送付状の基本事項とは？（無料テンプレート付き）

応募書類やビジネス文書を送る際に必ずと言っていいほど必要となるのが送付状です。
書類の中で一番初めに目に入る送付状は最初の挨拶であり、書類を見やすくするための相手への配慮でもあります。
送付状を正しく扱えることはビジネスマナーの基本です。
本記事では送付状の必要事項と書類送付のポイントについて紹介していきます。
テンプレートも載せているのでぜひご活用ください。

送付状とは

送付状は大きく分けて挨拶、内容紹介、補足説明の三つの役割があります。

本来手渡しが望ましいですが、直接会うことが困難な場合にFAXや郵送で書類を送ることになります。
送付状を同封することで誠意やお詫びの気持ちをこめた挨拶としての役割を果たします。

また、書類の一番初めに目に入る送付状は「誰が」「誰宛に」「何のために」「何を送ったのか」を簡潔に伝えたり、補足の説明をしたい場合に知らせるためのものでもあります。
あくまで内容の確認と初めの挨拶をするためのものなので、必要な内容だけを記載して簡潔なものにしましょう。

送付状のテンプレート

▼その他無料の送付状テンプレートのあるサイト
‣送付状テンプレート12種|ビジネス、個人で使える送り状
‣テンプレ・画像で3分でできる！履歴書の送付状・添え状の書き方

管理システムからワンクリック発行

一元管理システムを用いることで、ワンクリックで送付状を作成することができます。
工事情報だけでなく、請求先の情報や見積等の情報を管理できるシステムを利用すれば、より詳細な送付状が作成できる上、これらの情報と紐づけて管理を行うことができます。

送付状の基本事項

送付状のポイント

送付状には作成の際に、注意すべきポイントがあります。
ここでは、送付状を書く上でのポイントを3点ご紹介します。

A4サイズにする

送付状はなるべくA4サイズの紙一枚に収めましょう。
一枚目を見ただけで内容が伝わるように必要なことだけを簡潔に記載します。

書類の順番を守る

書類の一番上を送付状にし、送付状に記載した通りの順番で下に重ねていきます。

パソコンか手書きか

一般的にはパソコンで作成することが多いですが、手書きでも問題ありません。
手書きの場合は縦書きにしましょう。
パソコンで作成する場合には様々なサイトでテンプレートが配布されているため参考にしてみてください。

書類の送り方

送付状を作成した後、書類とともに送付状を送ります。
ここでは、送付状と書類の送り方についてご紹介します。

手渡し

履歴書や応募書類を送る際、手渡しであるならば送付状は必要ありません。

ビジネスシーンでは直接担当者に渡すことが出来ない場合や複数の書類を扱うことが多いため、手渡しであっても郵送と同じ手順で送付状を同封することが無難です。

メールやFAX

ワードやエクセルで作成したものをPDFに変換してメールで送ることも一般的になってきました。

FAXは主に相手が急ぎの場合に主に用いられる方法です。FAXで送った場合には必ず確認の連絡をしましょう。
書類によってはメールやFAXでは送ることができないものがあるため注意が必要です。

郵送

郵送の場合は各書類の郵送方法に則って封筒や必要事項を選択しましょう。いずれの場合でも送付状は書類の一番上に来るようにします。

FAXで送るときの注意点

書類をFAXで送る際は、注意が必要です。
ここでは、FAXで書類を送付する際の注意点をご紹介します。

ページ番号を付ける

郵送の場合と同じように送付状を先頭にし、続けて送付状に記載された順番に書類を並べます。

FAXの場合、送付状に送信枚数を記載し各書類にはページ番号を振りましょう。
送信枚数とページ番号を記載することで書類がバラバラになることを防ぎます。
これは相手への配慮でもあり、トラブルを避けるためにも欠かせません。

FAX番号の確認

文書を送るときにFAXを使うと、誤りがあった時に取り消すことができません。
必ず送信する前にFAX番号が正しいかを確認しましょう。

確認の連絡をする

FAXを送った後に確認の電話をします。
後から印刷ミスやページ抜けが起こっているのが発覚すると大変なため、送信後に必ず確認の連絡を入れること忘れないようにしましょう。

機密文書は送らない

FAXは送信後の取り消しはできないため、機密文書のような重要文書の送信誤りは取り返しがつきません。
また、送ってからすぐに相手へ届くわけではなく、送信先の誰もが見られる状態となります。やはり機密文書はFAXで送らない方がよいでしょう。

書類別の封筒の選び方

書類を送る際、書面の種類によって適切な封筒があります。
この章では、書類別に適切な封筒の選択方法をご紹介します。

契約書

契約書は「信書」であり、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法に規定されています。
他にも契約書だけではなく、納品書や領収書、結婚式の招待状なども信書です。

信書は宅急便やメール便として送ることが禁じられており、決められた方法で送付する必要があります。
配達記録郵便や簡易書留、レターパックや信書便などを利用しましょう。

折り目を付けないようにクリアファイルに入れて、角2封筒で送るといいでしょう。
また、重要な書類とすぐにわかるように「契約書在中」と記載します。

請求書、領収書

請求書や領収書は長３封筒か角2封筒を使用することが一般的です。
長３封筒はＡ４の書類を三つ折りにして入れることができる封筒で、送付状を同封するときには送付状を一番上にして書類をすべて重ねて三つ折りにします。
角2封筒を使う時には書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

「請求書在中」や「領収書在中」と記載しましょう。

履歴書、応募書類

角４封筒か角２封筒の白色を使用します。
履歴書や応募書類は折り目を付けないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れます。
「履歴書在中」などと記載するようにしましょう。

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まとめ

送付状は簡潔に書類の内容を伝えるためのものなので、決まった流れに沿って作成していけば問題ありません。
様々な場面で送付状を使うため用途に合わせて自分なりにテンプレートをカスタマイズして使用するといいかもしれません。
ビジネスマナーとして送付状を正しく使いこなせるようになりましょう。