作業日報の「自動化」とは？おすすめツール5選をご紹介

建設業界における作業日報は、日々必ず作成しなければならない重要なものです。
一方で、作成に手間がかかり、ミスが発生しやすいため、「めんどくさいもの」という認識を持つ方も多いのではないでしょうか。

業務効率化が目指される現代において、作業日報の作成はいかに効率化できるのでしょうか。
今回は、作業日報を「自動化」するメリットやデメリット、自動化のためのツールをご紹介します。

作業日報とは

作業日報とは、その日行った作業について管理者に報告するために作成するものです。
作業内容や作業員名、作業時間などを具体的に記載します。

作業日報を作成することで、その日の作業を振り返ることができます。
働き方や現場の環境が可視化されるため、課題をみつけやすくなり、改善に向けた取り組みを実施できます。

また、作業日報は、作業員と管理者とのコミュニケーションツールとしても役立ちます。

自動化とは

「自動化（オートメーション）」とは、システムや機械が業務の一部分を行うことです。
これまで人の手で行っていた作業を自動化することで、従来の作業時間を削減することができます。

また、システムや機械は法則に則った行動を確実に実行するため、法則が間違っていない限り絶対にミスを犯しません。
書き間違いや重複、入力ミスといった人的ミスが発生しないため、作業報告書の作り直しや二重チェックを行う手間が省けます。

自動化できる業務の特徴

自動化できる業務の特徴は、主に以下の3つです。

このいずれかが当てはまれば、自動化すべき業務として検討する余地があります。

作業日報作成における課題

作業日報の自動化について確認しました。
ここでは、作業日報作成における現状の課題を整理しましょう。

作成に時間がかかる

作業日報には、その日の作業内容や作業時間、成果などを記載します。
それぞれ詳細に記述する必要があるため、作成に時間がかかります。

特に、作業日報の書式や書き方が統一されていない場合、どのように書いたら良いか悩むこともあるでしょう。

また、作業日報は一日の業務を終えた後に作成するのが一般的です。
疲れた身体で作業日報を一から書き上げるのは、従業員にとってかなりの負担となります。

確認に時間がかかる

提出された作業日報は、管理者が確認し、フィードバックを行います。
作業日報のフォーマットがある程度統一されていれば、スムーズに確認することができるでしょう。

しかし、作業日報の書き方が作業員ごと、日ごとに異なる場合、目を通すのが大変です。
作業日報に書かれた内容の関連性を見出すことが困難となり、課題やその原因を探りにくくなります。

業務改善に活かせない

提出された作業日報から現場の課題が見えてこず、改善策が見い出せない場合、フィードバックを適切に行うことができません。
現場の課題はいつまでも残り、従業員の負担は軽減されないままです。

加えて、忙しい中作業日報を作成したにもかかわらず、フィードバックを得られないとなれば、作業日報を作成する意味がないように感じてしまいます。

作業日報を作成しても、業務改善に活かすことができないという点は、現状の課題のひとつです。

作業日報を自動化するメリット・デメリット

作業日報作成における課題を確認しました。
次に、作業日報を自動化するとどうなるのか、メリットとデメリットをそれぞれみていきましょう。

作業日報を自動化するメリット

作業日報の作成を自動化することで、書式を統一できます。
フォーマットや表現を一から考える必要がなく、テンプレートを活用できるので、作業日報作成にかけていた時間を大幅に短縮できます。

また、入力ミスなどを防止する機能が搭載されたツールもあります。
ミス自体を減らせるのはもちろん、ミスがないかの確認作業も効率的に行えます。

さらに、作業日報の書式が統一されることで、確認作業も効率化します。
現場の課題を見つけやすくなり、適切なフィードバックを行えるようになります。

作業日報を自動化するデメリット

作業日報の作成を自動化する場合、自動化のためのツールが必要となります。
このツールを選ぶ手間や導入費、ランニングコストが発生します。

また、導入後、使いこなせるようになるまで時間がかかる場合もあります。
その結果、他の業務に影響が出てしまい、逆に作業効率が下がってしまう可能性もあります。

作業日報を自動化する方法

作業日報を自動化するメリット・デメリットを確認しました。
ここでは、作業日報を自動化する方法をご紹介します。

エクセルテンプレートを活用する

エクセルテンプレートを活用することで、作業日報の作成を自動化できます。
無料で利用できるため、費用をかけずに自動化できます。

また、エクセルは使い慣れた方が多いため、定着にもあまり時間がかかりません。
ただし、エクセルは表計算ソフトなので、作業日報の作成業務をすべて自動化することは困難です。

部分的に自動化できれば十分というレベルであれば、エクセルの活用がおすすめです。

GASを活用する

GASとは、Google Apps Script のことです。
GASを利用することで、Googleの各種サービスの自動化や連携が可能となります。

Googleアカウントを持っている人であれば誰でも利用でき、費用もかかりません。

具体的には、次のような流れを自動化することができます。

GASは比較的簡単に利用できる開発ツールですが、ある程度知識も必要です。
そのため、導入後使い慣れるまでには、やや時間がかかるかもしれません。

RPAツールを活用する

RPAとは、Robotic Process Automation のことです。
RPAを利用することで、PC上の単純な作業やルーティンワークを自動化できます。

例えば、社内のシステムから売り上げや勤怠記録のデータを取得し、自動で日報を作成することが可能です。
専門知識がなくても利用できる製品が多く、比較的簡単に使いこなせるのがメリットです。

日報管理ツールを活用する

日報管理に特化したツールを利用することで、作業日報の作成を本格的に効率化することができます。

使いやすさにこだわった製品が多く、専門知識も必要ないため、ITツールに不慣れな方でも導入しやすいのが特徴です。
また、サポート体制が充実した製品であれば、導入後も安心して利用できます。

作業日報を自動化するシステム5選

作業日報を自動化する方法を確認しました。
ここでは、日報管理ツールに着目し、おすすめの製品をご紹介します。

日報管理ツールの導入を検討する際は、ぜひご参照ください。

スマファク！

『スマファク！』は、町工場から生まれた作業効率化アプリです。
Wi-Fi環境とスマホがあれば、すぐに導入できます。

特徴

環境	クラウド
価格	月額 2,000円／ユーザー
体験版	1企業につき30日間無料

i-Reporter

『i-Reporter』は、導入実績数3,000社以上を誇る現場帳票電子化システムです。
作業日報の作成はもちろん、他システムと連携すれば業務を全体的に効率化できます。

特徴

環境	クラウド／オンプレミス
価格	要問合せ
体験版	2ヶ月無料

日報くん

『日報くん』は、日報提出や稼働集計を効率化する管理システムです。
テレワークにも活用できるよう工夫されています。

特徴

環境	クラウド
価格	【Sプラン】月額 2,750円（1～60人まで） 【Mプラン】月額 4,400円（61～100人まで） 【Lプラン】月額 8,800円（101～200人まで）
体験版	1ヶ月無料

チームToDo

『チームToDo』は、テレワークに最適な日報作成アプリです。
ToDoリストから自動で日報を作成できます。

特徴

環境	クラウド
価格	【Free Edition】無料（5ユーザー） 【Lite Edition】月額 1,300円／ユーザー（5ユーザー～） 【Standard Edition】月額 1,800円／ユーザー（10ユーザー～） 【Premium Edition】月額 2,300円／ユーザー（20ユーザー～）
体験版	1ヶ月無料

日報365

『日報365』は、専門工事業者向けの日報・出面システムです。
作業員や資機材の手配から工数の集計まで一元で管理できます。

特徴

環境	クラウド
価格	要問合せ
体験版	要問合せ

作業日報の作成ができる 建築業向けの管理システム「アイピア」

まとめ

作業日報は、一日の作業を振り返り、内容や成果を具体的に記述する帳票です。
フォーマットや表現を統一し、入力を自動化することで、日報作成の手間を大幅にカットできます。

作業日報の自動化は、エクセル、GAS、RPAツールなどの活用で実現可能です。
本格的に自動化したい場合は、日報管理に特化したソフトを導入するのがおすすめです。