【建築業】見積作成のDXを実現するには？おすすめシステム5選！

2024年11月5日

時間削減・利益UP・情報共有ができる

建築業の見積業務がラクになる！一元管理システムならアイピア

アイピアは建築業に特化したシステムであり、見積管理をはじめ工事に関するあらゆる情報を一括で管理できます。さらにアイピアはクラウドシステム。外出先からでもデータを確認できます。

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新型コロナウイルスの影響で、DX（デジタルトランスフォーメーション）がさらなる注目を浴びています。
建築業界でも、DXを実現し、生産性を高める動きが活発です。

そこで今回は、建築業務の中でも「見積作成」のDXについて解説します。
そもそもDXとは何なのか、見積作成システムの導入にはどんなメリットがあるのか確認しましょう。

おすすめの見積作成システムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

DXとは何か

そもそも、DX（デジタルトランスフォーメーション）とは何でしょうか。
経済産業省は、DXを以下のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
引用元：経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0」

パソコンやシステムなどを利用できる環境を整えるだけでなく、それらを業務効率化や経営強化に活かすことが重要です。

ITとの違い

IT（Information Technology：情報技術）は、コンピューターやネットワーク技術全般を指します。
具体的には、以下のような情報の入手、保存、伝達に関わる技術です。

パソコン、スマートフォンなどのOA機器
ハードウェア、ソフトウェア
アプリケーション

つまり、ITとは、DXを実現するための手段です。
自社に適したITを導入し、それを使いこなせる人材を育てることが、DXを行ううえでのポイントです。

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建築業におけるDX

従来日本企業は、海外と比べてDX化が遅れていました。
しかし、新型コロナウイルスの影響で早急にIT環境を整備する必要が生じました。
テレワークやオンラインでのやり取りが増え、働き方が変化したためです。

建築業も例外ではありません。
さらに建築業では、人手不足が深刻化し、業務の効率化が喫緊の課題となっています。
また、ハードなイメージのある労働環境を改善するためにも、ITを活用したDX化が推進されています。

建築業におけるDXの現状

建築業のDXには、国土交通省が2016年から実施する「i-Construction」が関係しています。
「i-Construction」は、ICTを活用し、建設現場の生産性向上を目指すプロジェクトです。
このプロジェクトにより建設現場のDX化が進んでいるようです。

また、中小企業がITツールを導入する場合、IT導入補助金を活用することができます。

以上のように、建築業ではDXの実現を後押しする取り組みや制度が用意されている状況です。

見積作成のDX

建築業が取り入れられるDXの一つに、見積作成システムの導入があります。

見積作成は、会社の経営を維持するうえで欠かせない業務です。
しかし、複雑で手間がかかる作業でもあります。

そのため、見積作成をDX化し、業務効率を上げることで、他の業務に時間を割くことができます。

エクセルでの見積作成の課題

エクセルなどで見積作成を行う場合、以下のような課題が出てきます。

手間と時間がかかる
リアルタイムで共有できない
見積情報を一元管理できない
自動化やデータベース化が困難

それぞれ詳しく確認していきましょう。

手間と時間がかかる

見積作成は、以下のような作業を含みます。

見積価格の割り出し
見積書の作成
見積書の申請・承認
見積書の提出

これらの作業がさらに細分化されている企業もあるでしょう。
すべての作業を手作業で行うと、人為的なミスが発生する可能性も高まります。

リアルタイムで共有できない

見積作成をエクセルで行う場合、リアルタイムでの共有が困難です。
他の人がファイルを開いているときは、その見積を確認することができません。

そのため、特に見積書の申請・承認の段階でかなりの時間がかかります。

見積情報を一元管理できない

営業担当ごとに見積を作成・管理する場合、見積情報がバラバラになってしまいます。
過去に作成した見積や、他の担当者の案件データを参照することができず、一から見積作成を行う必要が出てきます。

また、エクセルを使いこなせる人に業務が集中してしまうおそれもあります。
この場合、担当者が異動、辞職した場合の引き継ぎが大変です。

自動化やデータベース化が困難

エクセルは、OSやパソコンのバージョンに依存します。
そのため、入力や出力を自動化したり、見積をデータベース化したりするのが困難です。

見積作成に必要な情報を探すために、ファイルをいくつも開かなければならないといった事態も起こり得ます。

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見積作成システム導入のメリット

エクセルで見積作成を行う際の課題を確認しました。
見積作成システムを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか。

以下で詳しく確認しましょう。

属人化回避・人材育成

誰もが使いやすいシステムを導入することで、見積作成の属人化を回避できます。
見積作成業務が誰かに集中することがなくなるため、見積作成に必要な知識やノウハウが全体に共有されます。

また、これまで見積作成を担当していた方が他の業務に時間を費やすことができるようになります。

見積精度の向上

見積作成システムは、データの入力項目が定められています。
そのため、複数人で作業を行う場合でもデータの整合性が維持されます。

データの整合性が維持できることで、見積の確認作業がしやすくなり、入力漏れやミスを回避できます。

また、見積作成システムは、過去の見積データを蓄積します。
類似のデータをすぐに参照できるため、より精度の高い見積を作成することができます。

受注率アップ

見積作成システムを利用することで、より短時間でより精度の高い見積を提出することができます。
他社よりはやく、正確な見積を提出することで、顧客からの信頼度が高まります。

また、原価から粗利を算出する機能があれば、見積後の成約率や利益率を分析することができます。
業務を一元管理するシステムであれば、問い合わせの段階から受注やキャンセルまでの動向を把握することが可能です。

以上の結果、受注につながる見積作成を行うための改善点が明確になり、受注率アップにつながります。

コスト削減

見積作成システムを導入することで、見積書を印刷したり郵送・FAXにて提出する必要がなくなります。
メールで送付したり、ブラウザで閲覧したりできるため、ペーパーレスな業務を実現することができます。

また、クラウド型のシステムは、インターネットがつながる環境であれば社外からでも情報の入力・閲覧が可能です。
そのため、最新の情報をリアルタイムで確認でき、申請・承認作業もスムーズに行えます。

見積作成システム導入時のチェックポイント

見積作成システムを導入することで、作業時間が短縮し、生産性がアップすることがわかりました。
建築業のDX推進のために役立つツールではありますが、どのような基準で製品を選べば良いのでしょうか。

見積作成システムを導入する際のチェックポイントを、以下で確認しましょう。

必要な機能が搭載されているか

まず、自社のニーズに合っているかを確認しましょう。
見積作成だけができれば良いのか、その他の業務まで一元管理できるシステムが良いのかを考え、自社に適した製品を選ぶようにしましょう。

見積作成に最低限必要な機能は以下の通りです。

見積書作成機能
承認フロー機能
見積書管理・保管機能
情報共有機能
セキュリティ機能

原価管理など他の業務と連携したい場合は、連携機能が搭載されているシステムを選ぶと良いでしょう。

使用感はどうか

見積作成システムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。
すでに確認した通り、DXは、ITを「取り入れる」ことではありません。
ITを取り入れたうえで、業務改善に向けてそれを「活用」することです。

エクセルの方が使いやすい、といった状況にならないよう、操作感をしっかり確認するようにしましょう。
体験デモや無料体験期間のある製品を選ぶと良いでしょう。

クラウド型？インストール型？

見積作成システムを導入する際、システムの提供形態にも注目しましょう。
見積作成システムには、インストール型（オンプレミス型）とクラウド型の二種類があります。

インストール型の特徴

ネットにつながらなくても利用可能
月額費用が発生しない
処理速度はパソコンのスペックに依存する

クラウド型の特徴

ネットがつながる環境であれば、いつ・どこからでも利用可能
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどで利用できる
複数の端末で同時に利用できる
パソコンが壊れてもデータが紛失する心配がない
月額費用が発生する

DX推進の観点から考えれば、自宅や外出先からもアクセス可能なクラウド型のシステムがおすすめです。

サポート体制

比較的簡単に操作できるシステムを選んだとしても、使っているうちに分からないことが出てきたり、トラブルが発生したりする可能性があります。
そんな時、サポート体制がしっかりしている製品であれば気軽に問い合わせることができます。

zoomなどによるリモートサポートでは、実際に画面を操作している様子を確認することが可能です。
電話やメールだけでなく、リモートサポートを実施している製品を選ぶと良いでしょう。

セキュリティ機能

見積作成をDX化するうえで、セキュリティ面が気になる方も多いでしょう。
情報漏えいや情報の改ざんを防ぐためには、以下のようなセキュリティ機能が必要です。

ログイン管理：パスワードポリシーの設定、退社処理後のログイン制御が可能
セッションタイムアウト：一定時間操作を行わなければ、自動的にログアウト状態になる
権限管理：ログインや操作を行う権限を設定することができる

見積作成システムを導入する際は、その製品がどのようなセキュリティ機能を搭載しているのかしっかり確認しましょう。

機能や帳票のカスタマイズは可能か

見積書の書式は基本的に企業内で統一します。
しかし、提出先の企業から特定の書式で作成するよう依頼される場合があるかもしれません。

そんな時、書式をカスタマイズする機能や多様なテンプレートが搭載されている製品であれば、スムーズに見積書の書式を変更することができます。

また、DX化を図るなかで、見積作成業務のほかに必要な機能が出てくる可能性があります。
一元管理システムでない場合は、機能の追加や他ソフトとの連携ができる製品がおすすめです。

インボイス制度や電子帳簿保存法など、新しい制度や法律に対応しているかどうかも確認するようにしましょう。

IT導入補助金対象製品かどうか

IT導入補助金は、中所企業、小規模事業者がITツールを導入する際に活用できる補助金です。
見積作成システムのなかには、この補助金の補助対象と認定されている製品があります。

IT導入補助金は申請後に審査があり、審査に通過した事業者にのみ補助金が交付されます。
そのため、申請すれば必ず補助金を受け取ることができるわけではありません。

しかし、採択された場合は見積作成のDXにかかる費用を大幅に抑えることができます。
DXを行ううえで費用面に不安がある方は、IT導入補助金対象製品を選ぶと良いでしょう。

見積作成システムおすすめ5選！

ここでは、おすすめの見積作成システムをご紹介します。
見積作成のDX化を目指す方は、ぜひ参考にしてみてください。

アイピア

『アイピア』は、建築業・リフォーム業に特化した一元管理システムです。
見積作成のみならず、顧客情報、原価情報、発注情報など建築業に必要な情報を一括で管理することができます。

クラウド型のシステムなので、インターネット環境下であれば時間や場所を選ばずにシステムを利用することが可能です。

また、『アイピア』はIT導入補助金対象製品です。
導入時に補助金の申請を行い、採択されれば補助金の交付を受けられます。

アイピアの見積機能はここが便利！5つのポイント

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