実行予算とは？作成方法や目的、効率化の方法までご紹介！

先輩や上司から「実行予算書を作れ」と言われたものの、作り方はおろか実行予算が何かすらよく分かっていない・・・そんな風に困ってはいませんか？

本来、実行予算書とは、現場担当者が自ら作成するものですが、作り方や目的さえ理解していれば他の方がサポートすることも可能です。

この記事では実行予算書の作り方を紹介しながら、より価値のある書類作成のために考えておくべき目的・効率的なITツールを紹介します。

実行予算とは

実行予算とは、一言でいえば「工事をするのにかかる費用」です。

建設会社が、受注した工事においてどれだけの原価が発生し、どれだけ会社に利益が残るのかを示したものになります。

建設工事では、現場ごとに環境が異なっていたり天候などの関係から、たとえ似たような工事でも全く同じ金額で行うことは不可能に近いです。
そのため、工事ごとに実行予算を作成し、きちんと収益を確保する必要があります。

基本予算との違い

実行予算が、工事にどれだけの費用が実際に必要なのかを算出したものであるのに対し、基本予算は、建設会社が会計年度ごとに作成する年度予算のことを指します。

基本予算には、工事費や広告費、営業活動費などが含まれ、社内で行われる活動すべての予算が概算されています。

実行予算作成の目的

そもそも、実行予算にはどのような役割があるのでしょうか。
ここでは実行予算を作成する目的を、以下の3点に絞ってご説明していきます。

現場の利益の把握

実行予算を作成する大きな目的の一つは、現場の粗利益を把握することです。

実は建設工事では、事前にお客様に提示した見積金額と実際工事にかかった費用に大きな差があり、工事後会社に利益があまり残らない、といった事態が多く起こります。

こうした事態を防ぎ、きちんと現場に利益が残るようにするためにも、実行予算を作成し現実的なコスト管理をしていく必要があります。

赤字・損失の把握

早い段階で工事の赤字や損失を把握することも、目的の一つです。
あらかじめ実行予算を作成しておくことにより、工事が進んでいく中でどれだけ利益が得られているのか、赤字の危険性はあるのかを即座に把握することができます。

万が一、利益率が著しく下がっていたとしても、早めに把握することができれば、人員や資材を調節したり追加費用を依頼することによって、赤字や損失を防ぐことが可能です。

管理能力の向上

実行予算の作成は、現場の担当者の利益管理能力の精度を高めることにもつながります。
実行予算を作成し、実際に工事にかかった費用を比較することで、どれだけ想定が外れたのかを把握することができます。

これを繰り返し行うことによって、実行予算の精度の向上が望めます。

実行予算書の作成方法

では、実際に実行予算書の作り方を確認していきましょう。
作成の際のポイントもご紹介していきますので、参考にしてみてください。

必須の記載項目

実行予算書は、建築会社や工事の種類によって、レイアウトや細かな記載項目は異なります。
しかし記入すべき基本事項は、どの実行予算書でも共通であるため、記入漏れの内容にしておきましょう。

主な記載事項は以下の通りです。

具体的な工事の内容

まず現場において、どの項目に対して予算が発生するのか、具体的に工事の内容を記載することが必要です。
あらかじめ具体的に記載しておくことでかかるコストを算出しやすくなります。

必要な費用（原価）

工事では様々な費用が発生します。材料費・労務費・管理費など、現場ごとにかかる原価を把握しましょう。

工事の期間

工事の期間によってかかるコストは変わってきます。工事期間を記載し、かかるコストを把握しましょう。

粗利益（見積価格との差額）

見積時の価格と実行予算での価格の差を明確にしておくことで、今後実際にかかる費用と比較することができ、赤字や損失を防いだり、コスト削減ができます。

実行予算書の作成手順

まずは、実行予算書の作成手順を解説していきます。
大まかに、4つの手順に分けられます。

見積書をもとに実行予算を仕分ける

最初に見積書を用意し、見積もり明細を確認しながら、必要な材料や作業を仕分けしていきます。

実行予算とは、「お客様に提示した価格に対して、実際はいくら費用がかかるのか」を明確にしたものです。
そのため、この仕訳の作業がとても重要になってきます。

仕分けるときは、それぞれの明細が「資材費（材料費）」、「労務費」いずれに該当するものなのか確認しておくと効率的です。

資材費（材料費）

材料を仕入れるためにメーカーに支払う金額です。
いわゆる「仕入れ値」とも言います。

労務費

工務を行ってもらう外注先の職人や工務店に支払う金額です。外注費とも呼びます。
材料の仕入れも含めて外注先に依頼する場合には、資材費が労務費に含まれる場合もあるので注意が必要です。

実行予算の明細は見積書をもとに仕分けていきますが、分かりやすさ・伝わりやすさを重視して「工事費一式」表記になっている明細があるかもしれません。

そういう明細は、労務費と材料費をまとめて表示しています。
実行予算として仕分けるときは分割する必要があるので、そのような明細が無いか注意して確認しましょう。

各明細の「原価」を算出

原価とはサービスを提供するために発生する費用のことです。
工事の場合で言えば、「工事を行う費用」にあたります。
前段階で明細を丁寧に仕分けられていれば、スムーズに金額の確認が行えるはずです。

材料費はメーカーに問合せたり、過去に同じ場所で購入したことがある履歴が残っていればそれを流用して設定します。仕入れ担当が居る場合はその人にも声を掛けます。

労務費は、工事を発注する職人や協力会社に相談しましょう。
あらかじめ協力会社との取り決めや、自社の指定価格があればそれを入力しますが、もし発注先の選定がまだであれば一度現場担当者に声をかけましょう。

見積価格と比較して利益を算出

原価を算出したら、現場の「粗利益」を計算します。
粗利益とは、お客様からいただくお金から原価を引いた利益のことで売上総利益とも呼びます。

利益を考える際は、最終的には純利益を算出しますが、実行予算を作成する段階ではこの「粗利益」で現場にどの程度利益が残るのかを確認します。

実行予算書に記載する場合、原価金額の合計を見積提示価格（お客様に頂く金額の合計）から引いた額を粗利益として記載します。
会社によって明細単位の粗利益や、粗利率の表示が求められる場合もあるので、確認しておきましょう。

関係各所への確認

見積書から明細を仕分けし、原価を確認して粗利益を明確にしました。
これで実行予算書として提出できる状態になりました。

完成とする前に、関係各所に確認してもらいましょう。
現場担当者や仕入れ・発注担当者、最終承認を行う上席者にも声をかけます。

初歩的なことですが、実行予算書は発注先協力会社やお客様には渡しません。
ここに含まれる原価や粗利益の情報は、「会社がどのようにして利益を得ているか」という社外秘情報です。
外部の方々に渡してしまわないように注意しましょう。

実行予算書を作成する際の注意点

実際いくら工事費用がかかるのかを算出する実行予算は、お客様や工事関係者との信頼関係を構築するうえでも大切な作業です。
そのため、実行予算書は慎重に、正確に作成するように心がけましょう。

以下では、作成の際に注意すべきポイントを2点ご紹介いたします。

設計数量と所要数量の設定

実行予算書を作るうえで欠かせないのが、設計数量と所要数量を考慮することです。

設計数量とは、設計図から算出された工事に必要な資材などの数量を意味しています。
所有数量は、実際に現場で使用する資材などの数量を指します。

実際に工事を行うと、資材を加工したり、不測の事態によって使用不可能になってしまうことがあります。
そのような場合、所有数量と設計数量で差がでてしまいます。

あまりにこの2つの数量の差が大きいと、赤字になってしまう危険もあるため、所有数量の変動も加味しながら、実行予算を考えるようにしましょう。

予算実績を管理する

予算実績とは、作成した実行予算に対する実績のことであり、この実績の管理をリアルタイムで行うことが重要です。

実行予算と実績の差が著しく大きい場合は、早めに修正することで、それ以上の差額を生まないようにする必要があります。
作成した実行予算書と比較しながら、きちんと管理するようにしましょう。

こうすることで、また次回実行予算書を作成することになった際に、参考にすることができます。

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まとめ

今回は実行予算と、実行予算書の作り方を紹介しました。
実行予算の持つ意味や価値を理解しておけば、現場に役立つ実行予算書が作成できるはずです。

ぜひ目的を意識しながら、実行予算書を作成してください。