Googleドライブのセキュリティが不安?安全性と運用を解説

出先でもスマホで見られて、簡単に利用出来て無料でも15GBの大容量…ということで様々な場面で活用される「Googleドライブ」。

仕事でもプライベートでも大変便利で、アイピアにもGoogleドライブ連携機能が備わっています。

そんなGoogleドライブですが、「本当にセキュリティ面は大丈夫なのか?」と不安になることはありませんか?

情報漏えいや情報セキュリティに敏感な昨今、万に一つでもお客様情報が流出してしまっては大変です。

今回はGoogleドライブのセキュリティ面を改めてまとめてみます。

Googleドライブとは

「Googleドライブ」の画像検索結果

Googleドライブ(Google Drive)とはGoogleが提供するオンラインストレージサービスです。

Googleのアカウントを持っている人であれば誰でも利用できる手軽さでありながら、利便性の高さが好評なツールです。

  • Word、Excel、PDF、写真、動画などあらゆるデータが保存できる
  • 保存したWordやExcelはGoogleドライブ上で編集が可能
  • 保存したデータは他のユーザーとの共有ができる
  • スマートフォン、パソコンなどGoogleアカウントにログインできれば場所やツールを選ばず利用可能
  • 無料でも15GBもの大容量で使える

ビジネス現場で使う場合にも、複数の社員で同時にデータ編集を行うなどが可能です。

利用者は全世界で8億人以上、1週間あたりにアップロードされるファイルは30億以上と様々な場面で大活躍しています。

Googleドライブのセキュリティはビジネス利用に耐えるのか?

Googleドライブに限ったことではありませんが、システムのセキュリティには不安を覚えてしまうものです。

とくに「インターネットを経由して外にデータ保管する」と謳うクラウドツールの場合、その傾向は一層高まります。

結論から言えば、運用方法を間違えなければ問題なくビジネス利用ができます。

「2段階認証」が利用できる

2段階認証

少し前に7pay騒動で話題になった2段階認証。

設定しておけば、パスワード入力後にスマートフォン端末や別の連絡先で更にログイン承認が必要になる機能です。

これがあるおかげで外部攻撃や紛失などによって万が一ログインパスワードが紛失してしまっても、第三者のログインを防ぐことができます。

「データの暗号化」ができる

Googleドライブは、ビジネス利用を想定したGoogleアプリケーションパッケージ「G suite」から利用することでデータが暗号化されます。

一人あたり月々680円ほど掛かりますが、安心して利用することが出来ます。

ただしGsuiteはGoogleカレンダーやGmailなど幅広いアプリケーションを利用できるサービスなので、そこまで必要ない・・・という方もいるでしょう。

そんなときは、Boxcryptor(ボックスクリプター)という無料ツールを利用するのがおすすめです。

Boxcryptor

Boxcryptorはドイツで作られた暗号化ソフトです。

非営利目的の利用であれば、一切を無料で使い続けることができます。

暗号化されていれば、万が一Googleドライブが不正アクセスを受けても大切なファイルを守ることができるのでぜひ利用してください。

ファイルの閲覧権限を設定することが出来る

閲覧権限がないときの表示

Googleドライブに保存するファイルは様々な人と共有することが出来るようになっています。

このファイル共有の際、必要に応じて「閲覧権限」「編集権限」を与えることが可能です。

設定をしなければ、自分以外のだれもその情報を見ることができません。

これを設定しておくことで、大切なお客様情報が不意に書き換えられてしまうことを防ぐことができます。

また、業務利用する際にも情報によって見れる人、見れるけど編集できない人など設定して運用することでトラブルを防げます。

これらの操作は非常に簡単に設定できます。

ただし簡単に設定できるために、誤って共有権限をオープンにしてしまわないように注意が必要です。

端末の紛失時にはアクセスをブロックできる

あれ、スマホが無い?

これだけ外部攻撃による脅威が情報セキュリティの話題をさらっていても、未だ情報漏えいの原因1位は「ヒューマンエラー」です。

その最たる例がスマートフォンやパソコン端末の紛失。

紛失した端末をもとに情報が悪用されるケースは後を絶ちません。

もちろん「無くさないようにする努力」も必要ですが、万が一紛失しても不安になる必要はありません。

  • Google管理コンソールを通じて、端末をGoogleドライブからログアウトできる
  • 紛失した端末のデータを消去できる
  • ファイルごとに承認したアクセス権を取り消すことができる

更にセキュリティを高めるためにユーザーができること

「フリーWi-Fi」への接続はしない

フリーWi-Fi

近年は少しずつ常識化されてきましたが、店舗や駅などに設置されているパスワード不要の「フリーWi-Fi」には極力接続しないほうが無難です。

というのも、フリーWi-Fiは接続が暗号化されていないことから、どういった形で不正アクセスを受けるか予測できません。

少なくともGoogleドライブのアカウントを利用する時、フリーWi-Fiの利用は厳禁です

出先で利用が必要な場合はフリーWi-Fiを使わず、Wi-Fi受信機能を切って4G回線や3G回線などの通信事業者ネットワークを使いましょう。

別のアプリとの連携・権限提供に気を付ける

スマートフォンなどを使って何かする際、アプリやサービスの権限を渡すという場面があります。

例えばマッチングアプリを利用する際にフェイスブックの情報閲覧権限を渡す、というようなケースです。

様々なアプリ同士を連携させて情報を一元化するのは大変便利ではありますが、Googleドライブのような秘匿情報を含むアプリの場合には注意しなければなりません。

フリーアプリの中には、連携するだけでアプリの情報を抜き取ってしまうものがあったり、悪意が無くとも機能上の理由で情報を開示してしまうケースが無いとも限りません。

こういったことを避けるために、業務利用するGoogleドライブのアカウントと個人用アカウントは分けたりスマートフォンを社用と個人用に分けることでそもそもトラブルが起きない状況を作る必要があります。

シャドーIT

「シャドーIT」の画像検索結果

前述の項目に近い部分ですが、システムを使う時には「業務用」と「個人用」は分けなければなりません。

企業が認識・許諾していないITツールを無許可で業務利用すると、それは「シャドーIT」と呼ばれてしまいます。

シャドーITは企業の管理下から外れてしまうだけでなく、私的利用との混同によって生まれるトラブルを防ぎようがなくなるのでリスクは大幅に上がります。

「シャドーITを作らない」はもはや標語です。そのためにスマートフォン端末の社用提供等は必須の対応になるでしょう。

まとめ

今回はGoogleドライブがセキュリティ面で優れている点を紹介するとともに、より良い運用のためにユーザーができることを紹介しました。

基本的に、Googleドライブに限らずITツールは「道具」でしかありません。

誤った使い方をしなければ多くのリスクが防げるので、ITツールのセキュリティを考えるときは「機能面」と一緒に「運用面(実際に使う人の操作やITリテラシー)」を意識してみてください。

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