リフォーム会社の業務改善とは？ポイントや手順、具体的な方法をご紹介

コロナ禍では、ステイホームやテレワークの推進に伴い、リフォームの需要が増加しました。
しかし、リフォーム業界は、人材不足やDX化への対応といった課題も抱えています。

限られた人材で効率的に業務を行うためには、業務改善が必要です。
そこで今回は、リフォーム会社の業務改善に焦点を当て、業務効率化のポイントや具体例をご紹介します。

業務改善とは

業務改善とは、現行の業務プロセスを見直し、業務のムダを削減することです。
普段こなしている業務を客観的に把握することができ、業務効率化や生産性の向上につながります。

2024年4月に迫った「働き方改革関連法」適用にむけて、リフォーム業界では早急な業務改善が求められています。

経費削減との違い

「業務改善」と「経費削減」は混同しがちですが、内容が異なります。
企業が抱える資源すべてを改善の対象とする業務改善に対し、経費削減の対象はコストのみに絞られます。

また、経費削減は、節電による電気代の削減、ペーパーレス化による紙代の削減など、具体的な方法がある程度定まっています。
一方で業務改善は、企業ごとに課題を割り出し、自社に合った取り組みを検討しなければなりません。

リフォーム会社の業務改善のポイント

業務改善の概要を整理しました。
ここでは、リフォーム会社が業務改善を行う際のポイントを「QDC」と「4M」の2点からご紹介します。

それぞれ詳しくみていきましょう。

QCD

QCDとは、次の3つの言葉の頭文字をとった略語です。

QCDは、業務改善の成果を判断するための指標で、3要素それぞれのバランスをとることが重要です。
たとえば品質にばかりこだわっていると、高額すぎたり、手に入りにくかったりとコストや納期とのバランスが取れません。

業務改善に取り組む際には、3要素のバランスを意識するようにしましょう。

4M

QCDと並んで重要なのが、4Mとよばれるフレームワークです。
4Mとは、次の4つの要素を指します。

以下でそれぞれ確認しましょう。

Man：人

Manは、従業員に関する要素です。
残りの3要素に大きく影響するため、最も重要な要素とされています。

管理すべき主なポイントは次の通りです。

Machine：機械

Machineは、社内設備や仕組みに関する要素です。
業務体制や社内のネットワーク環境などを含みます。

Material：モノ

Materialは、業務に必要な資材やツールに関する要素です。
パソコンやタブレットなどの機器を含みます。

Method：方法

Methodは、ワークフローなど作業手順に関する要素です。
リフォーム業は、比較的属人化しやすい業種だといわれています。
営業から現場管理、事務対応といった幅広い業務をひとりでこなす場合があるためです。

属人化を回避するためには、標準化したマニュアルを作成し、継続的に見直すことが重要です。

リフォーム会社の業務改善の手順

リフォーム会社が業務改善に取り組む際のポイントを確認しました。
ここでは、業務改善の6つの手順をご紹介します。

STEP1 業務の全体像を把握する

業務改善を行うにあたって、まず初めに行うのは業務の見える化です。
アンケートやヒアリングなどを通して、現状行っている業務を書き出します。

書き出す際は、日次・週次・月次などの期間ごとにまとめると分かりやすいです。
また、業務ごとのつながりを明確化しておくと、全体的な業務改善を見込めます。

STEP2 課題を明らかにする

業務を書き出したら、QCDや4Mの概念を用いて課題を明らかにします。
作業時間が長い業務や、発生回数の多い業務などに注目し、業務プロセスが適切かどうかをチェックします。

この際、実際に作業にあたる人の声に耳を傾けることが重要です。

など、数字だけでは読み取れない現場の状況をしっかりと把握するようにしましょう。

STEP3 改善策を検討する

課題を明らかにしたら、それぞれの課題に対する改善策を検討します。
改善策を検討する際に重要なのは、課題の要因を調査することです。

課題の要因をはっきりさせ、実現可能な改善策を選びましょう。

STEP4 優先順位を決める

明らかにした課題のなかで、どの課題から取り組むべきか優先順位を決めましょう。
優先順位は、改善後の効果だけでなく、改善にかかる時間や労力をふまえて決定することが重要です。

優先度の高い課題から改善することで、業務改善全体の成果が高まります。

STEP5 改善策を実行する

課題の解決策と改善計画を決めたら、実行に移します。
改善策を実行する際は、定期的に進捗の確認や評価を行うことが重要です。

すぐに効果が表れない場合でも、焦らず長期的な視点で考えるようにしましょう。

STEP6 効果を検証する

改善策を実施した後は、効果を検証しましょう。
成功や失敗の要因、予測とのずれなどを分析し、問題点を明らかにします。

ここでも、数字だけでなく現場の声を聴くことが重要です。

リフォーム会社が実行できる具体的な業務改善策

リフォーム会社の業務改善の手順を整理しました。
ここでは、リフォーム会社の業務改善のために実現可能な取り組みとして次の3つをご紹介します。

それぞれ詳しくみていきましょう。

脱属人化

すでに確認した通り、リフォーム業は属人化しやすい業種だといわれています。
属人化を放っておくと、顧客や現場の情報が社内に共有されないため、次のような問題が発生します。

リフォーム会社で業務改善を行う際は、まず脱属人化を目指しましょう。
具体的には、

といった改善策が考えられます。

従業員の処遇改善

就業時間規制や賃金を改善することで、従業員のモチベーションがアップします。
従業員のモチベーションを維持することができれば、生産性の向上も見込めます。

厚生労働省は、中小企業・小規模事業者を対象に「業務改善助成金」を設けています。

の計画を立てて申請し、事業結果を報告することで、設備投資などに要した費用の一部が助成されます。

ITツールの活用

業務改善に役立つITツールには、次のようなものがあります。

ITツールは大幅な業務改善を見込める分、費用がかかります。
しかし、IT導入補助金を活用することで、費用を抑えてITツールを導入することができます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、定型業務の自動化を実現するツールです。
RPAで業務を自動化することで、当該業務に従事していた人員や時間を他の業務へ充てることができます。

RPAで自動化できる業務には、次のようなものがあります。

AIを活用することで、判定や質疑応答を自動で行うことが可能です。
リフォーム会社の営業は、対面からオンラインへと移行しています。
特に集客においては、SNSを活用する場面が増えてきました。

AIを導入し、チャット機能やターゲティングを自動化することで業務改善が見込めます。

クラウドシステム・ソフトは、インターネットを介して提供されるサービスです。
外出先や自宅など、インターネットがつながる環境であれば、場所や時間を選ばずに利用できます。
そのため、データ入力のために会社に戻る時間が省け、テレワークの推進にも役立ちます。

見積管理、顧客管理、営業管理などさまざまなシステムが提供されており、リフォーム会社向けのものも増えています。

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まとめ

リフォーム会社が業務改善に取り組む際のポイントや手順、具体例をご紹介しました。
業務改善を行ううえで重要なのは、現場で働く従業員の意見を積極的に取り入れることです。
自社の現状をしっかりと把握し、現実的な業務改善策を考えましょう。

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