請求書の発行日はいつ？決め方や発行時の注意点を解説

請求書の発行日はいつにすべきなのでしょうか。
企業においては、取引の都度、請求書を発行するのではなく、月末などにまとめて請求書を作成しているケースもあるのではないかと思います。

この記事では請求書の発行日はいつにすべきか、その決め方や発行時の注意点を解説していきます。

請求書の役割

請求書の役割の一つは、代金の請求の意思表示をすることです。
代金の回収ができなくなることや代金の支払い漏れなどがないよう、請求書を通じて請求内容を明確にするのがポイントです。

また、インボイス制度のもとでは法令に定めた記載事項を網羅した適格請求書の発行を受けて保存しておかないと、仕入税額控除が受けられなくなります。
そのため、インボイス制度がスタートしてからは、請求書の発行と受取はいっそう重要な役割を果たすことになります。

請求書に発行日の記載は必要？

では、請求書に発行日の記載は必要でしょうか。
代金が発生した商品の購入日や契約日などの取引年月日が記載され、いつまでに支払うかの支払期日などが記載されていれば、請求書の発行日は必ずしもなくても問題なさそうに思われます。

もっとも、請求書には時効を中断する役割もあります。
代金が未払いのままになっているのに放置してしまうと、時効により代金の回収ができなくなるかもしれません。
そうならないためにも、請求書を発行し請求を行うことが求められます。

時効の中断をいつ行ったかを明確にするためにも発行日は重要です。
また、万が一取引先が破産した際に、しっかりと請求していたことを明確にし債権者として請求ができるよう、発行日は記載しておいたほうが安心です。

請求書の発行日はいつ？

では、請求書の発行日はいつにすれば良いのでしょうか。
請求書の作成日なのか、それとも作成日より遡った取引年月日にすべきでしょうか。
請求書の発行日をいつにするかは、掛売方式であるか都度方式であるか、取引先の支払日などによっても異なってきます。

掛売方式の場合

掛売方式とは、同じ取引先と月に何度も取引を行い、1ヶ月分をまとめて請求する場合や定期的な取引や継続取引をしており、毎月1回まとめて請求するような方式のことです。

この場合、請求書の発行日は各会社の締め日に合わせ、請求書を作成した日にすることが少なくありません。

都度方式の場合

都度方式とは、取引の都度請求書を発行する方式です。
一般個人客や事業者であっても、継続性がなく、1回限りの取引などで利用されます。

都度方式の場合、商品の発送や納品、サービスの提供が完了した日が請求書の発行日になります。

請求書の発行日の決め方

請求書の発行日の決め方ですが、一般的にはその企業における締め日が基準になります。
各企業で月末締めの翌月○日払い、毎月25日に締めて月末に請求書をまとめて発行するといった運用がなされています。

請求書の発行日は、非常に重要で、自社の営業職員にも影響を与えているでしょう。
たとえば、「今月の成績にするには締め日までに契約を取らなくてはならない」、取引先に対して「今月の締め日を過ぎたので、請求書は翌月の発行、支払いは翌々月になります。」といった説明をしなくてはならないケースがあるはずです。

特に掛売方式で継続的に代金の請求と支払いが発生する場合には、締め日や請求書の発行日、支払日についてもあらかじめ合意をしておくことが大切です。

また、建築業界においては、下請代金支払遅延等防止法により、商品やサービスを受領してから60日以内に下請代金を払うことが求められます。
下請業者も元請業者が義務違反にならないよう、自社の通常の締め日や発行日とは別に都度方式で、納品や工事・作業の提供が完了したらすぐに発行するようにするようにしましょう。

請求書発行時の注意点

請求書の発行日について詳しく見てきましたが、それ以外にも請求書発行時の注意点があります。
代表的な注意点を確認していきましょう。

再発行する場合の発行日

取引相手が請求書を紛失してしまった場合や発行者側の記載ミスなどで請求書を再発行する場合、発行日はいつにすれば良いのでしょうか。
再発行の際は、基本的に最初に作成した請求書と同じ発行日にします。

ただし、紛失した請求書が後から発見されることやミスした請求書とわかりにくくなることを避けるため、再発行印を押したり請求書番号を連番にしたりして再発行したことがわかるようにすることが必要です。

インボイス制度への対応

インボイス制度では、適格請求書発行事業者から適格請求書の発行を受けないと、消費税の仕入税額控除が受けられなくなるため、注意が必要です。

適格請求書の記載項目

適格請求書を発行する事業者は、必ず以下の項目を記載しなくてはなりません。

請求書の保存方法

請求書の保存方法は、従来は紙の請求書をファイリングするなどしていました。
ですが、請求書を電子データで提供することが認められるようになり、電子データで受け取った請求書は電子データとして保存することが求められるようになっています。

そのため、電子帳簿保存法により定められた保存要件を満たすなど、保存方法にも注意が必要です。

請求書の保存期間

請求書の保存期間は法人と個人事業者で異なります。
なお、インボイス制度のもとで仕入税額控除を受けるには、受け取ったインボイスを適切に保存しなくてはなりません。
発行者も控えの保存が求められます。

法人の場合

法人の場合の請求書の保存期間は7年間ですが、欠損金の繰越控除を受ける場合は繰り越しが認められる10年間に延長されます。

個人事業主の場合

個人事業主の請求書の保存期間は原則として5年間です。
消費税を納税している消費税課税事業者については、7年間保存しなくてはなりませんので注意しましょう。

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まとめ

請求書への発行日の記載は、いつ請求したかを示し、トラブルを未然防止するためにも必要です。
請求書の発行日をいつにするかは、掛売方式の場合と都度方式の場合の場合で異なります。
また、スムーズに請求ができるよう、締め日に合わせるのが一般的です。

請求書発行時の注意点として再発行の際も同じ発行日にすることやインボイス制度への対応を行うことが求められます。
インボイスを発行する場合の記載事項を網羅するよう、請求書のフォームやシステムを整えましょう。

また、請求書の保存方法は紙の書類か、電子データかでも異なり、これからは電子帳簿保存法の要件を満たすようにしなくてはなりません。
請求書の保存期間は法人の場合と個人事業主の場合と、置かれている状況で異なるので、よく確認しましょう。