のために提出するのでしょうか。
今回は、休暇届の目的や記載項目などをご紹介します。
また、弊社が作成した休暇届のテンプレートを掲載します。
無料でダウンロードできますのでご自由にご活用ください。

休暇届とは？

休暇届とは何でしょうか。
休暇届は、会社・組織の従業員が休暇を取得する際に提出する書類です。
休暇の日程や種類を記載し、多くの場合、休暇より一定期間前に提出します。

その目的は、本来働く義務がある日に労働を免除してほしい旨を会社や組織に伝えることです。

休暇と似た言葉に休日がありますが、休日はもともと労働する義務がない日を指すため、休暇届を提出する必要はありません。

休暇の種類

では、休暇の種類はどのようなものがあるのでしょうか。
休暇は大きく分けて２種類あります。

法定休暇と法定外休暇です。
法定休暇とは、法律上で定められている休暇です。
法定外休暇とは、法律上の休暇ではない、会社が独自に設けた休暇です。
そのため、有給、無給はさまざまです。
法定外休暇は、一般的に特別休暇と言われることもあります。

法定休暇

労働基準法では次の規定が存在します。

使用者は、前各項による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。

引用元：労働基準法『労働基準法第39条第5項』

法定休暇とは具体的にどのような休暇でしょうか。
たとえば、労働基準法や介護育児休業法､男女雇用機会均等法等で定められている次のような休暇を指します。

法定外休暇

他方、法定外休暇には、次のような休暇があります。

休暇届の作成方法

休暇届には、上記で述べた休暇の種類の他に、記載が必要な項目が複数あります。
たとえば、宛先、申請日、氏名・所属部署、休暇の期間、休暇理由 、連絡先、署名・捺印などです。

また、休暇を簡単に作成する方法は、大きく３通りあります。
ひとつは、エクセル形式のテンプレートを利用する方法です。
もう一つは、ワード形式のテンプレートを利用する方法です。
最後に、テンプレートを搭載したシステムから出力する方法です。

ここでは、作成方法とそのポイントについて説明します。

エクセルで作成する

ひとつ目のMicrosoft Excelのテンプレートを利用し作成する方法です。
手書きやWordに比べ、表が多様できるため、まとまったレイアウトの休暇届を簡単に作成することができます。

次のテンプレートをダウンロードして、
見本に従って必要事項を入力し、印刷することで完成します。
この記事の他、無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

ワードで作成する

ふたつ目のMicrosoft Wordのテンプレートを利用し作成する方法です。
手書きに比べ、時間やコストを削減することができます。

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休暇届の書き方のポイント

休暇届には、休暇の種類や期間等、記載が必要な項目があります。

基本項目

まずは、一般的な休暇届を例に基本項目を案内します。

「休暇届」と記載します。書類の中央に記載するのが通例です。

提出先の会社名や部署名を記載します。

休暇届を申請した日を記載します。

誰からの申請であるかをわかりやすくするために、申請者の所属部署や氏名を記載します。

休暇の開始日と完了日を記載します。
日数も記載するとよいでしょう。

有給休暇や介護休暇、夏季休暇等、申請したい休暇の種類を記載します。

休暇を取得する理由を簡潔に記載します。

緊急連絡先として、連絡がつく電話番号などを記載します。

備考がある場合に記載します。

署名や捺印が必要な場合に記載します。

休暇理由の例文

休暇理由はどのような内容を記載したらよいでしょうか。

有給の場合は、基本的に休暇の理由の記載がなくても取得が可能ですが、
たとえば、「私用のため」「家事の都合により」などと記載するのがよいでしょう。

無給の場合は、理由を聞かれる場合があるため簡潔に記載することが望ましいです。
よくある休暇理由として次のようなものがあります。

提出は早めに

休暇届はいつ提出したらよいでしょうか。

期日を就業規則で定めている場合があるため、事前に確認しましょう。
就業規則には、前日までに、３日前までに、と記載されるケースがあります。

就業規則に特に定めがない場合は、引継ぎなど業務に支障がない範囲で提出するのがよいでしょう。
上司の承認が必要な場合は、承認までの日数を逆算して、前日までに承認が終えらているよう提出するのが適切です。

規則がない場合は判断が難しいですが、マナーとして早めを心がけましょう。

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まとめ

休暇届は、休暇を申請する際に、会社や組織に対して提出する書類です。
書面には、休暇の種類や期間、申請者、連絡先などの情報を記載することが必要です。

休暇届は、既存のテンプレートをダウンロードする方法や業務管理システムから出力する方法で簡単に作成できます。本サイトにもテンプレートをいくつかご用意していますので、ご活用ください。