「報連相」は時代遅れ？その理由と本来の意味や重要性を徹底解説！

社会人の基礎、上司への報告やチームでプロジェクトを進める際の情報共有の基礎ビジネスマナーとして「報連相」があります。ところがネットを検索をすると、「報連相はもう古い！」と主張する記事がたくさんヒットします。これはどういうことなのでしょうか？
今回は、ITシステムを開発・販売を通じて50社以上にコンサルティングをしているモーリーが報連相について改めて調べます。

上記のような方々は、ぜひご一読ください。

報連相（ほうれんそう）とは

現在のビジネス現場で報連相はどのように活用されているのか振り返ってみましょう。

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の3文字からくる略称で、業務を円滑に進めるためのノウハウです。

「報告」は業務状況を知らせること

「報告」は業務を指示された部下が、上司に向けて行うものです。

「連絡」は決定事項を関係各所に通達すること

「連絡」は決定事項を関係各所に通達するために行うものです。直接対応している当事者同士だけでなく、周囲の関係者にも通達します。

「相談」は困っていること・迷っていることについて判断を仰ぐこと

「相談」は自分一人では判断に迷った場合に、詳しい先輩や上司に判断を仰ぐことです。

報連相（ほうれんそう）の重要性

報連相の重要性は主に以下の5つです。

報連相ができない理由

では、部下が報連相できない理由としてよく上がる4つの理由をご紹介します。

上司に怒られたくない

報連相をした結果、上司に怒られてしまうことを部下が恐れているのかもしれません。
スケジュールの遅延やお客様からのキャンセルなど、悪いことを報告しなければならない時ほど報連相を避けてしまいます。

どういう時に報連相するべきかの判断基準を理解していない

どんな情報であれば報連相をする必要があるのかを理解していない可能性があります。
また、部下自身はいずれ共有するつもりでいても「後でいいや」と思っているかもしれません。報連相の対象となる内容やタイミングを理解していないケースです。

どう伝えればいいのか分からない

報連相をしなければならないことは理解していても、どういう伝え方をすればいいのか分からなければ適切な対応が出来ません。
間違った報連相をしたくないというプライドや間違った結果上司に怒られたくないという萎縮で、報連相が出来ないケースです。

報連相の重要性を理解していない

そもそも報連相の重要性が理解できていない部下は、わざわざ上司と情報共有する必要が無いと思っているのかもしれません。

もしかすると、報連相しなくても一人で解決できると思っている可能性もあります。
普段は支障が無かったとしても、大きなトラブルに繋がる前に理解してもらう必要があります。

適切な報連相のために上司ができること

部下に適切な報連相をしてもらうために、上司はどのようなことができるのでしょうか。
3つのポイントをご紹介します。

報連相が行いやすい関係性を構築する（おひたしを心掛ける）

部下が報連相を行えるようにするために、行いやすい環境・関係性を構築しましょう。
そのためには「おひたし」の考え方が有効です。

よく新人さんに報告・連絡・相談(ほうれんそう)を教えるけど、自分はその報告に対して

お:怒らない
ひ:否定しない
た:助ける(困り事あれば)
し:指示する

と『ほうれんそうのおひたし』で心掛けてる。悪い内容でもこの点を注意してると新人さんは早めに相談してくるので対策打ちやすい

— Hound ＠C105 30日（月）東5 ポ-60b (@Hound_7) September 19, 2017

「おひたし」は、部下の報連相を受けた上司の心構えです。

この考え方を提唱したHoundさん（＠Houd_7）はこのルールを敷くことで部下が報連相をしやすくなったといいます。ポイントは、指示する際や注意や指摘が必要な場合には具体的であることです。

報連相の具体的な方法・ルールを決める

どういった場合に報連相が必要なのかを誰もが理解できる普遍的な方法・ルールを設定しましょう。

これらを具体例を交えながら伝えることが有効です。部下が報連相にチャレンジした時は「おひたし」の態度を忘れずに。

重要性を伝える

どれだけ具体的な方法を指導していても、イレギュラーな業務等によって多忙を極めた場合には報連相の優先順位を誤って下げてしまう可能性があります。
そのような判断を部下に任せることが不安なうちは、報連相が漏れた場合に起こりうるリスクを伝えたうえで、「最優先事項であること」を伝えておきましょう。

報連相を適切に行う方法は？

報連相はいずれも、上司と部下など業務を共にする関係者たちが円滑に情報共有するための手法です。
誤った方法やあやふやな情報で報連相を行うと、正しく情報共有できない場合があります。

適切に報連相を行う為には以下に注意をすると良いでしょう。

報連相は「事実に基づいた情報」を「結論」から伝える

基本的に、「結論」⇒「経緯」の順番で話をしましょう。

報告や連絡ならば、報告すべき具体的な内容を先に伝えたうえで、「なぜそうなったのか」の経緯はそのあとに補足していきます。
例えば、以下の2パターンはどちらが伝わりやすいでしょうか？

この2つを比べると、パターン２のほうが内容が伝わりやすいことが理解していただけるだろうと思います。

情報が複雑になればなるほど、結論から話すことが重要になります。

相談は、上司や先輩に「選んでもらう」ものとして使う

相談をする場合、「どうしたらいいですか？」と漠然と声をかけてしまうと上司や先輩側としては負担が大きいものです。
上司や先輩が「選択」できるようにいくつかのパターンを用意して、「先輩はAとB、この場合どちらがいいと思いますか？」と尋ねる方法を指導してみましょう。

解決策をいくつか考えられるようにもなります。

報告や相談のタイミングは、悪いものほど早くする

悪い情報ほど言うのをためらうものですが、そういった情報こそ早いタイミングでの報告が重要です。

部下が意識することも重要ですが、部下が素早いタイミングで対応してくれるように、「怒らない」「否定しない」ことを日ごろから実践しておく必要があります。

ゲームを通じて報連相を活性化させるには？

報連相は、ゲームを用いて活性化することが可能です。例として、以下のものがあります。

ここでは、上記を詳しくご紹介します。

部課長ゲーム

「部課長ゲーム」は、社員同士でコミュニケーションを取るためのゲームで、特に企業内のチームビルディングや研修などで使われることが多いです。このゲームは、役職を模擬的に体験することを通じて、仕事に必要なスキルやコミュニケーション能力を育てることを目的としています。

5人1組のチームに分かれて行情報交換は口頭が禁じられメモ用紙によるコミュニケーションしか取れないため、報連相に重要な「正確な情報提供」が学べます。

A.原則として１チーム５名で実施する。（７名でも可能）
B.５名のうち、１名が部長、２名が課長、残り２名が平社員役となる。
C.社員間の口頭でのコミュニケーションは禁止。
D.コミュニケーションはメモ用紙を渡すことでのみ取ることができる。
E.部長は２名の課長A,Bにのみメモとカードが渡せる。
※カードについてはルール２で紹介します。
F.課長は部長と、自分の部下役の平社員にのみメモとカードが渡せる。
G.平社員は、自分の上司役の課長にのみメモとカードが渡せる。
引用元：部課長ゲームのやり方-株式会社ハートクエイク

ルールライティング

ルールライティングは、「じゃんけん」や「あっちむいてほい」を題材に行うゲームです。

誰もが知っているゲームのルールを書き出し、別のチームが書き出した内容に沿って正しくゲームを再現できるかを試します。知っているつもりでも、第三者に理解してもらうためには「伝えるための技術」が必要になる事を学べるゲームです。

報連相が時代遅れといわれる理由とは？

昨今報連相が時代遅れといわれる理由は、義務化したことで必要以上の伝達を求められて生産性を下げているからです。
もともと、部下たちの意見を吸い上げるために試行錯誤された結果生まれたのが「報連相」ですが、現在は逆に部下に強要するための手段になってしまう傾向があります。

その結果、報連相が日常的な義務と化し、必要以上に求められることで生産性を下げる原因を作ってしまっています。その結果、「本当に必要な報連相」が埋もれてしまっているのかもしれません。

報連相に変わる情報共有手法

「報連相はもう古い」と一部では言われていますが、それに代わる情報共有手法は何があるのでしょうか。
ここでは、報連相に代わる情報共有手法をご紹介します。

①「かく・れん・ぼう」

「かく・れん・ぼう」とは「確認」「連絡」「報告」の頭文字をとったものです。
報連相の「相談」が無くなり、「確認」が入っています。
理由は、少しでも困ったことがあった際に、調べる前にすぐに聞く（相談）人が増えてきています。

聞く側からすれば、知っている人に聞いた方が早いのですが、社員育成という観点から見ると、問題解決能力、予想・想定能力など考える力が育ちません。
そういった意味では、間違っていても分からないなりに自身の答えを出して、上司に確認する流れの方が、今の社会に求められる人材になります。

②「ソラ・アメ・カサ」

「ソラ・アメ・カサ」とはマッキンゼーが採用していることで注目がされています。

上記を活用した事例には以下のようなものがあります。

ソラ・アメ・カサについてもポイントはアメの部分（洞察・予測）になります。
現状の状態を確認して、そこから今後の状態を考えることが、解決策の精度を上げます。

報連相を効率化できる情報共有ツールとは？

必要最低限の情報共有にわざわざ時間を取っていては、いかに「報連相」であっても生産性低下の要因にしかなりません。
本当に重要な情報に関する報連相を行うためにも、まずは「最低限の情報は報連相しなくても共有されている状態」を作ることが必要です。
そこで活用できるのが、「情報共有ツール」です。

この章では、おすすめ5選をご紹介します。

【クラウド型】建築業向け管理システム　アイピア

【クラウド型】Google Drive

『Google Drive』は、ファイルの保存・共有・共同編集が可能なクラウドストレージサービスです。

主な機能として、文書や画像、動画などあらゆる形式のファイルをクラウドに保存し、インターネットに接続されたデバイスからアクセスできます。
また、Google DocsやSheetsなどのアプリと統合され、リアルタイムでの共同編集が可能です。

利点は、5GBまでの無料ストレージの提供や、ファイル共有時のアクセス権限の柔軟な設定で、安全に情報を管理できる点です。
操作性はシンプルで直感的なデザインのため、初心者でもすぐに利用できます。
検索機能も強力で、保存したファイルをキーワードで素早く見つけられる便利さも特徴です。

機能	ファイルの保存・共有、編集(複数人も可)、PDF保存、ファイルの整理、パソコンとドライブの同期、その他
初期導入費用	無料
保守・更新費用	無料 ※ビジネス版（GoogleWorkspace）は有料
無料・体験版	あり
対応OS	・Windows ・Mac
サポート体制	要お問合せ
運営会社	Google

【クラウド型/インストール型】TASKWORLD

『TASKWORLD』は、プロジェクト管理とチームコラボレーションを支援するクラウド型ツールです。
タスクの作成・割り当て・進捗管理が直感的に行え、ガントチャートやカンバン形式で視覚的にプロジェクトを把握できます。

コメント機能やファイル添付により、チーム内でのコミュニケーションもスムーズです。
利点は、シンプルで使いやすいインターフェースとリアルタイム通知で、効率的なタスク管理が可能な点です。

プロジェクト進行状況を可視化できるため、ミスや遅延を防ぎやすくなります。
さらに、多言語対応やモバイルアプリの提供で、リモート環境でも活用しやすい設計です。

操作性も高く、初心者から上級者まで幅広く利用されています。

機能	高度チャット機能、様々な表示形式に対応、GDPR準拠、リモートOK、ファイル共有、パフォーマンス分析、２段階認証・セキュリティ、その他
初期導入費用	要お問合せ
保守・更新費用	ビジネス　1,650円/月(年間契約) エンタープライズ　要お問合せ ※税表記なし
無料・体験版	あり
対応OS	PCブラウザ
サポート体制	ヘルプセンター
運営会社	タスクワールド・ジャパン

【クラウド型/インストール型】Google Workspace

『Google Workspace』は、業務効率を向上させるクラウド型の生産性ツールスイートです。

主な機能には、Gmail、Google Drive、Docs、Sheets、Slides、Meetなどが含まれ、リアルタイムでの共同編集やファイル共有が可能です。
利点として、すべてのツールが統合されているため、シームレスな作業環境を提供。
多人数でのコラボレーションやリモートワークに最適です。

また、高度なセキュリティ設定やアクセス管理があり、ビジネスデータを安全に保護します。操作性も高く、直感的なインターフェースで初心者でも簡単に利用可能。
クラウドベースのため、インターネット環境さえあれば、どのデバイスからでもアクセスできる柔軟性も魅力です。

機能	Gmail、カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、その他
初期導入費用	無料
保守・更新費用	Business Starter　800円/月(年間契約) Business Standard　1600円/月(年間契約) Business Plus　2,500円/月(年間契約) Enterprise　要お問合せ ※ユーザー1人あたりの料金 ※税表記なし
無料・体験版	あり
対応OS	・Windows ・Mac
サポート体制	電話対応
運営会社	Google

【クラウド型】GROWI.cloud

『GROWI.cloud』は、クラウド型のエンタープライズ向けWikiツールで、情報共有とナレッジ管理を効率化します。

主な機能には、Markdownによる簡単な文書作成、タグやフォルダでの整理、検索機能、アクセス権限の詳細設定が含まれます。
リアルタイムでの共同編集が可能で、チーム間のスムーズなコラボレーションを実現します。

利点として、クラウドベースのためインストール不要で、すぐに利用開始できる点が挙げられます。
また、シンプルなUIで操作性に優れており、ITスキルに関係なく使いやすい設計です。

バックアップやセキュリティ機能も充実しており、重要なデータを安全に管理できます。リモート環境でも活用しやすい柔軟性が魅力です。

機能	編集機能、同時編集、変更履歴の自動記録、検索機能、閲覧権限設定、各種認証機能との連携、プライベートクラウド、バックアップ、その他
初期導入費用	要お問合せ
保守・更新費用	スモール　8,000円(税抜)/月 ミディアム　20,000円(税抜)/月 ラージ　50,000円(税抜)/月 グランド　100,000円(税抜)/月 アンリミテッド　200,000円(税抜)/月 ※各プラン上限ユーザー数までは一律料金 ※そのほか大企業向けプランやアカデミックプランあり
無料・体験版	あり
対応OS	PCブラウザ ※推奨ブラウザ：Microsoft Edge、Firefox、Safari、Google Chrome、InternetExplorer
サポート体制	サポートサイト
運営会社	株式会社GROWI

まとめ

報連相について見ていきましたが、社内の情報共有を行うためには、上司からの発信が重要で、風通しのよい職場環境を作るという事は、本当の意味での報連相は「スローガン」に近いのかもしれません。
スローガンであるとしたなら、風通しの良い職場環境が整えば、
会社の状態によって「報連相」「かく・れん・ぼう」「ソラ・アメ・カサ」の中から選ぶというのはいかがでしょうか？
最近は情報共有ツールが注目を浴びていますが、何を、どのように情報共有をするべきかを社内で統一することが重要です。

建築業の業務管理なら 建設業向け管理システム「アイピア」