スプレッドシートで工程表管理！作成方法や注意点を解説

みなさんは工程表をどのように作成し、管理していますか。
エクセルを用いて作成して配布している企業も多いかと思います。

しかし、エクセルで共有するにはエクセルのソフトウェアのライセンスが必要となり、コストがかかります。
そこでおすすめしたいのが、スプレッドシートでの工程表管理です。

この記事では、初めてスプレッドシートを使う方にも活用していただけるよう、スプレッドシートについて、メリットや工程表の作成方法などについて詳しく解説していきます。

スプレッドシートとは

スプレッドシートは、検索エンジンとして有名なGoogleが提供する表計算ツールです。

Googleは検索エンジンの提供だけでなく、GmailやGoogleマップ、Googleフォト、Googleドライブなどさまざまなサービスを提供しています。

その一つとして、スプレッドシートと呼ばれる表計算ツールがあります。
機能的や使い方はエクセルに類似していますが、インターネット上で簡単に使えるのが便利です。

スプレッドシートで工程表を作るメリット

スプレッドシートで工程表を作るメリットは、エクセルで工程表管理を行うにあたっての不便な点やデメリットを解決してくれるところです。
主なメリットとしてここでは、外部端末でもアクセスできること、無料で利用できること、アレンジが簡単なこと、自動保存機能があることについて解説していきます。

外部端末でもアクセスできる

エクセルを利用する場合、ライセンスがないと利用できません。
パソコンが複数台あっても、その数だけライセンスがないと利用できないのがネックです。

Webの無料版もありますが、機能が大幅に制限されています。
また、それぞれのパソコンにエクセルが入っていないと作成もできないどころか、ファイルを添付して送信しても開くことも、見ることもできません。
現場の職人さんたちに工程表を配布するには、プリントアウトするしかありませんでした。

ですが、スプレッドシートはインターネットにつながれば、どこからでもアクセスして作成することができ、現場でも閲覧することができます。

施工管理者は職場のパソコンで、現場監督は現場でノートパソコンを開いてすぐに利用できます。
これまでわざわざ事務所まで戻ってパソコンで反映していた方も、現場で手元のノートパソコンやタブレットなどで更新できるので移動の手間や残業を避けることが可能になります。

無料利用が可能

スプレッドシートのメリットは、無料で利用できる点です。
有料サービスもありますが、基本的な機能を使う分には無料で利用できます。
無料で利用できる容量も大きいので、安心して利用できます。

エクセルの場合、利用する人の分だけパソコンとライセンスを用意しなくてはならず、コストがかかります。
スプレッドシートなら職場のパソコンでも、現場でノートパソコンから使っても、何人使っても無料です。

アレンジが簡単にできる

使い方は基本的にエクセルと同じです。
クラウド上で誰でも利用できるようになっているため、より直感的に使えるかもしれません。

工程表の色を塗りつぶしたり、工程を付け加えたりなど、アレンジも簡単にできます。
インターネットで常時つながり共有できるので、更新した最新の内容をリアルタイムで確認し合えるのも便利です。

自動保存機能がある

Googleスプレッドシートは自動保存がデフォルトで設定されています。
変更を加えた時点で自動で保存されるようになっているため、PCのフリーズや停電などが原因でデータを失うことはありません。

こまめに上書き保存を行う手間も省くことができるでしょう。
またバックアップがさまざまな時間でおこなわれており、過去の編集状況の閲覧や過去のデータの状態に戻すことも可能です。

スプレッドシート上での工程表の作成方法

スプレッドシート上で工程表を作成する方法として、ガントチャートを作成する方法をご紹介します。
作成後の活用法も確認しておきましょう。

タイムラインビューでガントチャートを作成する

スプレッドシートでガントチャートを簡単に作成して、社内で共有して効率的に活用したい場合、法人向けのGoogle Workspaceのスプレッドシートに搭載されたタイムラインビューを使うのが便利です。

タイムラインビューとは、いわゆるガントチャート機能に該当し、タスクの開始日、終了日、説明、担当者などが記入でき、プロジェクト管理ができるようになっています。

タイムラインビューの使い方

タイムラインビューは、以下の手順で作成できます。

データの範囲を指定したら、タイムラインの設定サイドバーで属性を設定します。
タイムラインは日、週、月、四半期、年、複数年の切り替えが可能です。
タイムライン内のカードを選択すると、詳細情報をサイドバーに表示できます。

テンプレートを利用する

タイムラインビューを使うほかに、Googleスプレッドシートのテンプレートギャラリーに用意されている、ガントチャートのテンプレートを利用する方法もあります。
手順は以下の通りです。

「ガントチャート」を選びクリックすると、ガントチャートのテンプレートが表示されます。
テンプレートに必要な情報を入力すれば、ガントチャートを作成することができます。

作成したチャートの共有

作成したガントチャートは共有設定で、すぐに共有できます。

共有もそれぞれの属性に合わせた権限設定が可能です。
たとえば、施工管理者と現場監督を共同編集者として編集権限を与えた場合、共同作業が可能となるため、最新の変更内容が自動保存されます。

自分が閲覧していない間に変更が行われた場合は、通知が入るので変更にすぐに気づくことが可能です。
現場の職人さんたちには閲覧権限のみを与えれば、間違って編集してしまうミスも防げます。

同じドキュメント内で同僚とチャットもできるので、変更箇所についての質問や工程に関する質問なども気軽にできるのが便利です。

毎日工程表をチェックし更新する

工程表を作成したら、放置するのではなく、毎日実際の現場との進捗状況と照らし合わせ、遅れや齟齬がないか確認をしましょう。
変更がある場合には、速やかに更新を行います。

施工管理者が現場に行けなくても、現場監督が現場の状況を見ながら、その場でノートパソコンやタブレットを使ってすぐに更新することが可能です。

スプレッドシートを利用するうえでの注意点

スプレッドシートを工程表として利用するうえでの注意点も確認しておきましょう。
注意点として情報漏洩のリスク、スマホ利用、運用ルールの決定について確認していきます。

情報漏洩の危険性

インターネットにつながれば、無関係な第三者にファイルを送信したり、Googleアカウントへの不正ログインにより内容を見られてしまったり、情報を取得されるリスクがあります。
情報漏洩を防ぎたいのであれば、共有設定をする際にアクセスできる人を限定することも必要です。

現場の職人には現場監督が責任を持って、画面を見せる形で工程の説明を行い、直接閲覧させないようにするでといった方法もあります。

スマホでの利用が難しい

スプレッドシートはインターネットにつながれば利用できるので、スマホでも利用は可能です。

ただし、Googleのサービスなので、iPhoneでは相性が悪くAndroid端末での利用が便利になります。
また、スマホの場合は画面が小さいので、工程表が見にくい場合や編集が難しく感じる可能性があります。

スマホで利用しても問題はありませんが、より効率的に更新や確認を行いたいならば、パソコンやタブレット端末がおすすめです。

運用ルールの決定

情報流失のリスク低減や更新状況が分からなくなるトラブルを防ぐため、あらかじめ自社の運用ルールも決めておきましょう。

共有する範囲、編集権限を付与する範囲、閲覧権限を与える範囲を決めておくことも大切です。
範囲を曖昧にしていると情報流失のリスクが高まったり、間違って更新・削除されてしまうリスクを高めます。

更新作業ができる人も決めておきましょう。
共有して共同作業ができるからといって、誰でも何でも更新できるとなれば混乱が生じます。

編集権限を付与した人が更新すると、更新通知が届きますが、うっかり見逃してしまう可能性もあります。
更新したら、別途社内メールで知らせる、社内メッセージグループで知らせるなどの運用ルールを設けておくと安心です。

まとめ

スプレッドシートはGoogleが提供する表計算シートのことです。
クラウドサービスにあたりますが、無料で利用できるのが便利です。

スプレッドシートで工程表を作るメリットは、外部端末でもアクセスできること、無料利用が可能なこと、アレンジが簡単にできることが挙げられます。

利用するうえでの注意点として、情報漏洩の危険性があります。
運用管理に気を付けましょう。
スタッフがバラバラに使うのではなく、運用ルールを決めて互いに共有し合い、効率良く利用できるようにしましょう。

建築業向けの管理システム「アイピア」