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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、工事の情報を一括で管理できるため情報共有の手間が削減されます。さらにアイピアはクラウドシステム。外出先からでもデータを確認できます。
近年、情報共有ツールの導入を検討する企業が増えてきています。
どのような種類があるのか、どれが自社にあっているのか悩むことも多いのではないでしょうか。
ひとえに情報共有ツールと言っても目的によって選択するツールは変わってきます。
今回は、おすすめの情報共有ツールを利用目的別にご紹介します。
自社の目的によってどのツールがあっているか、一緒に見ていきましょう。
目次
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、ビジネスにおいて業務連絡やドキュメントデータなど、あらゆる情報の円滑な情報共有・情報管理を行うツールです。
情報共有ツールの必要性
おすすめの情報共有ツールをご紹介する前に、まずは「なぜ情報共有ツールが必要なのか」について考えてみましょう。
手間の削減
資料共有などの小さな手間も、会社全体でみると大きなロスになっています。
例えば、社員数が20名の会社で資料の共有をする際に1人あたり10秒のロスがあるとすると、会社全体で200秒のロスが生じます。
このような手間が1日10回×20日（1か月の勤務日）あったとすると40,000秒＝666分＝11時間の無駄な時間が生じていることになるのです。
実際には、資料・データの共有はもっと頻度が高く、時間がかかることも多く、さらなる時間のロスが生じていると考えられます。
情報共有ツールを活用することで、情報共有が円滑になり、手間が大幅に削減できます。
働き方改革・DXの推進
働き方改革による社会的な労働環境の改善の流れや、DX（デジタルトランスフォーメーション）・デジタル化の推進も、情報共有ツールの必要性を示してくれるでしょう。
これらの背景から、多くの企業では、これまでより短い時間と少ない手間でアウトプットを行うことや他社のデジタル化についていくことが求められています。
効率がこれまで以上に重視される社会になっており、情報共有ツールはもはや導入必須とも言えるでしょう。
働き方改革・DXに関する記事はこちら
情報共有ツールのメリット
情報共有ツールを導入することには多くのメリットがあります。
具体的なメリットをみていきましょう。
情報共有のスピード向上
企業では、常にあらゆる情報を社内で共有しています。
一般的な情報共有ツールとして、メール、電話、FAX、紙でのやり取りなどが使われていることが多いです。
しかし、社内での共有の場合、ビジネスチャットやクラウドストレージといった情報共有ツールを導入することで、より簡単に素早く情報共有が出来るようになります。
スムーズなワークフロー
資料の共有やコミュニケーションが円滑になることで、ワークフローのスピードも加速します。
例えば、今日中に上司に内容の確認をしたいが、出張で不在といった場合でも、上司は外出先から資料をすぐに確認できます。
情報共有のスピードが上がるという事は、ワークフローもスムーズになり、意思決定までのスピードが上がります。
業務状況の可視化
情報共有ツールを活用することで、チームメンバーの業務の内容や進捗を確認することができます。
業務の遅れや問題も早期に発見することができ、早い段階で対策することができるでしょう。
円滑なコミュニケーション
コミュニケーションを円滑にすることも、情報共有ツールの効果として期待されます。
円滑なコミュニケーションは、社員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
属人化の防止
情報が広い範囲に共有され、可視化されることで、特定の人に情報やタスクが集まる属人化も防止することができます。
トラブルがあった際に、担当者が不在の時でも、情報共有が十分であれば周囲で助けあうことが可能です。
情報共有ツールの種類
情報共有ツールにはさまざまなものがあります。
ここでは、情報共有ツールについて、種類ごとに特徴をみていきましょう。
ビジネスチャット
代表的な情報共有ツールとして、まずビジネスチャットが挙げられます。
ビジネスチャットは、文字や画像などのメッセージを送信するチャット機能を備えるツールです。
ビジネスチャットのなかには、プロジェクト管理やファイル管理、Webミーティングが可能なものもあります。
リアルタイムでの綿密な情報共有を徹底したい場合には、ビジネスチャットの利用がおすすめです。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネット上でデータを保存・共有・管理できるツールです。
インターネット接続さえあれば、どのような端末からでも、格納されたファイルにアクセスできます。
いちいちメールやチャットでやり取りしなくても、ファイルを共有することができます。
特にサイズの大きいデータの保存・共有に向いていると言えるでしょう。
また、リモートワークなど、多様な働き方が浸透している近年において、いつでもどこでもアクセスできるオンラインストレージの存在はとても重要です。
タスク・プロジェクト管理
タスク・プロジェクト管理ツールを使えば、各チーム・メンバーの進捗が把握できます。
業務の負担や稼働状況も可視化されるため、個別に連絡を取る必要はなく、状況に応じて柔軟に業務を割り振ることもできるでしょう。
タスクやプロジェクトのスケジュール管理をして、効率良く業務を進めるにはもってこいのツールです。
グループウェア
グループウェアとは、ネットワークを活用した組織内の情報共有のためのサービスです。
メール送受信・スケジュール管理・ミーティング管理・タスク管理・掲示板など、豊富な機能が備わっています。
グループウェアは、組織内の情報・コミュニケーションの管理プラットフォームであると言えるでしょう。
社内Wiki
社内Wikiは、Webページ上に情報を表示・共有して、複数人による編集・更新を可能とするツールです。
業務に関わる知識・ノウハウなど、社内で共有しておくべき情報を共有・管理・検索することに活用できます。
誰でも編集や追加を行うことが可能なため、社内の知識を一元化できるというメリットがあります。
個々人の経験やコミュニケーションに依存せず、すぐに情報を参照できる点が魅力です。
ビジネスチャット・社内Wikiの詳細に関する記事はこちら
情報共有ツールを選ぶ際のポイント
次に、情報共有ツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。
何を情報共有するのかを明確にする
まずは、情報共有において解決したい課題が何かを考え、メインの課題を解決できるツールから検討するようにしましょう。
上記の課題に対して、何を共有したいのか、何の機能が必要か、が分かれば、選定が簡単になります。
例えば、動画の共有が多く、まとめてデータを共有・管理したい会社では、大容量のデータでもストレスなくアップロードができるツールが向いているでしょう。
情報共有したい「モノ」はたくさんあると思いますが、それぞれどういった特性があるかを明確にし、何をどれぐらい共有・保存できるかを確認します。
導入・操作のしやすさ
どんなに機能の充実したツールでも、それらを従業員が使いこなせなければ導入した意味がありません。
誰でも使いこなすことができるかはよく確認しましょう。
また、導入の際の進め方と継続的な運用方法についてあらかじめ定めておきましょう。
同時に、サポート体制の手厚さも確認しておくとよいです。
料金体系
初期費用、月額利用料、オプション料金など、ツールによって料金体系は様々です。
長期にわたって利用することが可能か、社内の全員が利用しても問題ないコストか、をよく確認しましょう。
セキュリティ
情報共有ツールを利用するうえでは、セキュリティも重要なポイントです。
セキュリティ対策が不十分では、大事な企業の情報が漏れてしまい、事業運営にも支障が出ることになります。
導入したいツールのセキュリティが万全であることを確認しましょう。
利用中のツールとの被り・連携
既に利用しているITツールがある場合、機能の被りがあるかどうか、連携可能かどうかなども確認しましょう。
どちらも活かしきれず中途半端に運用になってしまっては意味がありません。
情報共有の方法に関連する記事はこちら
おすすめのビジネスチャット・SNS4選
ここからは、おすすめの情報共有ツールをご紹介します。
まずはビジネスチャット・SNSからみていきましょう。
LINE WORKS（ラインワークス）
LINE WORKSは、多くの人がプライベートでも使っているLINEのビジネス版です。
普段使っているLINEと同じ操作性で利用できる為、導入後すぐに活用することができ、導入のハードルは低いです。
特徴
- トーク、アドレス帳のほかにも、カレンダー、掲示板、Drive、アンケートなど機能が充実。
- LINEと同じ使い勝手で誰でもすぐに使える。圧倒的な使いやすさ。
- メンバー管理機能や国際認証を取得したセキュリティシステムで安心して利用可能。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | 無料トライアルあり |
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは、42万社以上の企業で導入されており、国内のビジネスチャットツールでは認知度・利用者がトップクラスを誇ります。
タスク管理やビデオ通話ができ、ITに詳しくない人でも分かりやすデザインと機能が特徴です。
特徴
- 社内外の誰とでもつながれる。Chatworkユーザーであれば、すぐにメッセージのやり取りが可能。
- 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準。
- 仕事で使うサービスと連携して、あなたに合ったカスタマイズも可能。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（1か月） |
Slack（スラック）
Slackは世界中で多くのユーザーに利用をされており、2019年時点で1000万人以上のユーザーに利用されています。
シンプルで無駄がない機能と高い拡張性が特徴です。
特徴
- 2600種類を超えるあらゆるツールやチームと連携可能。
- 会話や音声・動画クリップの送信、ハドルミーティングなど柔軟なコミュニケーション方法。
- チャンネルに必要な人や情報をすべて集めて整理。部門、拠点、時差を越えた連携、他社との連携もスムーズ。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | デモ動画・無料プランあり |
Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）
Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供するコラボレーションプラットフォームです。
Microsoft 365アプリケーションの一部であり、Microsoft 365利用者に特におすすめのツールです。
特徴
- Office系ソフトとの連携が容易。
- 優れた音質と画質のオンライン会議をいつでもどこでも開催。
- メッセージ送信、グループ作成、イベント企画調整、アイデア共有、プロジェクト進捗報告などを、すべて1つのアプリで管理。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（１か月） |
おすすめのオンラインストレージ3選
写真や書類などデータの情報共有をしたい方におすすめのオンラインストレージツールをご紹介します。
GoogleDrive（グーグルドライブ）
Google社が提供しているオンラインストレージがGoogleDriveです。
デスクトップ・ブラウザ・スマホなど様々な端末や環境で情報を共有することができます。
特徴
- マルウェア、スパム、ランサムウェアに対する組み込みの保護機能。
- チームワークを促進する、ユーザーを第一に考えた共同編集アプリ。
- GoogleのSearchとAI テクノロジーでチームの作業を加速。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社（Google workspace） |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | 無料プランあり |
Dropbox（ドロップボックス）
Drobboxは、世界中で利用されているオンラインストレージです。
データのバックアップを保存するオンラインストレージとして最適なほか、同期のスピードの早さでも知られています。
特徴
- ファイルの保存と共有、文書への署名と送信、画面の録画とコメント追加がすべて Dropboxで完了。
- バックアップ機能のほか、復元、パスワード保護、透かし、閲覧者履歴などのセキュリティ機能も利用可能。
- 重要な契約書を簡単に作成して送付し、電子署名が可能。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（30日間） |
Box（ボックス）
Boxは企業向けに特化したファイル共有サービスを展開するアメリカの企業です。
顧客企業数は10万社以上であり、世界の多くの地域で利用されています。
特徴
- 電子サインやワークフロー機能も充実。
- AIを活用したコンテンツ管理。データから得られるインサイトでチームの生産効率アップ。
- 1,500以上のアプリと統合可能。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（14日間） |
おすすめのタスク・プロジェクト管理ツール3選
タスク管理・プロジェクト管理を徹底したい方におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
TASKWORLD（タスクワールド）
TASKWORLDは世界中の様々な企業・チームで利用されています。
かんばん形式のタスクボードで管理することで、直観的にタスクの把握と操作ができるようになっています。
特徴
- 実用性・操作性を両立。ツールとしての圧倒的な使いやすさ。
- チームをまたぐタスクの一元管理も可能。
- 各タスク内でチャット・ファイル共有が可能。チャットにも対応した高度検索機能も完備。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（14日間） |
Jooto（ジョートー）
Jootoはかんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
特徴
- カンバン方式やガントチャートで効率的なタスク管理。
- 予定と実績の数値管理機能で詳細な分析を実現。
- プロジェクト横断管理、データ共有、コミュニケーション、外部連携などの充実した機能。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | 無料プランあり |
Trello（トレロ）
Trelloは、タスクをカード（かんばん方式）で管理するツールです。
視覚的にわかりやすく、カスタマイズ性も高いのが特徴です。
特徴
- ボード、リスト、カードを使ったシンプルかつ柔軟なタスク管理。
- プロジェクトの大小を問わず、あらゆるワークフローに対応。
- タイムラインビューやカレンダービューで新たなタスク管理を実現。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社（組織） |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（プレミアムプラン） |
おすすめのグループウェア3選
次に、おすすめのグループウェアをみていきましょう。
Google Workspace（グーグルワークスペース）
Google Workspaceは、Google社が提供する、あらゆる働き方に対応する生産性向上とコラボレーションのツールです。
Google WorkspaceのサービスのなかにはGoogle Driveも含まれています。
特徴
- 連携作業がもっと簡単に。迅速な意思決定を実現。
- リアルタイムで共同編集、ファイルはクラウドに保存。
- データとデバイスを安全に保つセキュリティ設定。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり |
サイボウズ Office
サイボウズOfficeは、1997年に提供開始された、日本のビジネスにおける使い勝手を追求したグループウェアです。
特徴
- 「誰でもかんたんに使える」にこだわって開発。
- いつでもどこでも使いやすいモバイルとクラウドの充実対応。
- 月額500円/1ユーザーから気軽に始められる手頃な価格。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（30日間） |
desknet’s NEO（デスクネッツネオ）
desknet’s NEOは、すべての組織のあらゆる業務課題を解決する機能が搭載されたオールインワングループウェアです。
特徴
- 現場の声を反映した使いやすい操作画面。
- ビジネスに役立つ25以上の機能が標準搭載。
- アプリ作成ツールと組み合わせて業務をシステム化。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | 無料トライアルあり（パッケージ版は60日間）、オンラインデモあり |
おすすめの社内Wiki3選
最後に、おすすめの社内Wikiをご紹介します。
GROWI.cloud（グローウィークラウド）
GROWI.cloudは、階層構造で情報を蓄積・管理できる「ナレッジベース」です。
特徴
- 文字も図形も思いのままに表現できる強力な編集機能
- 複数人での同時編集が可能で、議事録作成がスラスラはかどる
- 月額固定料金だから利用人数が多くなればなるほどお得
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | • あり（30日間） |
NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。
特徴
- マニュアル・ノウハウをWeb上でかんたん作成。
- 強力な検索機能でほしい情報がすぐ見つかる。
- 活用状況レポートで詳細に分析。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | あり（30日間） |
Qast（キャスト）
Qastは、ナレッジマネジメントに特化したクラウドサービスです。
特徴
- 引き出し型のQ&A、自主投稿型のメモなど、組織の知を循環させる独自の仕組み。
- 活用状況・利用傾向・ナレッジの特性などを定量的に観測・分析することが可能。
- 数多くの顧客の活用支援を経験した専門のナレッジコンサルタントが伴走。
| 機能 |
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|---|---|
| 導入会社 |
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| 費用 |
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| 無料体験版 | 無料デモあり |
建築業向けの情報共有・一元管理ツールなら『アイピア』
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
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まとめ
情報共有ツールは、情報共有のスピード向上はもちろん、業務状況の可視化、円滑なコミュニケーション、属人化の防止など多くのメリットをもたらすツールです。
代表的な情報共有ツールの種類として、ビジネスチャット、オンラインストレージ、タスク・プロジェクト管理ツール、グループウェア、社内Wikiなどがあります。
さまざまな情報共有ツールがあるため、自社の目的、料金、操作性、セキュリティなどの観点から、導入するツールを検討しましょう。
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