スプレッドシートで請求書を作成する方法！作成のポイントをご紹介

請求書は手間なく、ミスなく、サクサクと作成したい書類の一つです。
この記事では、クラウドで利用でき、職場での共有もしやすくて便利なGoogleのスプレッドシートを使って請求書を作成する方法と作成のポイントをご紹介していきます。

スプレッドシートで請求書を作成する方法

Googleのスプレッドシートには、既存のテンプレートも用意されています。
年間予算書や月間予算書、スケジュール表やガントチャートなど、すぐに使える便利なテンプレートが用意されていますが、実は請求書のテンプレートはありません。

そこで、スプレッドシートで請求書を作成するにはどうすれば良いのか、スプレッドシートで請求書を作成する方法を見ていきましょう。
主な方法として3つ考えられます。

エクセルのテンプレートを利用する

Googleのスプレッドシートには請求書のテンプレートがありませんが、表計算ソフトのパイオニアであるエクセルには請求書のテンプレートがあります。

職場でエクセルも利用しているなら、エクセルのテンプレートをGoogleドライブにアップロードし、スプレッドシートで開いて利用することが可能です。

オリジナルの請求書を作成する

Googleのスプレッドシートを開き、オリジナルで一から請求書を作成する方法もあります。

Googleのスプレッドシートには請求書のテンプレートがなく、エクセルも持っていない場合やエクセルのテンプレートでは足りない場合などで、請求書に計算式を入れるなど作成方法がわかる方におすすめです。

配布されているテンプレートを利用する

インターネット上を探すと、企業や個人が作成したオリジナルの請求書が有料または無料で配布されています。

気に入った請求書があれば、それを利用する方法もあります。

スプレッドシート内のテンプレートを利用する方法

Googleのスプレッドシート内でテンプレートを利用する方法として、3つの方法を利用する手順を見ていきましょう。

エクセルのテンプレートの利用手順

エクセルのテンプレートをGoogleのスプレッドシートで利用する手順は以下の通りです。

STEP!01　エクセルのホーム画面で「その他のテンプレート」をクリック

まず、エクセルを開き、「その他のテンプレート」をクリックして請求書のテンプレートを探しましょう。

STEP!02　請求書のテンプレートをダウンロード

それを開いて利用するのではなく、パソコン上に右クリックでメニューをチェックしてダウンロードしてください。

STEP!03　ファイルをGoogleドライブにアップロード

今度はインターネット上でGoogleドライブを開き、左上の「新規」のメニューから、「ファイルのアップロード」をクリックします。

するとパソコン上のファイルが開くので、アップロードしたい請求書を選択し、アップロードを行ってください。

メリット

エクセルのテンプレートをGoogleのスプレッドシートで利用するメリットはなんでしょうか。

すぐに利用できる

エクセルをお持ちなら、ダウンロードとアップロードの手順だけですぐに利用できるようになります。

デメリット

では、エクセルのテンプレートをGoogleのスプレッドシートで利用するデメリットはなんでしょうか。

欲しい機能がない場合がある

自社に合った機能など、欲しい機能がない場合があります。
その場合はカスタマイズして追加するなどしなくてはなりません。

オリジナルの請求書を作成する方法

次にGoogleスプレッドシートでオリジナルの請求書を作成する方法を見ていきましょう。

オリジナルの請求書の作成手順

Googleスプレッドシートでオリジナルの請求書を作成する手順は以下の通りです。

STEP!01　スプレッドシートを開き、「新しいスプレッドシートを作成」をクリック

インターネット上でGoogleドライブにアクセスし、新規メニューから、スプレッドシートの新規作成を行いましょう。

STEP!02　請求書の基本項目を追加する

日付や宛名をはじめ、品名や型番、数量、単価、小計額、合計額、適用税率、消費税額など必要となる基本項目を入力して入れていきます。

STEP!03　関数やデザインをカスタマイズする

必要な場所に関数を入れ、数値を入力したら自動で小計が計算されたり、合計額が算出されたり、消費税額などが計算できるようにします。
見た目のデザインも、自社に合わせてカスタマイズしましょう。

メリット

Googleスプレッドシートでオリジナルの請求書を作成するメリットは、どんな点でしょうか。

自社に必要な機能を取り入れられる

一からオリジナルで作成できるので、自社に必要な機能を取り入れられ、使いやすくなるのがメリットです。

デメリット

Googleスプレッドシートでオリジナルの請求書を作成するデメリットはどんな点でしょうか。

作成するのが大変

一から作成するので、時間も手間もかかります。
関数の知識がないと正しい計算式が入れられません。

自動計算できるようにカスタマイズできないと、正確性に問題が出ます。

配布されているテンプレートを利用する方法

インターネット上で配布されているテンプレートを利用する方法を見ていきましょう。

配布されたテンプレートの利用手順

配布されたテンプレートをGoogleスプレッドシートで利用する手順は以下の通りです。

STEP!01　スプレッドシートに対応したテンプレートを見つける

Googleスプレッドシートで利用できるテンプレートの中から、自社に合うテンプレートを探しましょう。
テンプレートによって、エクセルでしか使えないものなどがあるので注意してください。

STEP!02　請求書のテンプレートをダウンロードする

気に入ったテンプレートをダウンロードしたら、Googleドライブにアクセスし、新規メニューからファイルのアップロードを選び、ダウンロードした請求書のテンプレートをアップロードします。

メリット

配布されているテンプレートを利用するメリットはどんな点でしょうか。

すぐに利用できる

気に入ったテンプレートさえ見つかれば、ダウンロードとアップロードの手順ですぐに利用できるようになります。

たくさんのテンプレートから選べる

インターネット上に出回っているテンプレートは、企業や会計事務所が作成したものや一般個人が作成したものなど種類も豊富です。

汎用性のあるシンプルなものから、業界や業種別のもの、デザインがおしゃれなものなどさまざまなテンプレートから選べます。

デメリット

配布されているテンプレートを利用するデメリットはどんな点でしょうか。

追加費用がかかる場合がある

たくさんのテンプレートの中から、自社に合ったものや用途に合ったものを探し出すのに手間や時間がかかります。

無料のテンプレートのほか、有料のものもあるため、追加費用がかかる場合がある点がデメリットの一つです。

請求書作成・管理は『建築業向け管理システム アイピア』

まとめ

スプレッドシートで請求書を作成する方法として、エクセルのテンプレートを利用する方法、オリジナルの請求書を作成する方法、配布されているテンプレートを利用する方法があります。
エクセルのテンプレートの利用手順は、エクセルのホーム画面で「その他のテンプレート」をクリックし、請求書のテンプレートをダウンロードして、ファイルをGoogleドライブにアップロードすればすぐに始められます。

メリットはすぐに利用できること、デメリットは欲しい機能がない場合があることです。
オリジナルの請求書を作成する方法の利用手順は、スプレッドシートを開き、「新しいスプレッドシートを作成」をクリックし、請求書の基本項目を追加して、関数やデザインをカスタマイズしましょう。

メリットは自社に必要な機能を取り入れられること、デメリットは作成するのが大変なことです。
配布されているテンプレートを利用する方法の利用手順は、スプレッドシートに対応したテンプレートを見つけ、請求書のテンプレートをダウンロードすることです。

メリットはすぐに利用できること、たくさんのテンプレートから選べること、デメリットは追加費用がかかる場合があることです。