建築業に役立つノウハウ集

工程表アプリの選び方とは?ありがちな問題とおすすめアプリ

工程表はプロジェクトの規模によって複雑かつ膨大になりがちで、作成時・管理時ともに様々な手間が生じます。
この記事では工程表の中でも工事を行う建築・建設業に注目し、ありがちなトラブルと解決手段、おすすめアプリをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

工事工程表にありがちな問題・トラブル

工程表に関する課題をはじめて感じ始めた、という企業にはたいてい共通点があります。それは、「手書き」または「エクセル」で作成しているという点です。
近年さすがに手書きで作成されることは少なくなってきたようですが、エクセルを使って工程表を作成するケースは多いのではないでしょうか?

実は、工程表でありがちな問題はこの作り方に起因することがとてもたくさんあります。

細かい表現をどう操作すれば実現できるのか分かりにくい

自社で作成したエクセルで工程表を使っていると、細かな表現をするためにどのような操作をすれば分からなくなるケースが多くなります。忙しい中、期限が迫る中で手順を調べる時間は相当なストレスですよね。

 一般公開されたテンプレートやマニュアルで解決できるかも

この問題を解決するためには工程表の作成手順を「標準化」する必要があります。ここでいう標準化とは、「同じ手順で同じ結果を得られる仕組みを作ること」です。

操作方法が公開されている分かりやすいエクセルテンプレートを利用したり、自社の工程表作成手順をマニュアル化することで、手間をある程度緩和できるかもしれません。

【参考記事】社内Wikiで情報共有をする際のメリットと注意点とは?
【参考記事】建築工事向け工程表作成ソフト5選+エクセルテンプレート

共有がしづらい、会社全体の状況が分かりづらい

エクセルの工程表は、作成したパソコンに保存されます。そのため他の方がどのような工程表を作成しているかが分かりづらく、ノウハウの共有や会社全体の工期状況が把握しづらいという問題があります。

会社全体で抱えている案件の工程を共有しておかなければ、協力業者様への発注や工事のスケジュール上でダブルブッキングが発生してしまうかもしれません。

だからこそ全体工程表はエクセルとは別に、大きな用紙に手書きして掲示しておく企業もありますよね。

必要な作業ですが、大きな手間がかかります。

 ファイル共有ができる環境を用意すれば解決する?

まずはエクセルデータの保存場所を変えるだけでも、少し手軽になるかもしれません。

例えば社内ネットワークにエクセルなどのファイルが保存できる場所を確保して、社員共有の「保存スペース」としたり、Googleドライブなどのオンラインストレージを用意するなどの手段があります。

外出先から確認しづらい

全員で共有するためにせっかく大きな紙に全体工程を書いて掲示したとしても、「事務所に戻ってこないと見れない」という状態は大きな手間になります。

現場での状況の変化をすぐ更新できないだけでなく、出先から現場とのやり取りをするにあたって情報が見れない状態だと適切な連絡ができないかもしれません。

 ファイル共有を「オンラインストレージ」で対応しよう

前項でファイル共有ができる環境について紹介しましたが、その中の「オンラインストレージ」ならこの問題が解決できるかもしれません。

オンラインストレージはいわゆる「クラウド」に共通する意味合いを持つもので、インターネットが繋がっている環境ならどこからでもアクセスしてデータの保存や確認・編集ができるファイル共有ソフトのことを指します。

例えばGoogleドライブやDropboxなどが有名なオンラインストレージですが、これらにエクセルで作った工程表を保存しておけば、外出先からデータを確認できるだけでなく、事務所内でもパソコンを選ばずデータをチェックできます。

担当者の方が外出中や休暇中の場合でもデータが見れるのは効率的ですよね。

【参考記事】情報共有ツール12選-目的・効果別に比較しよう

詳細確認のための写真や図面がどこにあるか分からない

工事の工程や進捗状況を把握するには、工程表だけでなく現場の写真や図面と合わせて確認することが不可欠です。

ところがエクセルで作成する工程表では写真などのファイルの保管場所がどうしても別の場所になってしまうため、確認に時間がかかってしまいます。

前項までに紹介したファイル共有手順やマニュアル化などを通じて、「工程表と写真や図面をどう管理すればやりやすいか」を社内協議する必要があります。

  • 施工管理システム

問題を1つずつ解決するより、「アプリ導入」でまとめて解消しよう

  • 細かい表現や操作が分からなくならないよう既存テンプレートやマニュアルを準備する
  • 工程表のデータを共有できる社内ネットワークを構築する
  • 外出先からも確認できるよう、共有はオンラインストレージで行う
  • 写真や図面も一緒に確認できる保存ノウハウをマニュアル化する

ここまで、工程表をエクセル作成しているときにありがちな問題と対応方法について上記のように紹介してきました。

ですが、既にお気づきの通りこれらは場当たり的な解決手段であって本質的な効率化とは言い難いものです。

4つの解決策をそれぞれ対応するだけでも一苦労ですし、それぞれがうまく噛みあうかどうか分かりません。もしかしたら別の問題が出てくるかもしれません。

4つのうちどれかひとつにでも悩んでいるなら、「専用アプリ」の導入を検討してください。他の3つも含めて様々な効率化が見込めるはずです。

おすすめの工程表アプリ

上述した問題を解決するためには、ただ工程表が作成・管理できるだけでなく施工管理全般を管理できる「施工管理アプリ」がおすすめです。

ひとつひとつの現場だけでなく、全体工程やその他工期に関する写真・資料の共有まで出来るものを探してみましょう。

【参考記事】建設現場の施工管理アプリ9選

【参考記事】建築工事向け工程表作成ソフト5選

ANDPAD(アンドパッド)

施工管理アプリ 現場写真 共有 情報共有

アンドパッドは、建築工事などの施工管理が行えるアプリです。工程表の作成や共有だけでなく職人さんや施主様といっしょに使えるチャットツールが特徴的です。

また、アンドパッドには写真や資料を保存できるドライブ機能が搭載されているのですが、保存容量が無制限というのが他者と一線を画すところです。

容量を気にせずに写真を保存し、過去履歴をいつまでも残し続けられるのは嬉しいですよね。

ただしこの容量無制限は、ユーザー数の増加に伴っていずれ仕様変更される可能性もあるので注意しましょう。

ダンドリワーク

ダンドリワークは、住宅リフォーム会社の経営経験がある代表のもとで開発された「現場目線」の施工管理アプリです。

工程表は一般的なバーチャート・ガントチャートと呼ばれる横線式と、カレンダー式の2種類が作成できます。

カレンダー式が作成できることで、短期間で終わるような小工事でも簡単に管理できるようになるのが特徴的です。

ダンドリワークには、ieLeco(いえレコ)と呼ばれるコミュニケーションツールの連携が可能です。

これは日報作成や写真・資料共有ができる情報共有ツールで、ダンドリワークと連携し施主様とのつなげることで、施主様とも直接情報交換が出来るようになるツールです。

工程表は、顧客情報や原価情報と「一元管理」するのがおすすめ

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