【初心者向け】Googleドライブの使い方!初期設定からセキュリティまでご紹介

Googleドライブはオンラインストレージとして優秀で、弊社システムの「業務管理システムアイピア」でも連携して利用することが出来ます。

今回はGoogleドライブをはじめてでも簡単に使いこなすことができるように、初期設定を案内します。

Google Chromeをインストールする

パソコンで利用する場合、Google Chromeで利用するのが理想です。

まずは、こちらからGoogle Chromeをインストールしてください。

Google Chrome(グーグルクローム)とは

Googleが提供する、無料の高速ウェブブラウザです。
非常に軽量でスムーズに操作ができ、アドオンと呼ばれる様々な機能拡張が可能です。
GoogleドライブをはじめとしたGoogleアプリケーションの利用に適しています。

こちらのページにアクセスしたら「Chromeをダウンロード」をクリックし、利用規約に同意すればダウンロードが始まります。

ダウンロードされたファイルを開き、案内に従って操作を進めればインストール完了です。

これでChromeを使うことが出来ます。

Googleアカウントを取得する

Googleドライブを使うためには「Googleアカウント」を取得しておく必要があります。

これを持ってさえいれば、GmailやGoogleカレンダーなど他にも様々なツールが使えます。

Googleアカウントとは

Googleアカウントは、Google社が提供するコンテンツを使うために必要なアカウントです。
Googleドライブの他、Googleカレンダー、Gmail、Googleフォトなど様々なツールが無料で使えます。
アカウントと各ツールを同期させれば、パソコン・スマートフォンなど端末を選ばずに利用ができるのが利点です。

まずはこちらのページから情報を入力してください。

「ユーザー名」は、入力した内容がそのままメールアドレスになります。このアドレスをつかってGmailなどを利用するわけですね。

もし既に持っている他のメールアドレスを使いたい場合は、その下にある「代わりに現在のメールアドレスを使用」を選んでください。

セキュリティ強化のために電話番号が必要

Googleアカウントは、セキュリティ強化として「2段階認証」を利用できます。

2段階認証とはログインID・パスワードのほかに電話番号等の認証が必要になるアクセス方法のことで、万が一パスワードが流出してしまっても不正アクセスを防ぐことのできるセキュリティの仕組みです。

Googleアカウントの場合、メールアドレスは省略が可能ですが電話番号は必須です。あとから確認メッセージが届くので、お使いのスマートフォンの番号を登録しておきましょう。

「配信」ボタンをクリックすると、電話番号のスマートフォンにショートメールが届きます。

「G-〇〇〇〇〇 があなたのGoogle確認コードです。」

短い一文だけでメッセージが届きますが、この「G-」以降の数字を入力すればOKです。

ビデオ通話(Googleハングアウト)利用のための電話番号追加

最後に「電話番号の活用」という登録案内があります。

Googleアプリの「Googleハングアウト」と呼ばれるビデオ通話アプリで利用する等の意図がありますが、ハングアウトは電話番号の活用がなくても使えますし、とくに必要な利用が無ければスキップしてしまって大丈夫です。

この項目を入力すれば、Googleアカウントの作成は完了です。

早速Googleドライブを使いましょう!

Google ChromeからGoogleドライブを開く

これでGoogleドライブを使う準備ができました。
早速Googleドライブを使ってみましょう。使う時は、Google Chromeを開いてアプリを選択します。

これでGoogleドライブが開けました。Googleアカウントは、どのパソコンからでもログインができるのでこの方法を理解しておけばどこでもGoogleドライブが使えますね。

ファイルの保存はドラッグ&ドロップだけ

Googleドライブにファイルを保存するのに難しい操作は一切必要ありません。

パソコンのフォルダを開いて、必要なファイルをドラッグ&ドロップで保存することができます。

Excel、Word、PowerPoint、PDF、写真、映像など容量の許す限りなんでも入れてしまいましょう。

また、「フォルダ」を丸ごとドラッグ&ドロップで保存することも可能です。

基本操作はこれだけ。簡単な操作だけで、データをクラウド化することができるのです。

スマートフォンからでも利用可能

Googleドライブはスマートフォンから利用することもできます。

iPhoneなら「App Store」、Androidなら「Google Apps」を開き、Googleドライブを検索してみてください。

Googleドライブで他の人とファイルを共有する

Googleドライブは、ファイルをクラウド上で保存できるだけでなく他の人とファイルの共有を行うことができます。

ファイル共有を行うときは、まずGoogleドライブ上にアップロードしたファイルを右クリックして「共有」を選びます。

共有設定のページで、共有したい相手のGoogleアカウント情報を入力します。

Googleアカウントの「名前」または「メールアドレス」が必要になるので、あらかじめ相手に確認しておきましょう。

注意!「リンクの共有」は絶対オフにしておく

ファイルそれぞれには、「どのように共有するか」を示す共有の状態が設定できるようになっています。

初期設定はオフになっていますが、基本的にはこのままにしておくのが絶対!おすすめです。

これをオンにしてしまうと、インターネット上で誰でも自由に閲覧できてしまうようになります。

オンには2種類あって、「オン(ウェブ上で一般公開)」は絶対NG。

「オン(リンクを知っている全員)」も非推奨。退職した社員がリンクを知っているせいでいつまでも閲覧できる状態ができてしまいます。

基本的には「オフ」にして、前述したファイル共有方法で一人一人共有するのが安全です。

暗号化したいなら「BoxCryptor」を導入しよう

Googleドライブのデータを暗号化したり、セキュリティ強化をする場合は有料のGoogle Suiteに契約するのが定石です。

さまざまなGoogleアプリを利用したり、全社的にあるいは部署的にGoogleアプリを運用するならGoogle Suiteは便利です。

ただ、「Googleドライブしか使わないのにわざわざ・・・」という感も否めません。

そんな方は、無料でGoogleドライブなどに保存したファイルが暗号化できる「BoxCryptor」をインストールしましょう。

BoxCryptorとは

「BoxCryptor」の画像検索結果

BoxCryptorはお使いのオンラインストレージサービス(GoogleドライブやDropboxなど)のデータを暗号化することが出来るツールです。

Googleドライブの中に「暗号化されたフォルダ」を用意して、フォルダの中にアップロードしたファイルを自動で暗号化します。

データを閲覧する際には復号化するためのパスワードを入力しなければならない、という仕組みです。

設定等が少し難しいですが、高い効果を発揮します。

Googleアカウントのセキュリティを高める

GoogleドライブはGoogleアカウントに紐づくアプリです。

Googleアカウントのセキュリティを高めることで、より安心して利用することができます。

まずはGoogleアカウントの設定画面を開きましょう。画面右上のアイコンから進むことが出来ます。

Googleアカウントのページを開けたら、左側のメニューから「セキュリティ」のページを開いてください。

「2段階認証」と「スマートフォンを使用してログイン」

セキュリティ画面では様々な機能が試せますが、特に注目したいのは「2段階認証」と「スマートフォンを使用してログイン」です。

「2段階認証」は、前述したとおりパスワードのほかにスマートフォンに送信される「確認コード」がログインに必要になります。

「スマートフォンを使用してログイン」は、パソコンではなくスマートフォンからログインをする方法です。

設定をすると、ログインにスマートフォンの「画面ロック解除」と同じような操作を使います。

まとめ

今回は、誰でも簡単に使えるGoogleドライブの登録方法と基本操作について紹介しました。

使い始めると、スマートフォン・パソコン等、場所、時間などを問わずすぐに情報確認ができるようになるので手放せなくなります。

ぜひお試しください。

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