エクセル業務のシステム化とは？業務の課題と乗り換える理由

まだまだ中小企業の多くはExcelで顧客管理や案件管理を行っている企業が多いですが、近年、クラウドの基幹システムを導入した企業が増えています。
Excelでの管理に限界を感じて基幹システムを検討する企業が多いですが、そのほかにもさまざまな理由で基幹システムを検討・導入しています。
そういった企業はなぜExcelからクラウドの基幹システムに乗り換えたのかを見ていきましょう。

「エクセル業務 システム化」に関する記事をご希望ですね。以下に、詳細な記事を提供します。

エクセル業務のシステム化とは？

エクセルは、多くの企業で日常的に利用される業務ツールの一つですが、そのシンプルさと柔軟性ゆえに、業務が複雑化するにつれて、限界を感じることがあります。
特に、大量のデータ処理や複数人での情報共有が求められる場面では、エクセルだけでは効率的に作業を進めることが難しくなることもあります。そこで登場するのが、「エクセル業務のシステム化」です。

エクセル業務をシステム化することで、手作業やミスを減らし、業務を効率的に管理できるようになります。
システム化とは、エクセルで行っていた作業を専用の業務システムに置き換えること、またはエクセルと業務システムを連携させることを指します。

これにより、データの一貫性が保たれ、業務の自動化が進むため、時間とコストの削減が可能になります。

そもそもExcelでの管理に限界を感じる理由とは？

そもそもどういったところで、Excelでの管理に限界を感じるのでしょうか。
現場では以下のようなケースでexcelでの管理に限界を感じているようです。

いかがですか？Excelで管理をしている方で当てはまるものはありますでしょうか？
上記の課題に当てはまる企業は一度、システム検討をしてみるとよいでしょう。

エクセル業務システム化のメリット

それではエクセル業務をシステム化することでどのようなメリットを得られるのでしょうか。
順に見ていきましょう。

データ管理の効率化

エクセルで管理していた膨大なデータを専用の業務システムに移行することで、データの検索、分析、更新が迅速かつ正確に行えるようになります。
特に、データ量が増えてくると、エクセルのパフォーマンスが低下することがありますが、システム化することでその問題を解決できます。

業務の自動化

定期的なデータ更新や集計作業は、エクセルでは手動で行っていることが多いですが、システム化により、これらの作業を自動化できます。

例えば、売上データや在庫データがリアルタイムで更新されるようになり、担当者はそのデータをもとに迅速な意思決定が可能になります。

チーム間での情報共有

複数の担当者が関与する業務の場合、エクセルを使ったデータの共有は手間がかかり、更新漏れや情報の食い違いが起こりがちです。

しかし、業務システムを使うことで、データはクラウド上で一元管理され、リアルタイムで情報が共有されるため、チーム内での連携がスムーズになります。

ヒューマンエラーの削減

エクセルはユーザーの手入力が多いため、ミスや誤入力が発生しやすい環境です。

業務システムでは、入力内容が制約されるため、エラーを減少させることができます。
また、システム内で自動的にチェック機能を設けることで、エラーの早期発見も可能になります。

エクセル業務システム化の課題

エクセル業務システム化のメリットについてご紹介しました。
システム化を行うことで受けられるメリットもたくさんありますが、一方で課題もあります。
課題を正しく認識し、現時点でシステム化が本当に必要であるか、課題とどう向き合うかを判断しましょう。

初期導入コスト

システム化には、初期費用や時間がかかります。業務システムを導入するためには、システムの選定、カスタマイズ、導入後のトレーニングが必要です。
また、既存のエクセル業務のデータを新システムに移行する作業も避けて通れません。

運用の習熟

新しいシステムを導入しても、社員全員がそのシステムを使いこなすことが求められます。
特に、システムの使い方に習熟していないと、初期の段階では業務が一時的に滞ることも考えられます。

そのため、導入後にはサポート体制やトレーニングを充実させることが大切です。

システムの選定

エクセル業務をシステム化する際には、どの業務システムを選ぶかが重要なポイントです。

システムの機能や価格、カスタマイズの柔軟性など、企業のニーズに最適なシステムを選ぶためには、慎重な選定が求められます。
また、システムの導入後に生じる可能性のある問題にも備えて、サポート体制がしっかりしているかどうかも確認する必要があります。

基幹システムに乗り換える理由の例

では実際に、各企業が基幹システムに乗り換えた理由はどのようなものがあるのでしょうか。
順に見ていきましょう。

企業の成長スピードを上げたい

企業の業績が安定してきて、顧客数と案件数が増えてきたので、業務を効率化して成長スピードを上げたいという企業がシステムの導入を検討しています。

企業の成長スピードを上げる為には、営業活動の効率化と社員が増えることによる社内ルールの確立を目指す企業が多いです。
特に営業活動の効率化は今まで、個人の能力や手法に頼っていたところを、システムを導入して営業活動の見える化を図ることで、マネジメントがしやすくなり誰でも一定水準の営業活動ができるようになります。

働き方改革を機会に社内環境を考えた

働き方改革が世間で言われるようになって、業務効率を含めて社内の環境について見直す企業が増えています。
業務効率をはかる順番としては、バックオフィス（社内業務）の業務を効率化と情報の共有を最初に行う企業が多いです。
例えば、請求書の作成や入金管理や資料の作成時間などで、時間がかかっている企業でしたら基幹システムを検討してみてはいかがでしょうか。

知人に薦められたから

同業者の組合や勉強会で業績を伸ばしている企業の社長から話を聞いて、自社の課題を解決したいという事で、システムを検討される企業もいます。
導入をして成果しっかり出ている企業からの紹介だと、安心感がありますよね。

エクセル業務のシステム化を進める方法とは？

エクセル業務をシステム化することで、作業時間の削減やミス防止、情報共有のスムーズ化が期待できます。
しかし、適切な手順を踏まないまま移行すると「使いにくい」「現場に定着しない」という失敗につながります。

ここでは、エクセル業務をシステム化する際の具体的な進め方を、誰でも実践できるステップで解説します。

現状のエクセル業務を可視化し、問題点を洗い出す

システム化の最初のステップは「現状を正確に把握する」ことです。
誰がどのファイルを使い、何の目的で作業しているのかを一覧化すると、重複作業や属人化している業務が見えてきます。

特に建設業の場合、見積書・工事台帳・材料管理などファイル数が多いため、まずは“全体の棚卸し”が不可欠です。
可視化のポイントは、以下の4つです。

これらを整理することで、どの業務からシステム化すべきか優先順位が自然と明確になります。

システム化の対象業務を絞り、必要な機能（要件）を定義する

可視化が完了したら、次は「どの業務をシステム化するか」を選びます。
すべての業務を一度に移行する必要はなく、作業負荷が大きい領域から段階的に進めるのが最も効率的です。
たとえば建設業では、見積作成や原価管理はエクセル利用比率が高く、システム化の効果が大きい代表例です。

対象が決まったら、現在のエクセルの計算ロジック・入力項目・帳票出力・権限などを整理し、システムに必要な機能（要件）を定義します。
要件を曖昧にしたまま進めると、導入後に「想定していた機能がない」「運用が合わない」といったトラブルの原因になります。

段階的な導入とテスト運用で、定着率を高める

システム化は「導入したら終わり」ではなく、定着させて初めて効果が出ます。
成功する会社は、いきなり全社展開せず、小規模な部署やプロジェクトでテスト運用し、課題を洗い出してから本格導入しています。

また、マニュアル整備や社内研修、管理者の設置も重要です。
特にエクセル文化が強い会社では、急激な変化に抵抗が起きやすいため、使いやすさを重視した段階的なステップが有効です。

テスト運用時のチェックポイントは以下の通りです。

このように改善を繰り返すことで、システムは定着しやすくなります。

エクセル業務のシステム化における注意点

エクセル業務のシステム化は、大きな業務改善につながる反面、進め方を誤るとコストだけが増えたり、現場が定着しなかったりするリスクもあります。
ここでは、導入前に知っておくべき注意点をまとめました。
事前に理解しておくことで、システム化の成功率を大幅に高めることができます。

現場の運用実態を無視したまま移行を進めない

経営側の判断のみでシステム化を進めると、「現場では使いにくい」「結局エクセルに戻る」という失敗を招きます。
現場の業務フローやクセ（独自の管理方法、部署間の受け渡しなど）を理解しないままシステムに置き換えると、システムが業務に合わず逆に負担が増えるケースもあります。

導入前に、現場担当者へのヒアリングやテスト利用の実施が不可欠です。
特に建設業は職人・現場監督・積算担当など役割が多く、それぞれの動きに合わないシステムは定着しません。
「誰が、どのタイミングで、どの情報を扱うか」を細かく確認してから仕組み化することが重要です。

複雑なエクセルのロジックをそのままシステムに移植しない

長年運用してきたエクセルには、担当者しか理解していない複雑な関数・マクロ・リンクが数多く存在します。
これをそのままシステムに置き換えると、開発コストが膨れ上がったり、システムが使いにくくなったりする原因になります。

システム化は“業務の見直し”とセットで行うべきで、不要な項目や複雑な計算ルールは整理・統合してシンプル化することが重要です。
また、Excelの柔軟性を100％再現しようとすると、かえって属人化を助長する恐れがあります。

「本来必要なルールは何か」を見極め、標準化された形に落とし込むことが成功のポイントです。

過度なカスタマイズやExcel完全排除を目指さない

システム化では、「要望を全部入れてほしい」「エクセルを完全にゼロにしたい」と思いがちですが、これは失敗の原因になります。
カスタマイズを増やすほどコストとメンテナンス負荷は増大し、将来的にアップデートできなくなることもあります。

また、実務では一時的な集計や外部資料の管理など、どうしてもエクセルが必要な場面は残ります。
重要なのは “エクセルを減らすこと” であり、“完全になくすこと”ではありません。

最適なバランスは以下のとおりです。

項目	システム化推奨	Excelで運用
見積・工事台帳	◎	×
一時的なメモや簡易集計	△	◎
顧客・案件管理	◎	×
外部資料の整理	△	○

エクセル業務のシステム化に関するよくある質問

どんな業務からシステム化を始めれば良いですか？

最初は「作業量が多く、関係者が多い業務」から着手するのがおすすめです。
たとえば建設業なら、見積・原価管理・工事台帳など、Excelの転記や集計が多い領域が最も効果的です。

反対に、使用頻度が低い補助資料などは後回しにします。
優先順位を明確にすることで、段階的かつ無理のないシステム化が進められます。

Excelの関数やマクロをそのまま移行できますか？

可能な場合もありますが、基本的にはおすすめできません。
Excel特有の複雑な数式やマクロをそのまま移行すると、システムが重くなったり、保守が難しくなったりします。

システム化のタイミングは、業務内容を見直し「本当に必要な計算・項目だけを残す」絶好の機会です。
不要なロジックを整理することで、操作性や保守性が大幅に向上します。

Excelを完全になくすことはできますか？

完全にゼロにするのは現実的ではありません。
システム化を進めても、一時的な集計や外部資料の受け渡しなど、Excelを使う場面は残ります。

目的は「Excelを排除すること」ではなく、「Excelでしかできない業務を減らすこと」です。
システムとExcelを適切に共存させることが、最も効率的で現実的な運用方法です。

現場が新しいシステムを使ってくれない場合、どうすれば良いですか？

「現場の意見を反映できていない」「説明・教育が不足している」ことが主な原因です。
導入時は現場担当者を巻き込み、テスト運用を通して改善点を洗い出すことが大切です。

また、マニュアルや動画を整備し、操作を定着させましょう。
ポイントは“現場が使いたくなるシステム”にすること。使いやすさと説明体制が整えば、自然に活用が進みます。

システム化の費用や期間はどれくらいかかりますか？

導入方法によって大きく異なります。
一般的な目安は以下の通りです。

種類	初期費用	月額費用	導入期間
SaaS（クラウド型）	0〜60万円	1〜10万円	1〜3ヶ月
カスタマイズ型	30〜200万円	3〜30万円	3〜6ヶ月
自社開発	100万円〜	別途保守費	半年〜1年

まとめ

今後ますますExcel管理から基幹システムに移行する企業は増えていきます。
特に、クラウドの基幹システムを導入する企業は多くなるでしょう。
理由としては、以下の通りです。

クラウドの基幹システムを検討している方は、一度アイピアにご相談ください。

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