【令和最新版】情報共有ツール12選-目的・効果別に比較しよう

情報共有ツールを検討・導入をする企業が増えてきています。
実際に社内の情報共有を行いたいと思った際、様々な情報共有ツールが出てくるのでどれが自社にあっているのか悩むのではないでしょうか？
ひとまとめに情報共有ツールと言っても目的によって選択するツールは変わってきます。

今回は、情報共有ツールを利用目的別にご紹介します。自社の共有したい目的によってどのツールがあっているか一緒に見ていきましょう。

情報共有ツールがなぜ必要なのか？

情報共有ツールをご紹介する前に、まずは「なぜ情報共有ツールが必要なのか？」について考えてみましょう。

実は、小さな手間が会社全体でみると大きなロスになっています。

例えば、社員数が20名の会社で資料の共有をする際に1人あたり10秒のロスがあるとします。その場合、会社全体では200秒のロスになります。そして、1日平均10回と仮定したとすると、会社全体で1日2,000秒のロスが発生したことになります。1ヵ月間で20日稼働日したとすると40,000秒＝666分＝11時間です。
いかがですか？たった10秒でもこれが慢性的に起きることであれば改善が必要になってきます。
社内情報共有ツールを活用することで、このようなコミュニケーションが円滑になり、情報を共有する為の手間が大幅に削減できます。

社内の情報共有が容易になる

会社内では様々な情報を共有しています。まずは、コミュニケーション関係の情報共有ではメール、電話、FAXなどで共有をしていました。メールでは、「お疲れ様です。」など定型文の入力が始まり、アドレスの確認や「To」「cc」の使い分けなど煩わしい作業が入ってきます。
電話ではつながれば話が早く一番多くの情報量を伝えることができますが、記録に残らないのと、相手が出ない時は何度も連絡をする必要があったりしました。

また、データのやり取りでは、ExcelやWordやPDFなどを使って情報を共有していました。
メールで添付されたExcelを自身のパソコンにダウンロードして、情報を更新、再度メールに添付して送信をするなど、Excelのデータを更新するだけでも多くの工程が必要になっていました。

社内チャットやクラウドストレージといった情報共有ツールを導入することで、簡単に情報共有が出来るようになります。

会社のスピード感が上がる

資料の共有やコミュニケーションが円滑になることで、会社のスピード感が増加します。
例えば、今日中に上司に内容の確認をしたいが、出張で不在といった場合でも、上司は外出先から資料をすぐに確認できます。
情報共有のスピードが上がるという事は、意思決定までのスピードが上がります。

業務内容が可視化される

情報共有ツールを活用するこで、チームメンバーの業務の内容や進捗を確認することができるため、業務の遅れや問題が早期に発見することができ、早い段階で対策することができます。
また、トラブルがあった際に、担当者が不在の時でも、周りで助けあう環境を構築することができます。

情報共有ツールを選ぶ際に確認しておきたいこと

次に情報共有ツールを選ぶ際に確認しておきたいことを見ていきましょう。

どういった課題を解決したいのか？

コミュニケーションを改善したいのか、書類の情報共有をしたいのかでも、検討する情報共有ツールは変わってきます。まずは、解決したい課題を明確にして、メインの課題が一番解決できるツールから検討するようにしましょう。
その中で、プラスαの機能で検討すると導入した後に「やっぱりこれではできない。」が少なくなります。

何を情報共有するのかを明確にする

メインで情報共有したい「モノ」が何なのかを明確にしておくと、どんなシステムが自社にあっているかが、分かりやすくなります。
例えば、動画の共有が多い会社では、大容量のデータでもストレスなくアップロードができるシステムの方が向いているでしょうし、契約書や図面などの書類を情報共有したい会社では、顧客情報や案件情報と紐づけて共有することで、管理や後から見直す際に、楽になります。

情報共有したい「モノ」はたくさんあると思いますが、それはどういった特性があるかを明確にしましょう。

何の機能が必要なのか？

現在の情報共有ツールは、単体機能で販売されていません。チャット機能にファイルストレージ機能がついていたり、チャット機能にタスク管理機能がついていたりと複数の機能がくっついて販売しています。
上記で明確にした課題に対して何の機能が必要かを検討すると情報共有ツールを検討する際に迷いにくくなります。

使いこなせる操作性なのか？

どんなに機能が良くて、多彩で、料金が安くても使いこなせなければ、導入した意味がありません。
情報共有ツールを使う人が使いこなすことができるかは入念に検討しましょう。
また、運用方法と広め方を合わせて決めておきましょう。

料金体系

ユーザー制・容量性・プロジェクト数など、ツールよって料金体系は様々です。
5年、10年使っても問題ないか？使用する人数が増えても問題ないか？を含めて検討をしていきましょう。

アップロードできる容量と期間

一度に投稿できるファイル容量の大きさや保存期間もツールによって変わってきます。
後から見直そうと思っても保存期間切れで見れないといったことが無いようにしましょう。

『アイピア』で写真と書類やお客様の管理をしよう！

アイピアでは書類や社員を顧客情報や案件情報と紐づけて共有・管理することができます。
さらにアイピア上で共有した情報はどこらでも確認することができ、出先からでもリアルタイムに確認できます。

共有できる情報

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社内コミュニケーションツールで情報共有したい方へ

社内コミュニケーションツールとはビジネスチャットツールや社内SNSと言われるツールです。業務をする中で日々多くのやり取りが発生します。
社内コミュニケーションツールを活用することで、メールに比べて、スムーズかつ、気軽に情報共有ができるようになります。

スマホが世間一般に浸透したおかげで、チャットでのやり取りが当たり前になり、チャットで社内の情報を共有する企業の年々増えてきています。
また、多様化するユーザーのニーズに合わせてPC・タブレット・スマホとデバイズを問わず楽に使えるように設計されているのもツールが多く移動中に社内のメンバーと情報共有をしたり、ちょっとした休憩時間や待ち時間に他の社員メンバーとコミュニケーションを取ることも容易になりました。

LINEWORKS（ラインワークス）

「LINEWORKS（ラインワークス）」製品情報はこちらから

多くの人がプライベートでも使っているLINEのビジネス版です。
普段使っているLINEと同じ操作性で利用できる為、導入後すぐに活用することができ、導入のハードルは低いです。

ChatWork（チャットワーク）

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15万社以上の企業に導入をされており、国内のビジネスチャットツールでは認知度がトップクラスを誇ります。
タスク管理やビデオ通話ができ、ITに詳しくない人でも分かりやすデザインと機能が特徴です。

Slack（スラック）

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Slackは世界中で多くのユーザーに利用をされており、2016年の2月時点で230万人のユーザーに利用されています。シンプルで無駄がない機能と高い拡張性が特徴です。
元々はエンジニアのコミュニケーション用に作られてツールという経緯がある為、IT系の企業での導入が多いようです。

InCircle（インサークル）

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InCircleは純国産のビジネスチャットで、セキュリティが強固な法事向けチャットです。
1対１のチャットはもちろんですが、1対多数のチャットもルームを作ることで可能です。
また、情報の共有として、書類や画像などを添付してルームの人に簡単に共有することができます。
AI技術を活用したチャットボット機能が搭載しており、文書の入手や名刺の検索、スケジュールの予約、Q&Aなどを簡単に行う事ができます。また、チャットボットのデータを分析して、退職のリスクを察知し、未然に防ぐことができ、離職率の低下にもつながります。

データ情報を共有したい方へ

資料を共有したいだけなのに、関係者へ都度メールで共有するのは大変な手間がかかります。
また、送った履歴を残すために、都度名前を変える必要も出てきます。写真や書類などデータの情報共有をしたい方はオンラインストレージツールを活用するとよいでしょう。

GoogleDrive（グーグルドライブ）

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Google社が提供しているオンラインストレージがGoogleDriveです。デスクトップ・ブラウザ・スマホなど様々な端末や環境で情報を共有することができます。
また、GoogleDriveをインストールすることで、Googleドキュメントを使用することができます。
これにより文書作成や表計算やプレゼンテーション作成などがクラウド上で行う事ができます。
さらに、あまり知られていませんが、Googleドキュメントで作成したファイルは使用容量に含まれないため、実質容量無制限で使用することができます。（Googleドキュメントでのデータのみの場合）

Dropbox（ドロップボックス）

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間違ってファイルを削除してしまって120日間以内でしたら元に戻すことができるので、データのバックアップを保存するオンラインストレージとして最適です。
無料の容量は2GBと他のサービスと比べると少なめですが、友達を紹介するなどすれば16GBまで増やすことが可能です。
また、同期のスピードが一番早いです。

Box（ボックス）

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Boxは企業向けに特化したファイル共有サービスを展開するアメリカのシリコンバレーに本社を置くベンチャー企業です。
全世界240,000社以上、2,700万人以上がboxを活用しています。
容量が無制限が基本となっています。また、Photoshopやillustratorなど専用のソフトが入っていなくても閲覧が可能なので、確認用のデータを作らなくても良いところも特徴です。

Fleekdrive（フリークドライブ）

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Fleekdriveはセキュリティの高いファイル共有サービスです。ダウンロードリンクをパスワードで保護や閲覧期間の設定、暗号化やダウンロードされたファイルの取得時間や取得者を透かしで挿入することができます。
また、クラウドストレージ機能だけではなく社内チャットや単純作業の自動化が行えるので、業務効率の改善につなげることができます。
単純作業の自動化とは、ファイル保管と自動通知や、上長の承認依頼と社外への共有などのフローの自動化、ファイル移動や削除などをルールで自動化などが行えます。

Jector（ジェクター）

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Jectorはクリエイターの情報共有の為のクラウドストレージサービスです。
アップロードファイルの容量が無制限なので、動画や音声データのような大容量のデータを、頻繁にアップロード・ダウンロードする企業に適しています。ファイル形式・再生時間・容量などを気にせずに利用できます。
また、アップロードしたファイルに対して、コメントやマーカーで指示や説明を記入して社内に情報共有できます。
プロジェクト内で、情報を更新や追加した際は、通知してくれるので、確認漏れの防止になります。気になるセキュリティは2段階承認や操作の権限設定を行えます。

プロジェクト情報を共有したい方へ

プロジェクトを共有したい方におすすめの情報共有ツールをご紹介します。

TASKWORLD（タスクワールド）

「TASKWORLD（タスクワールド）」製品情報はこちらから

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの実績や予定などをリアルタイムに確認することができます。
タスクワールドは世界中の様々な企業・チームで利用されています。

看板形式のタスクボードで管理することで、直観的にタスクの把握と操作ができるようになっています。
プロジェクトを管理する為に必要な様々な機能が標準でついているので、プロジェクトのすべてを視覚的に管理することができます。

Jooto（ジョートー）

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かんばん方式で、プロジェクトを視覚的に把握・管理することが可能です。
ドラッグ＆ドロップで動かすことができるので、直観的に操作することができます。
また、ガントチャート機能（ベーシック以上）もついているので、生産管理や工程管理も行えます。
さらに、外部連携（slack、chatwork、EVERNOTE、Googleカレンダーなど）で重複入力がなくなり、情報の共有がスムーズになります。

社内Wiki・用語辞典の活用

情報共有する際に顧客情報・書類情報などは考えるのですが、社内のノウハウや、略語などは共有されていない事が多いです。
自社でよく使われる用語・ノウハウ集を作成することで、共通の知識があることを前提に会話することが出来るため、説明など無駄な時間を省くことができます。
また、新人社員の教育の際に、社内についての学習もスムーズにできます。

これらの共有によく使われるツールとして社内wikiがあります。
詳しくはこちらよりご確認ください。

減築業向けの情報共有ツールなら『アイピア』

弊社が提供する「アイピア」は顧客情報の共有やタスク管理、資料などの情報共有が簡単にできます。
アイピアではGoogleDriveと連携することで、フォルダの共有も顧客別、案件別にフォルダの共有が可能です。
GoogleDriveのアプリケーションを使えば、外出先からスマホで写真を撮りそのまま取り込むことが可能です。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

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まとめ

無料で、情報共有できるツールが増えてきおり、どのツールを利用すべきか悩ましいかと思います。
企業にあったツールを選択するには、まず下記の事は必ず実施してください。