エクセル業務のシステム化とは？業務の課題と乗り換える理由

まだまだ中小企業の多くはExcelで顧客管理や案件管理を行っている企業が多いですが、
近年、クラウドの基幹システムを導入した企業が増えています。
Excelでの管理に限界を感じて基幹システムを検討する企業が多いですが、そのほかにもさまざまな理由で基幹システムを検討・導入しています。
そういった企業はなぜExcelからクラウドの基幹システムに乗り換えたのかを見ていきましょう。

「エクセル業務 システム化」に関する記事をご希望ですね。以下に、詳細な記事を提供します。

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エクセル業務のシステム化とは？

エクセルは、多くの企業で日常的に利用される業務ツールの一つですが、そのシンプルさと柔軟性ゆえに、業務が複雑化するにつれて、限界を感じることがあります。
特に、大量のデータ処理や複数人での情報共有が求められる場面では、エクセルだけでは効率的に作業を進めることが難しくなることもあります。そこで登場するのが、「エクセル業務のシステム化」です。

エクセル業務をシステム化することで、手作業やミスを減らし、業務を効率的に管理できるようになります。
システム化とは、エクセルで行っていた作業を専用の業務システムに置き換えること、またはエクセルと業務システムを連携させることを指します。

これにより、データの一貫性が保たれ、業務の自動化が進むため、時間とコストの削減が可能になります。

そもそもExcelでの管理に限界を感じた理由とは？

そもそもどういったところで、Excelでの管理に限界を感じるのでしょうか。
現場では以下のようなケースでexcelでの管理に限界を感じているようです。

いかがですか？Excelで管理をしている方で当てはまるものはありますでしょうか？
上記の課題に当てはまる企業は一度、システム検討をしてみるとよいでしょう。

エクセル業務システム化のメリット

それではエクセル業務をシステム化することでどのようなメリットを得られるのでしょうか。
順に見ていきましょう。

データ管理の効率化

エクセルで管理していた膨大なデータを専用の業務システムに移行することで、データの検索、分析、更新が迅速かつ正確に行えるようになります。
特に、データ量が増えてくると、エクセルのパフォーマンスが低下することがありますが、システム化することでその問題を解決できます。

業務の自動化

定期的なデータ更新や集計作業は、エクセルでは手動で行っていることが多いですが、システム化により、これらの作業を自動化できます。

例えば、売上データや在庫データがリアルタイムで更新されるようになり、担当者はそのデータをもとに迅速な意思決定が可能になります。

チーム間での情報共有

複数の担当者が関与する業務の場合、エクセルを使ったデータの共有は手間がかかり、更新漏れや情報の食い違いが起こりがちです。

しかし、業務システムを使うことで、データはクラウド上で一元管理され、リアルタイムで情報が共有されるため、チーム内での連携がスムーズになります。

ヒューマンエラーの削減

エクセルはユーザーの手入力が多いため、ミスや誤入力が発生しやすい環境です。

業務システムでは、入力内容が制約されるため、エラーを減少させることができます。
また、システム内で自動的にチェック機能を設けることで、エラーの早期発見も可能になります。

エクセル業務システム化の課題

エクセル業務システム化のメリットについてご紹介しました。
システム化を行うことで受けられるメリットもたくさんありますが、一方で課題もあります。
課題を正しく認識し、現時点でシステム化が本当に必要であるか、課題とどう向き合うかを判断しましょう。

初期導入コスト

システム化には、初期費用や時間がかかります。業務システムを導入するためには、システムの選定、カスタマイズ、導入後のトレーニングが必要です。
また、既存のエクセル業務のデータを新システムに移行する作業も避けて通れません。

運用の習熟

新しいシステムを導入しても、社員全員がそのシステムを使いこなすことが求められます。
特に、システムの使い方に習熟していないと、初期の段階では業務が一時的に滞ることも考えられます。

そのため、導入後にはサポート体制やトレーニングを充実させることが大切です。

システムの選定

エクセル業務をシステム化する際には、どの業務システムを選ぶかが重要なポイントです。

システムの機能や価格、カスタマイズの柔軟性など、企業のニーズに最適なシステムを選ぶためには、慎重な選定が求められます。
また、システムの導入後に生じる可能性のある問題にも備えて、サポート体制がしっかりしているかどうかも確認する必要があります。

基幹システムに乗り換える理由の例

では実際に、各企業が基幹システムに乗り換えた理由はどのようなものがあるのでしょうか。
順に見ていきましょう。

企業の成長スピードを上げたい

企業の業績が安定してきて、顧客数と案件数が増えてきたので、業務を効率化して成長スピードを上げたいという企業がシステムの導入を検討しています。

企業の成長スピードを上げる為には、営業活動の効率化と社員が増えることによる社内ルールの確立を目指す企業が多いです。
特に営業活動の効率化は今まで、個人の能力や手法に頼っていたところを、システムを導入して営業活動の見える化を図ることで、マネジメントがしやすくなり誰でも一定水準の営業活動ができるようになります。

お困りごと例

働き方改革を機会に社内環境を考えた

働き方改革が世間で言われるようになって、業務効率を含めて社内の環境について見直す企業が増えています。
業務効率をはかる順番としては、バックオフィス（社内業務）の業務を効率化と情報の共有を最初に行う企業が多いです。
例えば、請求書の作成や入金管理や資料の作成時間などで、時間がかかっている企業でしたら基幹システムを検討してみてはいかがでしょうか。

知人に薦められたから

同業者の組合や勉強会で業績を伸ばしている企業の社長から話を聞いて、自社の課題を解決したいという事で、システムを検討される企業もいます。
導入をして成果しっかり出ている企業からの紹介だと、安心感がありますよね。

まとめ

今後ますますExcel管理から基幹システムに移行する企業は増えていきます。
特に、クラウドの基幹システムを導入する企業は多くなるでしょう。
理由としては、以下の通りです。

クラウドの基幹システムを検討している方は、一度アイピアにご相談ください。

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